Een programma van eisen is het document waarmee je leveranciers dezelfde vraag stelt, zodat je de antwoorden naast elkaar kunt leggen. Bij een WMS gaat het daar vaak mis: het team zet alles op papier wat een systeem zou kunnen en krijgt van vijf leveranciers vijf keer „ja” terug. Een goed programma van eisen beschrijft je magazijn zoals het werkt en dwingt de leverancier te laten zien hoe zijn systeem dat afhandelt.
Waarom processen beter werken dan een functielijst
Neem de regel „het systeem ondersteunt batchnummers”. Elk WMS vinkt dat aan. Maar je wilt iets anders weten: kan het systeem bij ontvangst twee batches op één pallet uit elkaar houden, pakt de orderpicker automatisch de batch die het eerst over datum gaat, en zie je binnen een paar minuten welke klant welke batch heeft gekregen als er een terugroepactie komt?
Dat zijn processen, met een uitkomst die je kunt controleren. Daar kan een leverancier geen „ja” op zetten zonder uit te leggen hoe.
Een programma van eisen opstellen in acht delen
Een pve opstellen voor een magazijn kost een paar weken, vooral omdat je eerst moet meten. De volgorde hieronder werkt in de praktijk. Wil je niet met een leeg document beginnen, download dan de WMS-eisenchecklist en vul die aan met je eigen getallen.
1. Omvang en context
Hoeveel locaties en ploegen heb je, hoeveel orderregels per dag op een gewone dag en in je drukste week, hoeveel actieve artikelen, welke opslagvormen (stelling, bulk, koeling) en welke groei verwacht je in drie jaar? Tel orderregels, geen orders. Tien orders van veertig regels vragen iets anders dan vierhonderd orders van één regel. Noteer ook je piekfactor: hoeveel keer zo druk is de week van Black Friday of de decemberweken vergeleken met een gewone week?
2. Processen
Beschrijf per proces wat er nu gebeurt en wat er moet gebeuren: ontvangst en kwaliteitscontrole, wegzetten, aanvullen, picken, inpakken, verzenden, cyclisch tellen, retouren en extra handelingen zoals labelen of sets samenstellen. Gebruik echte situaties. „Een pallet komt binnen met drie artikelen en een SSCC van de leverancier; twee artikelen gaan naar de pickplek, één naar bulk.” Een SSCC is de 18-cijferige GS1-code die één pallet of doos uniek maakt.
3. Wettelijke eisen en klanteisen
Zet hier batchnummer, serienummer, houdbaarheidsdatum, geblokkeerde voorraad bij kwaliteitscontrole, gevaarlijke stoffen en verpakkingseisen van klanten. Scheid wat moet van wat je prettig vindt. Een levensmiddelengroothandel moet volgens de Europese levensmiddelenwetgeving één schakel terug en één schakel vooruit kunnen traceren; de NVWA controleert dat. Dat is een eis. Verstuur je gevaarlijke stoffen over de weg, dan geldt het ADR en moet je verpakking en etiket per artikel kunnen vastleggen. Eerst picken wat het eerst vervalt is in die sector ook een eis; dat heet FEFO.
4. Koppelingen
Noem per systeem de naam en de versie: je ERP of boekhouding (Exact Online, AFAS of een ander pakket), je webshop, bol en andere marktplaatsen, vervoerders als PostNL, DHL en DPD, en eventueel een PIM. Beschrijf per koppeling welke berichten heen gaan en welke terugkomen, en welk systeem leidend is voor artikelen, voorraad en prijzen. Hoe je dat voor een erp koppeling uitwerkt, staat in een aparte post.
5. Hardware en locaties
Welke scanners, printers en weegschalen heb je en wat moet er nieuw komen? Is de wifi in de koelcel en bij de laaddocks goed genoeg? Heb je transportbanden of een liftsysteem die moeten aansluiten? Leg vast wie wat levert. Wat vaak tegenvalt: het WMS werkt prima op kantoor, maar achter in de stelling valt het signaal weg.
6. Wijzigingsmodel
Dit deel ontbreekt het vaakst, en het bepaalt je kosten na de livegang. Vraag per afwijking van de standaard: is dit configuratie (instellen) of maatwerk (bouwen)? Wie doet het, hoe lang duurt het en wat kost dezelfde wijziging in het tweede jaar? Een nieuwe vervoerder of een tweede webshop komt altijd; je wilt weten of dat een instelling is of een project.
7. Commercieel
Vraag naar de grondslag van de licentie, de kosten van implementatie en training, supportniveaus, looptijd, opzegtermijn en hoe je je data meekrijgt als je vertrekt. Vraag ook om de verwerkersovereenkomst; die is volgens de AVG verplicht zodra de leverancier persoonsgegevens van je klanten verwerkt. Vraag om een totaal over drie jaar, niet om een maandbedrag. Hoe de posten in een offerte zich tot elkaar verhouden, lees je bij wms prijs.
8. Bewijs
Vraag om een demo met je eigen artikelen en orders, een referentie in jouw branche en omvang die je zelf mag bellen, en een projectleider met naam en een planning per fase. Hoe die planning eruitziet, lees je in het stappenplan voor wms implementeren.
Een programma van eisen voorbeeld: één eis, twee keer geschreven
Stel, een groothandel in technische onderdelen met twee locaties schrijft eerst:
Het WMS ondersteunt meerdere magazijnen.
Elke leverancier antwoordt dan „ja”. Een betere versie luidt:
Een order uit de webshop wordt uitgeleverd vanuit de locatie die het artikel op voorraad heeft. Ligt de voorraad verdeeld, dan wordt de order gesplitst of vanuit één locatie aangevuld, afhankelijk van de klant. Op een gewone dag gaat het om ongeveer veertig orders, in de week voor de bouwvak om het drievoudige.
Nu moet elke leverancier laten zien hoe zijn systeem orders over locaties verdeelt, wat instelbaar is en wat niet. Wie dat niet kan, valt vanzelf af. Dat is precies wat een programma van eisen moet doen.
Zes vragen die leveranciers uit elkaar halen
- Is deze afwijking configuratie of maatwerk, en wie past haar aan na de livegang?
- Heb je een klant die live draait op ons ERP, in onze versie?
- Wat is de kleinste omvang waarmee we live kunnen gaan, en wat volgt daarna?
- Hoe ziet ons totaal over drie jaar eruit, inclusief scanners, printers en wijzigingen?
- Waar staat onze data, en hoe krijgen we die terug als we stoppen?
- Wie is onze vaste contactpersoon na de livegang?
Hoe BizBloqs een programma van eisen beantwoordt
BizBloqs beantwoordt een programma van eisen per proces en laat dat zien in de wms software zelf. Een paar antwoorden kun je alvast noteren.
Locaties zet je op als boom zonder vaste diepte; je vult een locatieblad in en BizBloqs laadt het. Gestuurd picken met een vaste pickvolgorde en aanvulsignalen zit in elk pakket; wave picking en batch picking komen vanaf mkb+. BizBloqs pickt op FEFO, FIFO of LIFO, maakt SSCC-labels voor pallets met één artikel en voor gemengde pallets, en houdt een volledige audittrail bij. Je data staat in Europa.
Koppelingen met ERP, webshops, marktplaatsen en vervoerders lopen via de eigen integratielaag van BizBloqs, die bij het WMS hoort. Welke er standaard zijn, zie je bij de wms integraties.
Voor het commerciële deel: je betaalt per maand, afhankelijk van het pakket met een investering vooraf. Er is een basislicentie per juridische entiteit, een scannerlicentie per scanner die tegelijk in gebruik is en een licentie per printer en per digitale weegschaal. Bij mkb zijn er geen modules, bij mkb+ kun je modules bijnemen tegen betaling en configuratie, bij Enterprise zitten alle modules erin en betaal je de configuratie. Livegang ligt doorgaans tussen 4 en 12 weken.
Neem je programma van eisen en drie echte orders mee naar een wms demo. Dan laten we zien welke eisen instellen zijn en welke niet.
Veelgestelde vragen
Wat is een programma van eisen? Een document waarin je vastlegt wat een systeem, gebouw of dienst moet kunnen voordat je leveranciers vraagt een voorstel te doen. Bij een WMS beschrijf je daarin je magazijn, je processen, je koppelingen en je voorwaarden, zodat elke leverancier op dezelfde vragen antwoordt.
Hoe stel je een programma van eisen voor een WMS op? Begin met een meting van je huidige magazijn: orderregels per dag, aantal artikelen en locaties, piekweken. Beschrijf daarna per proces wat er moet gebeuren, scheid wettelijke eisen van wensen en sluit af met je koppelingen, hardware, wijzigingsmodel en commerciële voorwaarden.
Hoe lang moet een programma van eisen zijn? Zo kort als je kunt houden zonder dat een leverancier hoeft te gokken. Acht delen met per proces een handvol situaties is meestal genoeg. Honderden functieregels vinken leveranciers alleen af.
Wat is het verschil tussen een eis en een wens? Een eis is iets waarbij je zonder het systeem niet kunt leveren of niet aan wet- en regelgeving voldoet, en die je kunt onderbouwen met een getal of een wettelijke grond. Een wens maakt het werk prettiger, maar houdt geen vrachtwagen tegen.
Moet je een WMS aanbesteden? Alleen als je een overheidsorganisatie bent of onder de aanbestedingsregels valt. Een bedrijf mag zelf kiezen hoe het uitvraagt. Een programma van eisen helpt dan vooral om leveranciers eerlijk naast elkaar te leggen.
Hoe lang duurt het opstellen van een programma van eisen? Reken op een paar weken. De meeste tijd gaat zitten in meten: hoeveel orderregels, artikelen en locaties je hebt, en waar het nu misgaat. Het opschrijven zelf gaat daarna snel, zeker als je de eisen per proces ordent.
