WMS selectie: een checklist voor het mkb

Een goede WMS selectie begint niet bij brochures. Ze begint met de vraag wat er nu in jouw magazijn gebeurt, in getallen. Wie dat overslaat, kiest op de mooiste demo en ontdekt pas na livegang dat de retourstroom of de piek in december niet past. Deze checklist volgt de volgorde die in de praktijk werkt.

Stap 1: de nulmeting voor je WMS selectie

Meet vier weken lang, en kies weken waarin het niet stil is. Een groothandel in installatiemateriaal die alleen in juli meet, mist de drukte van het najaar. Noteer per dag of per week:

• Orderregels per dag: niet het aantal orders, maar de regels. Tien orders met elk veertig regels vragen een ander systeem dan vierhonderd orders met één regel.
• Pickfouten: verkeerd artikel, verkeerd aantal, vergeten regel. Tel ze via klachten en retouren met een oorzaakcode.
• Voorraadnauwkeurigheid: tel een steekproef van locaties en vergelijk met wat je administratie zegt.
• Aantal locaties: stellingen, vakken, bulkplekken, ook de vloer bij de expeditie als daar voorraad staat.
• Aantal artikelen: het aantal sku dat actief is, en hoeveel daarvan een batchnummer of houdbaarheidsdatum hebben.
• Piekfactor: hoeveel keer zo druk is je drukste week vergeleken met een gewone week? Denk aan Black Friday, Sinterklaas en de decemberweken.

Leg ook vast hoeveel overuren er in piekweken worden gedraaid en hoe lang het duurt voordat een ontvangen pallet op zijn plek staat. Deze getallen gebruik je drie keer: voor je eisen, voor de vergelijking van leveranciers en later voor de businesscase.

Stap 2: must-haves en nice-to-haves

Schrijf je eisen pas op als de nulmeting klaar is. Een must-have is iets waarbij je zonder het systeem niet kunt leveren, of niet aan regels voldoet. Houd het bij tien. Elke must-have krijgt een getal of een wettelijke grond.

Een voorbeeld. Een levensmiddelengroothandel met 6.000 artikelen, waarvan een derde met THT-datum, schrijft op: „Het systeem laat altijd eerst de partij picken die het eerst over datum gaat, en blokkeert een batchnummer bij een terugroepactie.” Dat is een must-have, omdat de NVWA wil dat je binnen korte tijd weet waar een partij heen is gegaan. Eerst picken wat het eerst vervalt, dat heet FEFO.

Een dashboard met mooie grafieken is voor dezelfde groothandel een nice-to-have. Prettig, maar de vrachtwagen vertrekt er niet later door.

Stap 3: vragen per proces

Loop met de checklist hieronder door je magazijn en stel elke vraag aan elke leverancier. Noteer het antwoord letterlijk.

Ontvangst - Kun je ontvangen tegen een inkooporder, en wat gebeurt er bij een te veel of te weinig geleverd aantal? - Leest het systeem GS1-barcodes van leveranciers, zoals de GTIN van het artikel en de SSCC op de pallet? - Kan het systeem zelf een plek voorstellen voor het wegzetten?

Picken - Welke pickmethoden zijn er: per order, meerdere orders tegelijk, in golven? - Kan de looproute de volgorde van de locaties volgen, ook op basis van gewicht of breekbaarheid? - Hoe signaleert het systeem dat een picklocatie moet worden aangevuld?

Verzenden - Welke vervoerders zijn gekoppeld (PostNL, DHL, DPD) en wie onderhoudt die koppelingen? - Maakt het systeem SSCC-labels voor pallets met één artikel en voor gemengde pallets? - Kun je bij het inpakken wegen en het gewicht doorgeven?

Retouren - Wordt een retour geboekt tegen de originele order? - Wat gebeurt er met een pakket dat niet kon worden afgeleverd en zonder retourformulier terugkomt? - Kun je aan de retourtafel beoordelen of iets terug de voorraad in mag?

Tracering - Kun je per batchnummer zien welke klant wat heeft gekregen, binnen enkele minuten? - Is er een volledige audittrail: wie deed wat, wanneer? - Waar staat de data opgeslagen, en hoe regelt de leverancier de AVG?

Koppelingen - Welke koppelingen zijn standaard met je boekhouding of ERP, zoals Exact Online of AFAS, met je webshop en met bol? - Wie bouwt en onderhoudt die koppelingen, en wat gebeurt er als de andere kant een update doet? - Welke bron is leidend voor artikeldata, prijzen en voorraad?

Licenties - Waarop is de licentie gebaseerd: medewerkers, scanners, vestigingen, entiteiten? - Wat kost een extra scanner, printer of weegschaal? - Wat verandert er in de rekening als je groeit of een tweede magazijn opent?

Leg de antwoorden op licenties naast elkaar met de uitleg over wms prijs, zodat je ziet welke posten bij de ene leverancier wel en bij de andere niet in de offerte staan.

Stap 4: shortlist en demo met script

Breng het aantal kandidaten terug tot drie. Hoe je een wms leverancier op papier vergelijkt, lees je op de vergelijkingspagina. Daarna komt het belangrijkste deel: de demo met script.

Stuur elke leverancier vooraf dezelfde drie orders uit je eigen systeem, met je eigen artikelnummers:

1. Een gewone order zoals je er honderden per week hebt.
2. Een uitzondering: een order die gesplitst moet worden, een artikel in nabestelling, of een vervangend artikel.
3. Een retour, het liefst een lastige.

Laat de leverancier de orders live door het systeem halen, van ontvangst tot label. Vraag bij elke afwijking: is dit instellen of bouwen? Configuratie kun je later zelf of met weinig hulp aanpassen. Maatwerk betekent dat je bij elke wijziging weer afhankelijk bent van een ontwikkelaar.

Let op deze waarschuwingssignalen:

• De demo draait op voorbeelddata van de leverancier in plaats van jouw orders.
• Elk gat wordt beantwoord met „dat bouwen we wel even”.
• Er zijn geen referenties in jouw branche.
• Het implementatieplan heeft geen data.
• Support alleen per e-mail, in een andere tijdzone.

Stap 5: referentiegesprekken

Vraag om minstens twee klanten die op jou lijken in omvang en branche. Bel ze zonder de leverancier erbij. Vraag hoe lang de implementatie echt duurde, wat ze niet hadden zien aankomen, wat wijzigingen achteraf kostten en of ze opnieuw voor hetzelfde systeem zouden kiezen. Een eerlijk „het duurde twee weken langer dan gepland, en dat lag aan onze eigen artikeldata” zegt meer dan een perfect verhaal.

Zet daarna drie mensen aan tafel: iemand van de vloer, iemand van finance of inkoop, en één beslisser. Niet meer.

Hoe BizBloqs in deze checklist past

Je kunt BizBloqs op dezelfde manier toetsen als elke andere leverancier. Neem je drie orders mee naar een wms demo en we laten ze live door het systeem gaan.

Een paar antwoorden die je alvast kunt noteren. BizBloqs maakt SSCC-labels voor pallets met één artikel en voor gemengde pallets, en pickt op FEFO, FIFO of LIFO. Een retour boek je tegen de originele order, of als retourorder die ter plekke wordt aangemaakt, en je beoordeelt hem aan de retourtafel. Je data staat in Europa en er is een volledige audittrail. Koppelingen met ERP, webshops, marktplaatsen en vervoerders lopen via de eigen integratielaag van BizBloqs, die bij het WMS hoort.

De pakketten verschillen. Bij mkb werk je met gestuurd picken en een vaste pickvolgorde. Wave picking en batch picking, voorraad over meerdere eigen magazijnen en de 3PL-module komen vanaf mkb+. Voor licenties betaal je per maand: een basislicentie per juridische entiteit en een scannerlicentie per scanner die tegelijk in gebruik is. Livegang ligt doorgaans tussen 4 en 12 weken.

Hoe begin je met een WMS selectie?

Met een nulmeting van ongeveer vier weken: orderregels per dag, pickfouten, voorraadnauwkeurigheid, aantal locaties en SKU's, en je piekfactor. Pas daarna schrijf je eisen op en benader je leveranciers.

Hoeveel leveranciers zet je op de shortlist?

Drie is werkbaar. Met meer kun je geen demo met script per leverancier goed voorbereiden en vergelijken. Met twee heb je te weinig houvast als er een afvalt.

Wat is het verschil tussen een must-have en een nice-to-have?

Een must-have is een eis waarbij je zonder het WMS niet kunt leveren of niet aan wet- en regelgeving voldoet, en die je kunt onderbouwen met een getal. Alles wat prettig is maar niet blokkeert, is een nice-to-have.

Wie hoort er in het selectieteam?

Iemand van de vloer die de processen kent, iemand van finance of inkoop die de koppelingen en de data kent, en één persoon die de eindbeslissing neemt.

Wat vraag je in een referentiegesprek?

Hoe lang de implementatie echt duurde, wat tegenviel, wat wijzigingen achteraf kostten en of ze hetzelfde systeem opnieuw zouden kiezen.

Hoe lang duurt een WMS selectie?

Reken met vier weken nulmeting en daarna enkele weken voor eisen, shortlist, demo's en referenties. Hoe sneller je je eigen cijfers en orders klaar hebt, hoe korter het traject.