WMS (warehouse management systeem): wat het is en hoe het werkt

Waar staat WMS voor?

De betekenis van WMS is warehouse management systeem, in gewoon Nederlands een magazijnbeheersysteem. Het is software die bepaalt wat er in je magazijn moet gebeuren en vastlegt wat er werkelijk is gebeurd. Een medewerker krijgt op zijn scanner de opdracht om twaalf dozen van locatie B-04-02 te halen, scant de locatie, scant het artikel en bevestigt het aantal. Pas dan boekt het systeem de voorraad af.

Een boekhoudpakket telt. Een WMS stuurt aan en controleert. Het weet dat een pallet met yoghurt in koelzone K2 ligt, dat de batch op die pallet over negen dagen over datum is en dat die pallet daarom eerst weg moet.

Wat doet een WMS in je magazijn?

Elk WMS draait om dezelfde zes processen, in de volgorde waarin een artikel door je magazijn gaat.

Ontvangst

Een vrachtwagen van je leverancier staat om half acht aan het dock. Je medewerker scant het palletlabel en het WMS zoekt de bijbehorende inkooporder of de vooraanmelding die de leverancier vooraf elektronisch heeft gestuurd. Dat bericht heet een DESADV. Klopt het aantal niet of ontbreekt een batchnummer, dan ziet de ontvanger dat meteen op de scanner.

Opslag

Een WMS kiest de plek op basis van regels: zware artikelen laag, koelproducten in de koelzone, snellopers dicht bij de pickzone. De medewerker rijdt naar de voorgestelde locatie en scant die ter bevestiging. Dat heet gestuurde inslag, in het Engels directed putaway. Zakt een pickplek onder het minimum, dan maakt het systeem een aanvulopdracht.

Orderpicken

Het WMS zet de picklocaties in een logische looproute en laat elke regel bevestigen met een scan van locatie en artikel. Bij producten met een houdbaarheidsdatum stuurt het systeem de picker naar de batch die het eerst verloopt. Dat heet FEFO, first expired first out. Grotere operaties bundelen orders: in één ronde voor meerdere orders tegelijk heet dat batch picking, in vaste tijdsblokken per vervoerder heet dat wave picking.

Verzenden

Na het picken volgen inpakken, wegen en labelen. Het WMS maakt het vervoerderslabel voor PostNL, DHL of DPD aan en geeft elke pallet een eigen SSCC-label. Dreigt in december de cut-off van je vervoerder, dan zie je precies welke orders nog openstaan.

Retouren

Een retour komt binnen en wordt geboekt tegen de oorspronkelijke order. Was het pakket onbestelbaar en is er geen retouraanmelding, dan maak je ter plekke een retourorder aan. Aan de retourtafel beoordeelt een medewerker het artikel: terug in de verkoop, naar tweede keus of afschrijven. Na Sinterklaas en de feestdagen loopt die stroom hard op.

Voorraadtelling

Met een WMS hoef je niet meer één keer per jaar het magazijn dicht te doen voor de grote telling. Je telt elke dag een paar locaties, zodat elke locatie een paar keer per jaar aan de beurt komt. Dat heet cyclisch tellen. Een verschil spoor je dan terug tot op de dag en de medewerker.

Een WMS werkt met de kleinste eenheid die je verkoopt, per variant, maat of verpakking. Die eenheid heet een sku, en een goed opgezette sku-lijst is de basis van alles hierboven.

Hoe werkt een scanflow met GS1?

De barcodes in je magazijn volgen bijna altijd de standaarden van GS1. Twee nummers zijn voor een WMS het belangrijkst.

De GTIN is het artikelnummer dat wereldwijd uniek is. Op een consumentenverpakking staat het als de bekende streepjescode met 13 cijfers. De SSCC is het nummer van één verzendeenheid, zoals een pallet of een doos. Het telt 18 cijfers en is wereldwijd uniek per pallet of doos.

Op een palletlabel staan die gegevens in een GS1-128-barcode, met vaste voorvoegsels die het WMS herkent. Achter (00) staat de SSCC, achter (01) de GTIN, achter (10) het batchnummer, achter (15) de THT-datum en achter (17) de TGT-datum. Eén scan levert dus vijf gegevens op, zonder dat iemand iets intypt.

Een groothandel in levensmiddelen ontvangt een pallet. De ontvanger scant de SSCC en het WMS vindt de pallet terug in de DESADV van de leverancier, inclusief artikel, aantal, batch en THT. Bij het verzenden maakt het WMS een nieuwe SSCC aan voor de uitgaande pallet en koppelt daar de gepickte batches aan. Moet een batch later worden teruggeroepen, bijvoorbeeld op last van de NVWA, dan weet je binnen een paar minuten bij welke klanten die batch ligt.

Soorten WMS

Grofweg zijn er drie vormen. Een stand-alone WMS is een apart systeem dat je via koppelingen aan je ERP, webshop en vervoerders verbindt. Een ERP-module is het magazijndeel van je ERP-pakket, handig bij een eenvoudig magazijn, maar vaak beperkt bij batches en meerdere kanalen. Een cloud-WMS draait bij de leverancier, je betaalt een abonnement en je hebt geen eigen server nodig. De meeste stand-alone systemen draaien tegenwoordig in de cloud. Een uitgebreider overzicht van de soorten wms staat in een aparte blog.

Wat een WMS niet is

• Geen ERP. Het ERP doet inkoop, verkoop en facturatie. Het WMS ontvangt de orders uit het ERP, voert ze fysiek uit en meldt terug wat er is verzonden.
• Geen TMS. Een transportmanagementsysteem plant ritten, voertuigen en vrachtkosten. Een WMS maakt de zending klaar, maar plant geen routes.
• Geen productiebesturing. Het aansturen van machines en productiestappen op de werkvloer is het domein van een manufacturing execution system. Een WMS kan materialen naar de productie brengen en gereed product ontvangen, maar stuurt de productie zelf niet aan.

Wat kost een WMS?

De opbouw is bij elke leverancier ongeveer gelijk. Je betaalt een terugkerende licentie, een eenmalige inrichting, de koppelingen met je andere systemen en de hardware, zoals scanners, labelprinters en weegschalen. Vergeet de tijd van je eigen mensen voor artikeldata, testen en training niet.

Bij BizBloqs gaat de licentie maandelijks en hangt ze af van wat je gebruikt: een basislicentie per juridische entiteit, een licentie per scanner die tegelijk in gebruik is en een licentie per printer en per digitale weegschaal. Afhankelijk van het pakket kan er een investering vooraf bij komen. Hoe dat per pakket uitpakt, lees je op de pagina over de wms prijs.

Een WMS implementeren

Je brengt eerst je processen in kaart, zoals ze echt lopen en niet zoals ze in het handboek staan. Daarna komen de artikeldata: afmetingen, gewichten, verpakkingseenheden en GTIN's. Dan richt je de locaties in, leg je de koppelingen met ERP, webshop en vervoerders aan en test je met echte orders van een drukke dag. Je key users leren het systeem eerst en leren het daarna hun collega's.

De artikeldata en de koppeling met je ERP bepalen bijna altijd de planning. Een technische groothandel met twee locaties en schone stamgegevens is sneller klaar dan een webshop waar de helft van de artikelen geen gewicht heeft. Bij BizBloqs duurt een implementatie 4 tot 12 weken. Alle stappen staan in het stappenplan wms implementeren.

Hoe BizBloqs hierin past

BizBloqs levert een WMS voor gemengde magazijnen, waar handwerk en geautomatiseerde apparatuur naast elkaar draaien. Ontvangst tegen de inkooporder, gestuurde inslag, orderpicken op FEFO of FIFO, verzenden met SSCC-labels en retouren tegen de oorspronkelijke order zitten in de standaard. Bij het inpakken koppelt BizBloqs het batchnummer aan de order, zodat je bij een terugroepactie direct ziet welke klanten de batch hebben gekregen, en een batch blokkeren is standaard. Vervoerderslabels levert BizBloqs via een verzendplatform. Wave picking en batch picking krijg je vanaf mkb+. Wat de wms software per pakket doet, staat op de productpagina. Wil je eerst weten hoe je een wms systeem kiest en vergelijkt, begin dan bij die gids.