Wms systeem: wat het is en wanneer het loont

In het kort - Een wms systeem weet op welke locatie elk artikel ligt en vertelt je mensen per taak wat ze moeten doen. Elke handeling wordt bevestigd met een scan. - Het loont zodra pickfouten, voorraadverschillen, piekdrukte of meerdere verkoopkanalen meer kosten dan je met lijstjes en ervaring kunt opvangen. - Op de vloer verandert vooral dit: nieuwe mensen werken op de eerste dag mee, en de kennis van die ene vaste kracht zit voortaan in het systeem. - BizBloqs configureert het wms systeem in plaats van het te programmeren. Een implementatie duurt 4 tot 12 weken.

Voor wie Voor eigenaren, operationeel managers en magazijnchefs in het mkb die nu met hun ERP, Excel of papieren picklijsten werken en twijfelen of een wms systeem de stap waard is. Zoek je al leveranciers en wil je functies per pakket vergelijken, ga dan direct naar de productpagina.

Een wms systeem is software die het werk in je magazijn aanstuurt. Niet het boekhoudkundige deel, want dat doet je ERP al. Het gaat om het fysieke deel: wat binnenkomt, waar het naartoe gaat, wie het weer pakt en wanneer het de deur uit gaat. Op deze pagina lees je wat zo'n systeem in gewone woorden doet, aan welke signalen je ziet dat het tijd is en wat er daarna op de vloer verandert. Daarna laten we zien hoe BizBloqs het aanpakt.

Wat een wms systeem is, in gewone woorden

Denk aan je beste magazijnmedewerker. Hij weet dat de dozen van artikel 4410 achterin op de onderste plank staan, dat de oudste batch voor moet en dat je bij een order voor bol eerst de kleine artikelen pakt. Een wms systeem doet hetzelfde, maar dan voor iedereen tegelijk en zonder dat het in iemands hoofd zit.

In de praktijk komt het neer op drie dingen. Het systeem kent elke locatie in je magazijn, van stelling tot schap tot vak. Het zet het werk klaar als taken: deze pallet naar die plek, deze order uit deze vijf vakken. En het laat elke stap bevestigen met een scan, zodat een verkeerd artikel of een verkeerde locatie direct opvalt in plaats van bij de klant. Het geheel van die aansturing heet warehouse management, en de afkorting WMS staat voor warehouse management system. Wil je de achtergrond en de geschiedenis van het begrip, lees dan onze uitgebreide gids over wms.

Het verschil met voorraadbeheer in je ERP is klein om te zeggen en groot in het gevolg. Je ERP weet dat je 120 stuks hebt. Een wms systeem weet dat er 80 op locatie B-03-2 liggen met houdbaarheid tot maart en 40 op de inslagplek van vanochtend, nog niet weggezet.

Wanneer een wms systeem zich terugbetaalt

Er is geen vast aantal orders per dag waarboven je een wms systeem nodig hebt. Kijk liever naar signalen. Herken je er twee of meer, dan is het de moeite waard om het door te rekenen.

Pickfouten die terugkomen. Een verkeerde maat, een verkeerd smaakje, één stuk te weinig. Elke fout kost een retour, een nieuwe zending en soms een klant. Bij een groothandel in sanitaironderdelen lijken twee artikelnummers vaak sprekend op elkaar; zonder scan merkt niemand het verschil tot de installateur belt.

Voorraad die niet klopt. Het systeem zegt dat er nog tien liggen, de schap is leeg. Of andersom: je koopt bij wat je eigenlijk al had. Dat kost werkkapitaal en het kost verkopen, omdat je webshop „niet op voorraad" toont terwijl het artikel er gewoon ligt.

Piekdrukte. Black Friday, Sinterklaas en de decemberpiek vang je nu op met overuren en uitzendkrachten. Die uitzendkrachten moet iemand inwerken, en dat is meestal de persoon die het drukst heeft.

Meerdere kanalen uit één voorraad. Je verkoopt via je eigen webshop, via bol en aan zakelijke klanten. Elk kanaal wil weten wat er beschikbaar is, en elk kanaal heeft eigen regels voor verzenden en etiketten.

Batches en houdbaarheid. In food, cosmetica of diervoeding moet je kunnen zeggen welke batch bij welke klant is beland. De NVWA verwacht dat je bij een terugroepactie snel weet waar een batch naartoe is gegaan. Op papier is dat een middag zoeken; met scans is het een zoekopdracht.

De terugverdientijd komt uit minder zoeken, minder fouten en minder overuren, niet uit de software zelf. Meer over wat dat in groei oplevert, lees je bij de voordelen WMS.

Wat een wms systeem verandert op de vloer

Het eerste wat medewerkers merken, is dat ze niet meer hoeven te onthouden. De scanner zegt naar welke locatie ze moeten, in welke volgorde, en wat ze daar moeten pakken. Bij inslag zegt het systeem waar de pallet heen gaat, dat heet gestuurde inslag. Raakt een pickvak leeg, dan maakt het systeem zelf een aanvultaak.

Neem een webshop in huishoudtextiel met twaalf mensen in het magazijn. Voorheen liep de nieuwste kracht een week mee met de vaste picker. Met een wms systeem krijgt hij een scanner, een korte uitleg en pakt hij dezelfde ochtend zijn eerste orders. De looproute volgt de pickvolgorde, dus hij hoeft het magazijn niet te kennen.

Ook voor houdbare producten verandert veel. Het systeem laat de batch die het eerst vervalt het eerst pakken; dat heet FEFO. Daarbij telt het verschil tussen THT (ten minste houdbaar tot) en TGT (te gebruiken tot): na de TGT mag een product niet meer verkocht worden, na de THT soms nog wel. Een wms systeem houdt per batch de datum bij en blokkeert wat niet meer weg mag.

Aan de verzendkant print het systeem de labels. Voor pallets is dat vaak een SSCC-label: een uniek nummer van 18 cijfers volgens de GS1-standaard, waarmee je klant de pallet bij ontvangst in één scan kan inboeken.

Ook het overleg verandert. Discussies over „wie heeft die doos verzet" verdwijnen, omdat elke handeling met tijd en gebruiker is vastgelegd.

Hoe BizBloqs het wms systeem inricht

BizBloqs levert wms software die je configureert in plaats van programmeert. Je processen worden ingesteld met regels en schermen; een aanpassing later is opnieuw een instelling en geen ontwikkelproject.

Je locaties leg je vast in een boomstructuur zonder vaste diepte: magazijn, zone, gang, stelling, vak. Er is geen verplicht naamschema; de enige regel is dat elke locatienaam uniek is. Je vult een locatieblad in en BizBloqs laadt het. De pickvolgorde kan rekening houden met artikeleigenschappen, zodat zware dozen onderop komen en breekbare artikelen bovenop.

In elk pakket zitten gestuurd picken, aanvullen, batchnummers met FEFO en FIFO, SSCC-labels en retouren die je boekt op de oorspronkelijke order. Medewerkers werken met handscanners, ring- of polsscanners, en de BizBloqs WMS-app staat in Google Play en de App Store. Voice picking en pick-to-light zijn ook mogelijk.

Groei je naar meer locaties of meer volume, dan stap je over naar mkb+ zonder migratie. Daar krijg je wave picking en batch picking, voorraadbeheer meerdere magazijnen en de mogelijkheid om magazijnautomatisering zoals een AutoStore of transportbanden te koppelen met de MHE-licentie. BizBloqs is gemaakt voor magazijnen waar handwerk en automatisering samengaan.

Koppelingen met je ERP, zoals Exact Online, AFAS of Business Central, en met webshops, marktplaatsen en vervoerders lopen via de eigen integratielaag van BizBloqs. Die laag hoort altijd bij het WMS en wordt niet los verkocht. Je data staat in Europa.

Een implementatie duurt 4 tot 12 weken. Hoe je dat stap voor stap aanpakt, van artikeldata tot livegang, lees je in ons stappenplan voor wms implementeren.

Wil je zien hoe het met jouw orders en jouw locaties werkt? Plan een wms demo en we lopen samen ontvangst, opslag, orderpicken, verzenden en retouren door.

Wat is een wms systeem precies?

Een wms systeem is software die het fysieke werk in je magazijn aanstuurt. Het weet op welke locatie elk artikel ligt, geeft je mensen per taak aan wat ze moeten doen en laat elke stap bevestigen met een scan. WMS staat voor warehouse management system.

Wat is het verschil tussen een wms systeem en het voorraadbeheer in mijn ERP?

Je ERP weet hoeveel je van een artikel hebt. Een wms systeem weet waar het ligt, welke batch het is en welke medewerker het als volgende moet pakken. Het ERP blijft de plek voor inkoop, verkoop en facturen; het wms systeem doet het werk op de vloer.

Vanaf hoeveel orders per dag is een wms systeem zinvol?

Er is geen vaste grens. Kijk liever naar signalen: terugkerende pickfouten, voorraad die niet klopt, een piekseizoen dat je met overuren oplost of meerdere verkoopkanalen uit één voorraad. Heb je er twee of meer, dan is het de moeite waard om het door te rekenen.

Hoe lang duurt het om een wms systeem in te voeren?

Bij BizBloqs duurt een implementatie 4 tot 12 weken. De snelheid hangt vooral af van de kwaliteit van je artikeldata en van het aantal koppelingen met ERP, webshop en vervoerders.

Werkt een wms systeem ook als ik later magazijnautomatisering wil?

Ja. BizBloqs is gebouwd voor magazijnen waar handwerk en automatisering samengaan. Vanaf mkb+ koppel je apparatuur zoals een AutoStore, een verticale lift of transportbanden met de MHE-licentie.

Heb ik een wms systeem nodig als ik maar één magazijn heb?

Vaak wel. De meeste winst zit in minder zoeken, minder pickfouten en voorraad die klopt, en dat speelt ook in één hal. Het mkb-pakket van BizBloqs is gemaakt voor precies die situatie.