Een magazijnproject strandt zelden op de software, maar vaak op de ERP koppeling: verstaan beide systemen hetzelfde onder een artikel, en wie bepaalt de voorraadstand? Hier lees je welke berichten tussen ERP en WMS lopen, wie van welk gegeven eigenaar is en wat je vraagt voordat er code geschreven wordt.
Wie is eigenaar van welk gegeven
Begin met eigenaarschap, niet met techniek. Het ERP is de plek van de commerciële en financiële werkelijkheid: artikelen, prijzen, inkoop, verkoop en de waarde van de voorraad. Het WMS is de plek van de fysieke werkelijkheid: locaties, looproutes, scans en bewegingen.
De regel is eenvoudig. Elk veld heeft één eigenaar en wordt maar in één systeem gewijzigd. Een nieuw artikel maak je aan in het ERP, met code, barcode, eenheden, gewicht en afmetingen, en het gaat van daaruit naar het magazijn. De barcode is meestal een GTIN, de code van GS1 die een artikel per verpakkingsniveau uniek maakt. Een stuk en een doos van twaalf hebben dus elk hun eigen GTIN.
Een pickvolgorde, zone of aanvulniveau bestaat alleen in het magazijn en gaat nooit via het ERP.
Een bekende situatie: een inkoper zet in het ERP de verpakkingseenheid van zes naar twaalf stuks, terwijl het magazijn nog op de oude eenheid ontvangt. De volgende levering klopt dan niet meer. Met één eigenaar en één bericht dat de wijziging doorgeeft, gebeurt dat niet.
De berichten van ERP naar WMS
Wat naar het magazijn gaat, is in de kern werk dat nog moet gebeuren.
- Artikelen: de artikelstam met barcodes, eenheden, gewichten en afmetingen.
- Inkooporders: wat er binnenkomt, van welke leverancier en wanneer.
- Retouren aan leveranciers: wat terug moet.
- Verkooporders: wat eruit moet, met prioriteit en leverregels.
- Retourorders van klanten: wat je terugverwacht.
Daarnaast zijn er berichten die je alleen nodig hebt als je dat proces echt draait, zoals productieorders met hun stuklijst of assemblageorders. Productieorders komen in BizBloqs uit het ERP via een koppeling die naar de specificatie van jouw ERP wordt gebouwd. Het magazijn voert de order uit: materialen klaarzetten, verbruik vastleggen, gereed product ontvangen. De planning zelf blijft in het ERP of in planningssoftware.
De berichten van WMS naar ERP
Wat terugkomt, is werk dat gedaan is. Pas met deze berichten klopt de administratie.
- Ontvangsten per orderregel, met batchnummer, houdbaarheidsdatum (THT) of serienummer waar nodig.
- Verzendbevestigingen met aantallen, vervoerder en track-and-tracecode.
- Retourontvangsten met conditie en redencode.
- Telresultaten uit cyclisch tellen en de jaarlijkse telling, per locatie.
- Voorraadcorrecties met een redencode: breuk, derving, verkeerd geboekt.
Voorbeeld uit de praktijk: bij een levensmiddelengroothandel komt een pallet yoghurt binnen in twee batches met een verschillende THT. Meldt het WMS alleen het totaal terug, dan weet het ERP niet welke batch bij welke klant ligt. Bij een terugroepactie zoek je dan met de hand. Een ontvangst per regel en per batch voorkomt dat.
Wil je de volledige lijst per onderwerp, met wat heen en wat terug gaat en welke berichten optioneel zijn? Die staat in de ERP-WMS berichtenreferentie.
Vier ontwerpvragen voor elke ERP integratie
Wie bepaalt de voorraadstand? Het WMS houdt de voorraad per locatie bij. Het ERP volgt het totaal en de waarde, bijgewerkt op basis van bevestigde bewegingen en niet op basis van verwachtingen. Mogen beide systemen hetzelfde getal wijzigen, dan begint elke maand met uitzoekwerk.
Direct of op schema? Artikelen en klantgegevens mogen 's nachts of elk uur bijgewerkt worden. Orders, ontvangsten en verzendingen niet. Op een drukke dag in december, met de cut-off van PostNL om vijf uur, wil je niet dat de webshop een product verkoopt dat een uur eerder al de deur uit is gegaan.
Wat gebeurt er als een bericht mislukt? Een koppeling valt een keer uit. De vraag is of je het merkt. Spreek af dat een mislukt bericht zichtbaar blijft, dat iemand eigenaar is van die melding en dat een bericht niet twee keer geboekt kan worden als het opnieuw wordt aangeboden.
Waar wordt voorraad gereserveerd? Verkoop je via de eigen webshop, bol en een groothandelsportaal uit dezelfde voorraad, dan reserveer je op één plek, voordat je de klant een levering belooft. Twee systemen die elk hun eigen reservering doen, verkopen samen meer dan er ligt.
Waar een ERP koppeling in de praktijk misgaat
De meeste problemen zitten in de gegevens, niet in de verbinding. Slechte artikeldata is de grootste: ontbrekende barcodes, verkeerde afmetingen, dubbele codes. Het WMS doet precies wat de stamgegevens zeggen, ook als die fout zijn.
Daarna komen eenheden. Het ERP verkoopt per stuk, de leverancier levert per doos, het magazijn slaat op per pallet. Leg per artikel vast welke eenheid in welk bericht gebruikt wordt.
Bij deelleveringen moet het ERP weten of de rest later komt of vervalt. Spreek dat per klant of kanaal af, niet per geval.
En dan is er de tijd. Rond de cut-off kunnen beide systemen op verschillende momenten gelijk hebben. Zorg dat elk bericht een tijdstempel heeft, zodat je een verschil kunt herleiden naar een bericht in plaats van erover te discussiëren. Dat helpt ook bij een controle: de Belastingdienst verwacht dat je de administratie, waaronder je voorraadgegevens, zeven jaar bewaart.
Stuur je een verzendmelding per EDI naar een retailer (dat bericht heet DESADV), dan moet de SSCC, de 18-cijferige GS1-code per pallet, in het bericht en op het label gelijk zijn.
Hoe BizBloqs de ERP koppeling inricht
In BizBloqs loopt elke koppeling via de eigen integratielaag, en het WMS sluit op die laag aan. Zo regelt BizBloqs met het WMS de koppelingen eromheen: ERP, EDI, webshops en marktplaatsen, PIM en vervoerders, die altijd via een verzendplatform lopen en nooit rechtstreeks. BizBloqs bouwt en onderhoudt deze koppelingen zelf. De uitwisseling gaat via CSV, TXT, API, FTP en vergelijkbare vormen, afhankelijk van wat je ERP aankan. Directe databasekoppelingen biedt BizBloqs niet aan, omdat die de prestaties schaden.
Gaat er een bericht mis, bijvoorbeeld omdat het ERP even niet bereikbaar is, dan komt het in een wachtrij en biedt de integratielaag het opnieuw aan. Zo gaat een ontvangst of verzendbevestiging niet verloren door een korte storing. Spreek wel af wie kijkt naar een bericht dat ook na een nieuwe poging blijft hangen.
EDI-berichten verwerkt BizBloqs in de eigen processen; het berichtenverkeer zelf loopt via de partner Transus. SSCC-labels maakt BizBloqs zelf aan, voor pallets met één artikel en voor gemengde pallets. Elke beweging staat in de audit trail, met rollen en rechten per gebruiker.
Wil je weten hoe dat voor je webshop en vervoerder werkt, lees dan de post over de wms erp koppeling in de bredere keten, of bekijk de wms integraties per systeem.
Vragen voor je leverancier
Neem deze vragen mee naar elk gesprek:
- Welke berichten zijn standaard en welke zijn projectwerk voor ons ERP?
- Kunnen we per bericht kiezen tussen direct en op schema?
- Wat gebeurt er als een bericht mislukt, en wie ziet dat?
- Wie is na de livegang eigenaar van elk veld?
- Wat kost het om in het tweede jaar een kanaal of vervoerder toe te voegen?
Wil je zien hoe een ERP koppeling in de wms software van BizBloqs loopt, met jouw artikelen en orders als voorbeeld? Plan een wms demo in.
Veelgestelde vragen
Wat is een ERP koppeling met een WMS? Een vaste uitwisseling van berichten tussen je ERP en je magazijnsysteem. Het ERP stuurt artikelen en orders naar het magazijn, het WMS meldt ontvangsten, verzendingen, tellingen en correcties terug. Zo hoeft niemand dezelfde gegevens twee keer in te voeren.
Welk systeem is leidend voor de voorraad? Het WMS is leidend voor de fysieke voorraad per locatie, batchnummer en serienummer. Het ERP houdt de financiële voorraadwaarde bij en werkt die bij op basis van bevestigde magazijnbewegingen. Als beide systemen hetzelfde getal mogen wijzigen, krijg je verschillen die niemand kan verklaren.
Moet een ERP koppeling realtime zijn? Niet alles. Stamgegevens zoals artikelen mogen op een vast schema lopen. Orders, ontvangsten en verzendbevestigingen horen direct door te lopen, anders verkoop je voorraad die al weg is of factureer je te laat.
Hoe wisselt BizBloqs gegevens uit met een ERP? Elke koppeling loopt via de eigen integratielaag van BizBloqs, waar het WMS op aansluit. De uitwisseling gaat via CSV, TXT, API, FTP en vergelijkbare vormen. Directe databasekoppelingen biedt BizBloqs niet aan, omdat die de prestaties van het systeem schaden.
Hoe komen productieorders uit het ERP in het magazijn? Via een koppeling die naar de specificatie van jouw ERP wordt gebouwd. Het magazijn voert de order uit; de planning blijft in het ERP of in planningssoftware.
Wat gebeurt er als een bericht naar het ERP mislukt? In BizBloqs komt een bericht dat niet verwerkt kan worden in een wachtrij en biedt de integratielaag het opnieuw aan. Spreek daarnaast af wie eigenaar is van een bericht dat blijft hangen, zodat het niet ongemerkt blijft liggen.
