Je voorraad op orde: welk niveau past bij je magazijn?

Een pakket voor je voorraad houdt bij wat je hebt, waar het ligt en wat er al aan verkocht is. Het verschil tussen pakketten zit niet in het tellen. Het zit in de vraag of het systeem ook stuurt: wijst het de locatie aan, dwingt het een scan af bij elke handeling en laat het zien wat je per kanaal kunt beloven? Zoek je direct een concreet pakket, lees dan eerst de pagina over voorraadbeheer software.

Drie niveaus

Kies je te licht, dan blijf je handmatig corrigeren. Kies je te zwaar, dan betaal je voor dingen die niemand gebruikt.

Niveau 1: registreren. De voorraadmodule van je boekhouding of ERP. Aantallen per artikel, mutaties achteraf. Dat werkt bij één locatie, één verkoopkanaal en een overzichtelijk aantal artikelen.

Niveau 2: per kanaal. Verkoop je via je webshop, een marktplaats en aan zakelijke klanten tegelijk, dan gaat het om de vraag: wat kan ik per kanaal beloven? Zonder die laag houd je grote buffers aan, en buffers zijn geld dat in de stelling staat. BizBloqs houdt de beschikbare voorraad en een veiligheidsvoorraad per verkoopkanaal bij.

Niveau 3: sturen per locatie. Voorraad per locatie in plaats van per artikel, met een scan op elke handeling. Het systeem wijst de locatie aan en de scan bevestigt dat het klopt. Zo kan een fout niet ongemerkt ontstaan. Dat is wat een WMS doet.

Waarom verschillen op de vloer ontstaan

Voorraadverschillen ontstaan zelden in de software. Ze ontstaan bij een ontvangst die op gevoel wordt ingeboekt, een pick uit het verkeerde vak, een retour die in een bak belandt zonder boeking of een correctie die iemand met goede bedoelingen met de hand doorvoert. Een systeem dat alleen registreert, legt zulke fouten netjes vast. Een systeem dat stuurt, laat ze niet ontstaan.

Waarop je een pakket beoordeelt

• Per kanaal. Zie je per verkoopkanaal wat je kunt beloven, en kun je voor een belangrijk kanaal een buffer achterhouden?
• Snelheid. Hoe snel is een verkoop in het ene kanaal zichtbaar in de andere? Een koppeling die per uur ververst, is in de piek te traag.
• Batchnummer en houdbaarheid. Verkoop je levensmiddelen, farma of technische onderdelen, dan wil je dit er vanaf het begin in hebben. Achteraf toevoegen is duur.
• Tellen. Kun je per locatie tellen zonder het magazijn stil te leggen?
• Meerdere locaties. Ook een tweede pand of een externe partij telt als locatie.
• Aanpasbaarheid. Pas je een regel zelf aan als je een kanaal toevoegt, of is dat een opdracht aan de leverancier?

Hoe groot je buffer per artikel moet zijn, reken je uit met de calculator om de veiligheidsvoorraad berekenen te doen.

Wanneer registreren niet genoeg is

Ontstaan je verschillen vooral tijdens het picken en ontvangen, dan lost beter registreren niets op. Dan zoek je een WMS. BizBloqs is een WMS met order management, dus voorraad, orders en uitvoering delen hetzelfde beeld.

Voor het bredere beeld lees je de pagina over een voorraadbeheersysteem. Heb je één magazijn? Dan past het mkb-pakket, zie voorraadbeheer mkb. Gebruik de WMS selectie om je eisen op papier te zetten voordat je offertes opvraagt, of plan een demo om het met je eigen artikelen door te lopen.

Wat is het verschil tussen registreren en sturen?

Registreren betekent dat je achteraf vastlegt wat er is gebeurd. Sturen betekent dat het systeem vooraf zegt wat er moet gebeuren, bijvoorbeeld uit welke locatie je pakt, en dat een scan bevestigt dat het klopt.

Wanneer volstaat de voorraadmodule van mijn ERP?

Zolang het werk voorspelbaar blijft: dezelfde artikelen, hetzelfde ritme, één kanaal en een team dat weet waar alles ligt.

Wanneer heb ik een WMS nodig?

Als je verschillen ontstaan tijdens het werk op de vloer: bij het ontvangen, het picken of het terugzetten van een retour. Dan helpt beter registreren niet, maar sturing met een scan.

Waarop beoordeel ik een pakket?

Op zes dingen: hoe het beschikbare voorraad per kanaal laat zien, hoe snel een verkoop in een ander kanaal zichtbaar wordt, of het batchnummer en de houdbaarheid vastlegt, hoe je telt, hoeveel locaties het aankan en of je een regel zelf kunt aanpassen.