Wie zoekt op kpi magazijn of kpi logistiek, vindt vaak lijsten met dertig of veertig kengetallen. Daar heb je in een magazijn van twintig man weinig aan. De veertien cijfers hieronder zijn gekozen omdat ze elk een concrete lekkage zichtbaar maken. Bij elk cijfer hoort een van onze gratis magazijncalculators, zodat je het meteen met je eigen gegevens kunt uitrekenen.
Waarom een magazijn geld lekt zonder dat je het ziet
Verlies in een magazijn staat niet als regel op de jaarrekening. Je ziet het als een marge die steeds net iets lager uitvalt dan begroot. De vrachtrekening is wat hoger, er staat een uitzendkracht extra op de vloer in november, en de huur van een overloophal is ineens vaste kost geworden. Elk van die posten lijkt te verklaren. Samen vreten ze de marge op.
De cijfers in dit artikel vallen in drie groepen: ruimte en transport, voorraad en bestellen, werk en kosten. Je hoeft ze niet allemaal tegelijk bij te houden. Kies de groep die past bij de vraag die nu op tafel ligt.
Ruimte en transport: de KPI's voor je magazijnvloer en je vracht
1. Pallets en laadmeters per zending. Een vervoerder rekent bij groupage vaak per laadmeter: één meter laadvloer over de volle breedte van de trailer. Een europallet van 120 bij 80 cm neemt bij een trailerbreedte van 2,4 meter 0,4 laadmeter in. Een halfvolle pallet kost dus net zoveel vloer als een volle. Tel hoeveel laadmeters je per week betaalt en hoeveel je echt vult.
2. Volumegewicht. Pakketvervoerders rekenen het hoogste van het werkelijke gewicht en het volumegewicht. DHL Express rekent het volumegewicht als lengte maal breedte maal hoogte in centimeters, gedeeld door 5000. Een doos dekbedden van 60 bij 40 bij 40 cm wordt dan afgerekend als 19,2 kilo, ook al weegt hij er vijf. Vergelijk het voor je tien best verkochte dozen.
3. Benodigde magazijnruimte. Hoeveel vierkante meter heb je echt nodig voor je voorraad plus gangpaden? Een groothandel die „vol zit" heeft vaak geen ruimteprobleem maar een indelingsprobleem. Verhuizen is het duurste antwoord op een opslagvraag, dus reken dit eerst uit.
4. Stellingindeling. Hoeveel palletplaatsen haal je uit je vloer, gegeven de gangbreedte en de hoogte van de hal? Smallere gangen of een extra liggerniveau leveren soms meer capaciteit op dan een tweede locatie, tegen een fractie van de moeite.
5. Containerbelading. Hoeveel dozen passen er werkelijk in een 20ft- of 40ft-container? Een importeur die containers verscheept met bijvoorbeeld 80 procent benutting betaalt de volle vracht voor een vijfde lucht.
Voorraad en bestellen: hoeveel geld staat er op je vloer
6. Veiligheidsvoorraad. De buffer die schommelingen in de vraag en late leveranciers opvangt. Wie die op gevoel instelt, zit meestal te hoog bij langzame lopers en te laag bij snellopers. Dat is de slechtste combinatie: geld vast in artikelen die niemand vraagt, en lege locaties bij de artikelen die wel lopen. Je kunt je veiligheidsvoorraad berekenen op basis van de servicegraad die je wilt halen.
7. Bestelpunt. Het voorraadniveau waarop je de volgende bestelling plaatst. Bestelpunten die zijn ingesteld toen levertijden korter waren, staan nu bij alle artikelen verkeerd.
8. Economische bestelhoeveelheid (EOQ). De bestelgrootte waarbij bestelkosten en voorraadkosten elkaar in evenwicht houden. De klassieke formule is die van Wilson: de wortel uit twee maal de jaarvraag maal de kosten per bestelling, gedeeld door de voorraadkosten per stuk per jaar. Kleine, frequente bestellingen geven veel administratie en ontvangstwerk. Grote bestellingen leggen geld en ruimte vast. Vaak volgt het bestelritme een gewoonte en niet de kosten.
9. Telfrequentie voor cyclisch tellen. Hoeveel tellingen per dag houden je voorraad betrouwbaar zonder jaarlijkse inventarisatie waarvoor het magazijn een weekend dicht moet? Wie elke dag een paar locaties telt, vindt een verschil binnen dagen in plaats van maanden later bij de jaarafsluiting.
Werk en kosten: wat je magazijn per order kost
10. Picks per uur. Het werkelijke pickritme per medewerker per uur. Lopen, papieren picklijsten, order voor order picken en lange routes zie je allemaal terug in dit cijfer. Op een middag met vijf orderpickers is het verschil tussen de snelste en de langzaamste vaak groter dan je verwacht, en dat zit zelden in de mensen maar in de route. Picks per uur berekenen duurt een paar minuten.
11. Benodigde bezetting. Hoeveel mensen heb je nodig om het volume voor de cut-off tijd van PostNL of DHL de deur uit te krijgen? Plan tegen de piek, niet tegen een gemiddelde week. Een gemiddelde verbergt precies de dagen rond Black Friday en Sinterklaas waarop je tekortkomt.
12. Opslagkosten per pallet. Huur, energie, stellingen en handling gedeeld door het aantal bruikbare palletplaatsen. Zo zie je wat één palletplaats per week kost, en hoe langzaam lopende voorraad stilletjes marge opeet. Je kunt je opslagkosten per pallet berekenen en dat getal naast je langzame lopers leggen.
13. Kosten per orderregel. Je totale magazijnkosten gedeeld door het aantal verzonden orderregels. Dit is het cijfer dat alle andere samenvat. Het beweegt zodra er iets echt verandert: een betere route, minder zoekwerk, een andere bezetting. Daarom hoort dit cijfer ook in elke business case voor een wms. Begin hier als je maar met één cijfer wilt starten en ga kosten per orderregel berekenen.
14. Retourkosten. De kosten van één retour opgeteld: ontvangst, controle, opnieuw verpakken, terugzetten op locatie, afboeken van wat niet meer verkoopbaar is, plus de oorspronkelijke verzending. Voor webshops valt dit bedrag vaak een veelvoud hoger uit dan gedacht. Het is ook een kostenpost zonder eigenaar: de webshop ziet het als logistiek, het magazijn als klantenservice.
Wat je doet als een cijfer slecht uitvalt
Een slecht cijfer is een startpunt. Stel eerst de vraag waarom. Lage picks per uur kunnen komen door een slechte indeling, maar ook door veel orders met één regel die je beter samen kunt picken. Hoge opslagkosten per pallet kunnen betekenen dat je hal te duur is, of dat er te veel dode voorraad in staat.
Leg daarom altijd twee of drie cijfers naast elkaar. Stijgen de kosten per orderregel terwijl picks per uur gelijk blijven, kijk dan naar ruimte en voorraad. Dalen picks per uur terwijl de bezetting gelijk blijft, kijk dan naar routes en picklijsten. In de gids over magazijn efficiency lees je welke maatregelen bij welke oorzaak horen.
Van spreadsheet naar cijfers die vanzelf kloppen
Een calculator geeft je een momentopname met de gegevens die je zelf invult. Dat is genoeg om te zien waar het lekt. Wil je het daarna maandelijks volgen, dan wordt het handwerk snel een bezwaar: tellingen overnemen uit Excel, picklijsten nalopen, uren schatten.
In wms software komen veel invoergegevens vanzelf beschikbaar. Elke scan ligt vast in de audit trail, met wie wat op welke locatie deed. Veiligheidsvoorraad en aanvulsignalen stel je per artikel in, en de pickvolgorde volgt je locaties zodat orderpickers minder lopen. Zo meet je beter, en de cijfers zelf gaan ook bewegen. Wil je zien hoe dat er voor jouw magazijn uitziet? Plan een demo en neem je drie belangrijkste cijfers mee.
Veelgestelde vragen
Welke KPI's zijn het belangrijkst in een magazijn? Begin met kosten per orderregel, picks per uur en opslagkosten per pallet. Die drie verklaren het grootste deel van wat er met je magazijnmarge gebeurt. De andere elf gebruik je om een afwijking in die drie te verklaren.
Moet ik alle veertien cijfers bijhouden? Nee. Kies de cijfers die bij je vraag passen. Twijfel je over een verhuizing, kijk dan naar benodigde ruimte, stellingindeling en opslagkosten per pallet. Twijfel je over personeel, kijk naar picks per uur en benodigde bezetting.
Wat als ik de invoergegevens niet precies weet? Maak een schatting. Een benadering waar je iets mee doet is meer waard dan een exact getal dat je nooit uitrekent. Bij elke calculator staat waar je de invoer vindt.
Hoe vaak reken je magazijn kengetallen opnieuw uit? Voorraadinstellingen zoals veiligheidsvoorraad en bestelpunt elk kwartaal, werk en kosten elke maand. Reken altijd opnieuw voor de decemberpiek en voordat je een systeem kiest.
Zijn de calculators gratis? Ja. Alle veertien calculators zijn gratis en je hebt geen account nodig.
