Magazijn efficiency: meten, berekenen en verbeteren

Wat magazijn efficiency eigenlijk betekent

Iedereen die in november door een webshopmagazijn loopt, ziet mensen rennen. Dat zegt weinig. Een team kan de hele dag hard werken en toch de helft van de tijd kwijt zijn aan zoeken, heen en weer lopen en fouten herstellen. Magazijn efficiency gaat over de verhouding tussen wat eruit komt en wat erin gaat: verzonden orderregels tegenover uren, vierkante meters en voorraad.

Die verhouding valt uiteen in vier vlakken die elkaar overlappen.

Arbeid. Hoeveel productieve picks en wegzetacties haal je per gewerkt uur? Lopen, zoeken en gegevens overtypen zijn hier de grote lekken.

Ruimte. Hoeveel van je vloer en stellingen staat vol met verkoopbare goederen? Een pallet met drie dozen erop houdt een volle palletplaats bezet. Hoeveel pallets er in een stellingveld passen, reken je na met de stellingindeling calculator.

Voorraad. Hoe snel draait je voorraad rond? Artikelen die een jaar stilliggen kosten ruimte en geld, en ze staan vaak op plekken waar snellopers zouden moeten liggen. Welke bestelhoeveelheid past bij je kosten, reken je uit met de EOQ calculator.

Proces. Hoeveel werk doe je twee keer? Correcties, herpicks, retouren door pickfouten en telverschillen die je moet uitzoeken.

De vlakken trekken aan elkaar. Een groothandel in technische onderdelen die de gangen smaller maakt om meer palletplaatsen te krijgen, merkt dat de reachtruck langzamer manoeuvreert en dat orderpickers elkaar in de weg lopen. Meer ruimte, minder picks per uur. Kijk daarom altijd naar alle vier tegelijk.

De vier cijfers en hoe je ze berekent

Er zijn tientallen kengetallen, maar vier formules vertellen je het meeste. In de blog over kpi magazijn staan er veertien op een rij, elk met een calculator.

Picks per uur = gepickte orderregels ÷ productieve pickuren

Productieve uren zijn de uren waarin iemand echt aan het picken is. Haal pauzes, het ochtendoverleg en het wachten op een vrachtwagen eruit. Wie met betaalde uren rekent, krijgt een lager getal en zoekt de oorzaak op de verkeerde plek. Met de picks per uur calculator reken je het per zone uit.

Picknauwkeurigheid = (verzonden orderregels − foute orderregels) ÷ verzonden orderregels × 100

Tel ook de fouten die je bij het inpakken nog onderschept. Een fout die bij de inpaktafel wordt gevonden, heeft al tijd gekost, ook al merkt de klant er niets van.

Ruimtebenutting = bezet volume ÷ bruikbaar volume × 100

Reken met bruikbaar volume, dus zonder gangpaden en de vrije hoogte die je nodig hebt om een pallet in en uit te nemen. Een europallet is 1200 bij 800 millimeter, maar de lading die erop staat bepaalt hoeveel van de plaats je echt gebruikt.

Kosten per orderregel = totale magazijnkosten ÷ verzonden orderregels

Dit is het cijfer waarin de andere drie samenkomen. Personeel, huur, verpakking en systemen gaan erin. Daalt het, dan werkt je verbetering echt. Je rekent het uit met de kosten per orderregel calculator.

Meet elke week, per zone. Een koelzone met losse stuks en een palletzone met hele dozen hebben niets aan een gemiddelde.

Tien verbeteringen, ruwweg op volgorde van opbrengst

De eerste drie zijn procesaanpassingen die je met je eigen team doet. Vanaf de vierde heb je een systeem nodig dat het werk aanstuurt en controleert.

1. Leg snellopers op de goede plek. Op heuphoogte en dicht bij de expeditie, langzame lopers achterin of hoog. Dat heet slotting; in de blog over slotting magazijn lees je hoe je het aanpakt. De Arbowet vraagt je bovendien om tillen en reiken te beperken (Arbobesluit, hoofdstuk 5), dus zware artikelen op schouderhoogte zijn ook om die reden een slecht idee.
2. Geef elke locatie een vast adres. Zolang iemand moet weten waar iets ligt, zoekt een nieuwe kracht zich suf. Hoe je een locatiesysteem magazijn opzet, lees je op die pagina.
3. Bundel kleine orders, verdeel grote. Twintig webshoporders van één of twee regels pak je in één ronde. Grote groothandelsorders verdeel je over zones.
4. Scan elke pick. Dan valt een verkeerd artikel op bij het pakken, niet bij de klant. Meer over pickfouten verminderen.
5. Vul aan op een drempel. Niet wanneer een orderpicker voor een lege locatie staat. Past de volgende inkomende container wel in je ruimte? Dat reken je na met de container laad calculator.
6. Tel doorlopend. Een paar locaties per dag tellen, dat heet cyclisch tellen, voorkomt dat je één keer per jaar het magazijn moet sluiten voor de inventarisatie.
7. Stel veiligheidsvoorraad per artikel in. Een vast getal voor alles past nooit.
8. Haal dubbel invoerwerk weg. Orders die iemand uit de webshop overtypt in het boekhoudpakket, kosten tijd en leveren fouten op.
9. Meet retouren door pickfouten apart. Die kosten twee keer: de retourzending en de nieuwe verzending.
10. Verstuur minder lucht. Kies dozen die passen bij de order en stapel pallets goed. Veel vervoerders rekenen bij grote of lichte pakketten met volumegewicht in plaats van met het echte gewicht.

Waar software het verschil maakt

Een spreadsheet legt vast wat er gebeurd is. Een wms bepaalt wat er nu moet gebeuren. Dat verschil zit in de verbeteringen vier tot en met acht: scannen, aanvullen, tellen en invoer kun je op papier proberen, maar het blijft afhankelijk van wie er die dag werkt.

In BizBloqs stuurt het systeem de medewerker op elke tier, ook bij mkb. De orderpicker krijgt een looproute langs de locaties, en die volgorde kan rekening houden met artikeleigenschappen. Zware of stapelbare artikelen eerst, breekbaar bovenop. Elke pick wordt met een scanner of een ring- of polsscanner gecontroleerd. Aanvullen gebeurt op een drempel, en bij ontvangst wijst het systeem de locatie aan. Spraakgestuurd picken en pick-to-light zijn ook mogelijk.

Ook het tellen hoef je niet op papier te organiseren. Cyclisch tellen is een functie van BizBloqs, en een lijst met voorraad zonder beweging laat zien welke artikelen al lang stilliggen op plekken waar snellopers zouden moeten staan. Dat heet dode voorraad. Of je verbeteringen werken, volg je in de standaardrapporten en het KPI-dashboard, zonder dat iemand elke week cijfers uit losse lijsten bij elkaar zoekt.

Vanaf mkb+ komen wave picking en batch picking erbij. Dan bundel je orders per ronde, per vervoerder of per cut-off tijd, bijvoorbeeld de laatste ophaalronde van DPD.

Het locatiesysteem heeft geen vaste diepte: magazijn, zones, gangen en locaties, met zoveel eigenschappen per locatie als je nodig hebt. De enige regel is dat elke locatienaam uniek is. Via de integratielaag praten webshop, marktplaats als bol, boekhouding zoals Exact Online of AFAS en je verzendplatform met het wms, zodat niemand orders overtypt. Vervoerders sluit je via dat verzendplatform aan, niet rechtstreeks. Palletlabels met een SSCC, de achttiencijferige GS1-code per pallet, maakt BizBloqs zelf aan.

Voor je team is dat merkbaar. Nieuwe medewerkers zijn dezelfde dag productief, omdat het systeem hen vertelt wat ze moeten doen in plaats van dat ze het magazijn uit hun hoofd moeten kennen. Rond Sinterklaas en Black Friday, als je met uitzendkrachten werkt, is dat het verschil tussen een piek opvangen en orders laten liggen. De livegang duurt doorgaans 4 tot 12 weken.

Meer over wat het systeem kan, lees je bij wms software. Wil je zien hoe het op jouw vloer werkt, plan dan een wms demo in. Neem je picks per uur en je kosten per orderregel mee, dan rekenen we samen door waar je magazijn tijd verliest.

Hoe meet je de efficiëntie van een magazijn?

Met vier cijfers: picks per uur, picknauwkeurigheid, ruimtebenutting en kosten per orderregel. Meet ze per zone en per week, zodat je ziet waar het verschil zit en of een verandering werkt.

Hoe bereken je picks per uur?

Deel het aantal gepickte orderregels door de productieve pickuren. Pauzes, overleg en wachttijd tel je niet mee. Wie met betaalde uren rekent, ziet een lager cijfer en zoekt de oorzaak op de verkeerde plek.

Wat is een goede magazijnefficiëntie?

Daar is geen vast getal voor. Een magazijn met grote pallets en weinig regels per order haalt heel andere picks per uur dan een webshop met losse stuks. Vergelijk je eigen cijfers per maand en per zone, en kijk of de trend de goede kant op gaat.

Hoe verbeter je magazijn efficiency zonder te investeren?

Leg snellopers op heuphoogte dicht bij de expeditie, geef elke locatie een vast adres, bundel kleine orders in één ronde en haal dubbel invoerwerk weg. Dat zijn procesaanpassingen die je met je eigen team kunt doen.

Wat is de grootste oorzaak van inefficiëntie in een magazijn?

Lopen en zoeken. In de meeste magazijnen gaat meer tijd op aan de weg naar een locatie en het zoeken naar artikelen dan aan het pakken zelf.

Helpt een wms om het magazijn efficiënter te maken?

Ja, als het systeem het werk aanstuurt. Een wms geeft de medewerker de volgende taak in een logische volgorde en controleert elke pick met een scan. Een systeem dat alleen achteraf registreert, verandert weinig aan het werk op de vloer. BizBloqs heeft daarnaast standaardrapporten en een KPI-dashboard, zodat je ziet of een verbetering werkt.