Bijna geen klein bedrijf koopt een wms omdat het gepland was. Het begint met een slechte week. Een klant krijgt de verkeerde maat, een bestelling via bol blijkt niet leverbaar terwijl de webshop „op voorraad" zei, en de magazijnmedewerker die alles weet, is net die week op vakantie. Achteraf speelden die problemen al maanden.
Hieronder lees je hoe je die signalen eerder ziet, zodat je kiest voordat de decemberdrukte voor je kiest.
Wat een wms doet dat je boekhoudpakket niet doet
Je boekhoudpakket of ERP weet hoeveel stuks je van een artikel hebt en wat ze waard zijn. Het weet niet in welk vak ze liggen, wie ze gaat pakken en of hij het juiste artikel in de doos legt.
Dat is precies het werk van een wms. Elk artikel krijgt een vaste of wisselende locatie in je stelling. Bij een order krijgt de picker op zijn scanner de volgorde waarin hij langs de vakken loopt. Bij elke pick scant hij locatie en artikel, en het systeem vergelijkt dat met de orderregel. De barcode op het artikel is meestal een EAN-13 met daarin het GTIN, het wereldwijde artikelnummer van GS1. Klopt de scan niet, dan hoort hij dat meteen en niet pas als de klant belt.
Het ERP blijft de financiële administratie, de inkoop en de voorraadwaardering doen. Het wms regelt de fysieke kant en stuurt de kloppende voorraadstanden terug. Hoe die twee met elkaar praten, lees je in de blog over de wms erp koppeling.
Wanneer heeft een klein magazijn een wms nodig? Zes signalen
Er is geen vaste grens in orders per dag of vierkante meters. Een klein magazijn met veel artikelen die op elkaar lijken, kan meer last hebben van handwerk dan een grote hal met een paar pallets van hetzelfde product. Kijk daarom naar wat er in jouw magazijn gebeurt.
1. Dezelfde pickfouten komen terug
Eén verkeerde pick per week lijkt weinig. Maar elke fout kost een retourzending, een nieuwe zending, tijd van de klantenservice en soms een klant. Let vooral op herhaling. Worden de schroeven van 4 en 5 millimeter steeds verwisseld, of gaat het telkens mis bij dezelfde kledingmaat, dan ligt het niet aan de picker maar aan de manier van werken. Scannen per orderregel haalt precies die fouten eruit.
2. De voorraad op het scherm klopt niet met de stelling
Je webshop zegt drie op voorraad, de stelling is leeg. Of andersom: je zet een artikel opnieuw in bestelling terwijl er nog een doos achterin staat. Bij een telling vind je elke keer verschillen die niemand kan verklaren. Het percentage locaties waar systeem en stelling overeenkomen heet voorraadnauwkeurigheid. Zakt dat, dan verkoop je wat je niet hebt. Dat heet overselling, en op marktplaatsen als bol kost het je ook je prestatiescore.
3. Er draait een eigen lijstje naast het systeem
De magazijnchef houdt in Excel bij wat waar ligt, of er hangt een whiteboard met „let op, niet uitleveren". Dat lijstje bestaat omdat niemand het systeem nog vertrouwt. Het is het duidelijkste signaal dat je administratie en je vloer uit elkaar zijn gegroeid.
4. Nieuwe mensen hebben weken nodig
Groeit je team, of werk je in november en december met uitzendkrachten, dan merk je hoeveel kennis in hoofden zit. Waar ligt artikel 10422? Een nieuwe picker die dat moet vragen, loopt langzamer en maakt meer fouten. Met een wms vertelt de scanner hem waar hij heen moet, in een van de zes scannertalen. Bij BizBloqs zijn nieuwe mensen daardoor dezelfde dag productief.
5. Batchnummers en houdbaarheidsdatums moeten herleidbaar zijn
Verkoop je voeding, cosmetica of supplementen, dan moet je bij een terugroepactie snel weten welke klanten een bepaalde partij hebben gekregen. Voor levensmiddelen is dat wettelijk verplicht. Je moet aantonen van wie je een product kreeg en aan wie je het leverde, één stap terug en één stap vooruit (Verordening (EG) nr. 178/2002, artikel 18), en de NVWA ziet daarop toe. Met papier en Excel kost dat een dag zoeken. Een wms koppelt bij het inpakken het batchnummer aan de order, zodat je bij een terugroepactie de klanten direct terugvindt, en laat de picker eerst de partij pakken die het eerst verloopt. Dat heet FEFO.
6. Retouren stapelen zich op
Na Sinterklaas en de feestdagen staat er een hoek vol retourdozen. Niemand weet precies welke al zijn teruggeboekt, wat weer verkocht mag worden en wat weg moet. Een wms boekt een retour tegen de oorspronkelijke order, of maakt ter plekke een retourorder aan voor een pakket dat niet kon worden bezorgd. Aan de retourtafel kan worden ingericht dat je per artikel beoordeelt wat ermee gebeurt.
Herken je twee of meer van deze signalen tegelijk, dan is het tijd om uit te rekenen wat het je kost.
Reken eerst uit wat je huidige manier van werken kost
De vraag „wat kost een wms?" komt meestal te vroeg. Begin bij de andere kant. Wat kost het je nu?
Zet over een maand een paar dingen op een rij. Hoeveel orders gingen verkeerd en wat kostte elke herstelzending? Hoeveel uur zochten mensen naar voorraad? Hoeveel overuren en uitzenduren draaide je in de drukke weken? Hoeveel verkopen gingen verloren door overselling of geannuleerde orders?
Dat bedrag zet je tegenover een wms. Bij BizBloqs betaal je per maand en geldt, afhankelijk van het pakket, soms een investering vooraf. Je hebt een basislicentie per juridische entiteit, een scannerlicentie per scanner die tegelijk in gebruik is, en een licentie per printer en per digitale weegschaal.
Vergeet de administratieve kant niet. De Belastingdienst verplicht je je administratie zeven jaar te bewaren, en je voorraadadministratie hoort daarbij (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Een wms dat vastlegt wie wat wanneer deed, maakt een controle eenvoudiger dan een map met Excel-versies.
Waar je op let bij een wms voor kleine bedrijven
Een wms voor kleine bedrijven moet passen bij hoe je nu werkt en meegroeien als dat verandert.
Inrichten in plaats van programmeren. Je processen veranderen. Een wms waarin stromen en regels worden ingericht zonder maatwerkcode, blijft bij. Bij BizBloqs richt BizBloqs nieuwe configuraties na de livegang voor je in.
Bestaande koppelingen. Vraag of je ERP, je webshop en je vervoerders al gekoppeld kunnen worden, en hoe. Denk aan Exact Online of AFAS, Shopify of WooCommerce, en PostNL, DHL of DPD via je verzendsoftware.
Gewone hardware. Handscanners, ringscanners, labelprinters en een weegschaal aan de paktafel. Geen speciale bouw in je magazijn.
Stap voor stap invoeren. Schoon eerst je artikelgegevens op, geef elke locatie een unieke naam en een label, en richt alleen de stromen in die je echt gebruikt. Begin met één stroom, bijvoorbeeld uitlevering, en zet ontvangst, aanvullen en retouren pas aan als die stabiel loopt. Bij BizBloqs duurt dat 4 tot 12 weken; de stappen in detail staan op de pagina over wms implementeren.
Ruimte om te groeien. Komt er een tweede locatie of wil je meerdere orders in één ronde picken, dan wil je niet overstappen op een ander pakket. Bij BizBloqs ga je van mkb naar mkb+ zonder migratie. Batchpicken en wave picking zitten vanaf mkb+.
Hoe BizBloqs dit voor kleine magazijnen oplost
BizBloqs is gemaakt voor bedrijven die van Excel of hun boekhoudpakket af willen zonder een groot project. Je krijgt locatiebeheer, gestuurd picken, scannen met controle, batchnummers met FEFO en retourverwerking, naast je bestaande ERP.
Wil je zien welke voorraadbeheer software bij jouw magazijn past, bekijk dan het mkb-pakket. Meer over de functies lees je op de pagina over onze wms software. Of plan een wms demo en neem je lijstje signalen mee.
Veelgestelde vragen
Wanneer heeft een klein bedrijf een wms nodig? Als dezelfde fouten blijven terugkomen: verkeerde picks, voorraad die online anders staat dan in de stelling, een extra lijstje naast het systeem, of nieuwe mensen die lang nodig hebben om mee te draaien. Zie je twee of meer van die signalen tegelijk, dan kost het handwerk je waarschijnlijk meer dan je denkt.
Wat is het verschil tussen een wms en voorraadbeheer in mijn boekhoudpakket? Je boekhoudpakket of ERP weet hoeveel je van een artikel hebt en wat het waard is. Een wms weet ook waar het ligt, wie het moet pakken, in welke volgorde en welke batch bij welke order hoort. Het stuurt het werk op de vloer en geeft de kloppende voorraad terug aan het ERP.
Is een wms niet te groot voor een klein magazijn? Dat hangt af van wat er in je magazijn misgaat, niet van het aantal vierkante meters. Een klein magazijn met veel artikelen die op elkaar lijken, batchnummers of meerdere verkoopkanalen heeft vaak meer aan een wms dan een groot magazijn met een paar pallets van hetzelfde product.
Hoe lang duurt het invoeren van een wms in een klein bedrijf? Bij BizBloqs duurt een implementatie 4 tot 12 weken. Het helpt als je artikelgegevens op orde zijn, je locaties gelabeld zijn en je met één stroom begint, bijvoorbeeld uitlevering, voordat je de rest aanzet.
Moet ik mijn ERP vervangen als ik een wms neem? Nee. Het wms werkt naast je ERP of boekhoudpakket. Het ERP blijft de financiële administratie, inkoop en voorraadwaardering doen; het wms regelt ontvangst, opslag, picken, inpakken en verzenden en stuurt de voorraadstanden terug.
