Een business case WMS strandt meestal op de verkeerde eerste vraag. Wie begint met „wat kost de software?", krijgt een discussie over inkoop. Wie begint met „wat kost ons huidige proces?", krijgt een discussie over het magazijn, en daar hoort hij thuis. In deze blog bouw je de business case op in drie stappen: eerst meten, dan rekenen, dan de terugverdientijd bepalen. Het rekenvoorbeeld is verzonnen. De getallen zijn bedoeld om te vervangen door die van jou.
Wat hoort in een business case WMS?
Drie getallen, in deze volgorde.
- De kosten van nu. Wat je huidige manier van werken per jaar kost aan zoektijd, fouten en overuren.
- De investering. Wat de overstap eenmalig kost, en wat het systeem daarna per maand kost.
- Het rendement. Wat er terugkomt en wanneer de investering is terugverdiend. Dat is je WMS ROI.
De volgorde is geen detail. Een directeur die eerst de kosten van nu ziet, leest de investering als oplossing voor een probleem dat hij al heeft. Uit welke posten die investering bestaat, lees je in onze blog over wat kost een wms systeem.
Stap 1: meet je nulmeting
Meet minstens vier weken, en niet alleen in een rustige maand. Neem bij voorkeur een periode mee rond Black Friday of de decemberpiek, want daar zitten de duurste uren.
Orderregels per uur. Tel het aantal gepickte orderregels en deel dat door de uren die je pickers echt picken. Een orderregel is één artikel op een order, ongeacht het aantal stuks. Met onze tool kun je picks per uur berekenen op basis van je pickers, je diensten en je tijd per pick.
Foutpercentage. Tel een maand lang alle orders waarover een klacht kwam: iets ontbrak, er zat te veel in of het verkeerde artikel. Deel dat door het totaal aantal verzonden orders. Vraag ook je klantenservice, want daar blijven klachten vaak hangen.
Kosten van een fout. Loop één foute order na van begin tot eind. Een retourlabel, de tweede zending, de tijd van klantenservice en magazijn, soms een creditnota of een gemiste vervolgorder. Schrijf het per onderdeel op, dan kan niemand je bedrag later wegwuiven.
Voorraadnauwkeurigheid. Tel een steekproef van vijftig locaties en vergelijk wat er ligt met wat je systeem zegt. Het deel dat klopt, is je nauwkeurigheid per locatie. Een lage uitkomst kost geld op twee plekken: je verkoopt wat er niet is, en je bestelt uit voorzorg te veel. Over die tweede kant lees je meer in ons stuk over werkkapitaal verbeteren.
Zoektijd. Loop een paar dagen mee met twee pickers en noteer per pick hoe lang ze lopen, zoeken en navragen. Dat voelt omslachtig, maar het is het getal waar de meeste besparing in zit.
Overuren in de piek. Haal uit je urenregistratie hoeveel overuren en uitzenduren je in de drukste weken maakte, en tegen welk tarief.
Wil je weten wat een orderregel je in totaal kost, inclusief ruimte en apparatuur, dan kun je ook je kosten per orderregel berekenen. Dat getal is handig om de business case in één zin samen te vatten.
Stap 2: reken de besparing door, met een voorbeeld
Neem een denkbeeldige groothandel in sanitaironderdelen met één magazijn, zes pickers en 220 werkdagen per jaar. Alle getallen hieronder zijn voorbeelden. Ook de bedragen per fout, per uur en per overuur zijn verzonnen: vervang ze door je eigen bedragen.
| Nulmeting (voorbeeld) | Waarde |
|---|---|
| Orderregels per dag | 1.200 |
| Orderregels per uur per picker | 40 |
| Orders per dag (gemiddeld 4 regels) | 300 |
| Foutpercentage | 1 procent van de orders |
| Kosten per foute order (voorbeeldbedrag) | 25 |
| Zoektijd | 15 procent van de picktijd |
| Loonkosten per uur (voorbeeldbedrag) | 35 |
| Overuren in de piek | 40 per week, 8 weken |
| Kosten per overuur (voorbeeldbedrag) | 45 |
Zoektijd. Bij 40 regels per uur kost 1.200 regels per dag 30 pickuren. Daarvan gaat 15 procent op aan zoeken: 4,5 uur per dag. Stel dat het WMS daar tweederde van wegneemt, omdat de scanner de picker naar een vaste locatie stuurt. Dan win je 3 uur per dag, ofwel 660 uur per jaar. Tegen 35 per uur is dat 23.100 per jaar.
Pickfouten. Bij 300 orders per dag en 1 procent fouten heb je 3 foute orders per dag, 660 per jaar. Stel dat scannen bij het picken 80 procent daarvan voorkomt. Dat zijn 528 fouten minder, maal 25 is 13.200 per jaar.
Overuren. De piek kost 8 weken maal 40 uur, samen 320 overuren. Stel dat je de helft niet meer nodig hebt. Dat zijn 160 uur maal 45, ofwel 7.200 per jaar.
Samen is dat 43.500 per jaar, of 3.625 per maand. Let op wat er niet in zit: de besparing op voorraad en werkkapitaal. Die is moeilijker hard te maken, dus laat je hem in de berekening weg en noem je hem apart. Een business case die voorzichtig rekent, overleeft de vragen van je controller.
Zet de drie aannames (tweederde minder zoektijd, 80 procent minder fouten, de helft minder overuren) in een eigen kader. Wie het er niet mee eens is, past één getal aan en ziet direct wat er gebeurt.
Stap 3: bepaal de terugverdientijd
De formule is eenvoudig.
Terugverdientijd in maanden = eenmalige investering (I) / (besparing per maand − licentiekosten per maand (L))
In het voorbeeld is de besparing 3.625 per maand. Vul daar je eigen I en L in, op basis van de offertes die je ontvangt. Hoe BizBloqs factureert, per maand en met licenties per juridische entiteit, per scanner, per printer en per weegschaal, lees je op de pagina over de wms prijs.
Drie regels houden de uitkomst eerlijk.
Tel vanaf het contract. Tussen tekenen en live gaan zit de implementatie. Bij BizBloqs is dat 4 tot 12 weken. In die weken betaal je al, maar bespaar je nog niets.
Reken met een opstartdip. De eerste weken na de start werkt iedereen wat langzamer. Neem een maand met de helft van de besparing op.
Doe een gevoeligheidsanalyse. Reken de terugverdientijd ook uit met de helft van je aangenomen besparing, en met het volume dat je over twee jaar verwacht. Blijft de uitkomst acceptabel, dan staat je business case stevig.
Wil je het niet in een spreadsheet uitwerken, gebruik dan onze WMS ROI-calculator. Die heeft een versie voor het mkb, voor mkb+ en voor Enterprise, en je kunt elke aanname zien en aanpassen.
De voordelen die je niet in geld uitdrukt
Sommige winst is echt, maar hoort niet in je rekensom. Zet die op een aparte pagina, zodat de directie hem wel meeweegt.
Inwerktijd. Als de scanner de picker stap voor stap stuurt, hoeft een uitzendkracht in december niet eerst het magazijn uit zijn hoofd te leren. Bij BizBloqs zijn nieuwe medewerkers dezelfde dag productief.
Traceerbaarheid. Werk je met levensmiddelen, dan moet je per batch kunnen laten zien van wie je hem kreeg en aan wie je hem leverde. Die eis staat in artikel 18 van de Europese General Food Law, en bij een terugroepactie vraagt de NVWA ernaar. Koppelt je systeem het batchnummer bij het inpakken aan de order, zoals BizBloqs doet, dan heb je die lijst binnen het uur in plaats van binnen een week.
Minder afhankelijk van één persoon. Als de kennis in het systeem zit, legt de vakantie van je magazijnchef het werk niet meer stil.
Eisen van grote afnemers. Retailers vragen vaak een SSCC-label op elke pallet, een unieke code van 18 cijfers die ze bij ontvangst scannen. Wie dat niet kan leveren, mist orders. BizBloqs maakt SSCC-labels voor pallets met één artikel en voor gemengde pallets.
Een business case op één A4 is voor de meeste directies genoeg: de nulmeting, de besparing met aannames, de investering, de terugverdientijd en deze lijst. Wil je zien hoe de nulmeting er in BizBloqs uitziet als het systeem draait, plan dan een wms demo en neem je eigen cijfers mee.
Veelgestelde vragen over de business case en ROI van een WMS
Wat hoort er in een business case voor een WMS?
Drie delen: wat je huidige proces nu kost (de nulmeting), wat de overstap eenmalig en per maand kost, en wat er terugkomt en wanneer. Zet je aannames apart, zodat een lezer ze kan aanpassen zonder de hele berekening over te doen.
Hoe bereken je de ROI van een WMS?
Tel de besparingen per jaar op die je kunt meten, zoals minder zoektijd, minder pickfouten en minder overuren. Trek de terugkerende kosten van het WMS eraf. Deel de eenmalige investering door die netto besparing per maand; dat is je terugverdientijd in maanden.
Wat is een normale terugverdientijd voor een WMS?
Daar is geen eerlijk algemeen antwoord op, want het hangt af van je foutpercentage, je zoektijd en je volume. Een bedrijf met veel fouten en veel zoektijd verdient sneller terug dan een bedrijf dat al strak werkt. Reken het uit met je eigen nulmeting.
Hoe meet ik mijn foutpercentage in het magazijn?
Tel een maand lang alle orders waarover een klacht kwam omdat er iets ontbrak, te veel of verkeerd in zat. Deel dat aantal door het totaal aantal verzonden orders. Klachten die bij je klantenservice blijven hangen, tel je ook mee.
Welke voordelen van een WMS zijn niet in geld uit te drukken?
Kortere inwerktijd voor nieuwe mensen, snellere traceerbaarheid van batches bij een terugroepactie, minder afhankelijkheid van één ervaren medewerker en een voorraadcijfer waar verkoop op kan vertrouwen.
