Schaalbaarheid is een woord dat in elke softwarebrochure staat. In een magazijn kun je het gewoon meten. Stel dat je volgend jaar twee keer zoveel orderregels verwerkt. Heb je dan twee keer zoveel mensen nodig, en maak je twee keer zoveel fouten? Dan groeit je magazijn wel, maar schaalt het niet. Schaalbaarheid zit in het verschil tussen die twee lijnen: het volume gaat omhoog, de kosten per orderregel blijven gelijk of dalen.
Of dat lukt, hangt van vier dingen af. Hieronder per groeilijn wat je op de vloer ziet als het misgaat en wat je van je systeem mag verwachten.
Orders: meer volume zonder meer lopen
In een magazijn dat op papieren picklijsten draait, groeit het werk ongeveer even hard als het volume. Twee keer zoveel regels betekent twee keer zoveel meters.
Neem een groothandel in installatiemateriaal die in november de vraag ziet aantrekken. Elke picker haalt één order tegelijk, van voor naar achter door de stellingen. Bij dubbel volume lopen ze elkaar in de gangen voor de voeten en zakt het aantal picks per uur juist.
Een WMS doorbreekt dat op drie manieren. Het zet de locaties in een vaste looproute, zodat niemand terug hoeft. Het bundelt orders: je pakt regels voor meerdere orders in één ronde (dat heet batchpicken) of je geeft een hele golf orders tegelijk vrij op basis van vertrektijd of vervoerder (dat heet wave picking). En het stuurt de picker naar de juiste plek, zodat zoeken wegvalt. De winst komt niet doordat mensen sneller lopen, maar doordat ze minder hoeven te lopen.
Bij BizBloqs werk je op elk pakket gestuurd: de scanner geeft de pickvolgorde aan en meldt wanneer een locatie aangevuld moet worden. Batchpicken en wave picking zitten in mkb+ en Enterprise.
Kanalen: een tweede kanaal is vooral extra complexiteit
Een extra verkoopkanaal voegt minder volume toe dan je denkt, maar wel veel regels. Bol wil een andere verpakking en levertijd dan je eigen webshop. Een zakelijke klant bestelt per doos, een consument per stuk. Retouren lopen per kanaal anders.
Het grootste risico zit in de voorraad. Als je webshop en een marktplaats allebei dezelfde 40 stuks zien, verkoop je op een drukke Black Friday dezelfde artikelen twee keer. Gevolg: annuleringen en een lagere score bij de marktplaats.
Wat je wilt, is beschikbare voorraad per kanaal, met een veiligheidsvoorraad die je achter de hand houdt. BizBloqs regelt dat in het WMS. Wil je ook bepalen welk kanaal voorgaat en uit welk magazijn een order komt, dan is dat werk voor een order management system dat boven het magazijn de orders verdeelt.
Locaties: één administratie, ook bij een tweede magazijn
De derde groeilijn is fysiek. Je huurt een tweede hal, opent een winkel met eigen voorraad of zet een deel van het assortiment dichter bij de klant. Op dat moment ontstaat vaak een tweede administratie: een Excel-lijst naast het systeem, of een tweede pakket met eigen getallen.
Een schaalbaar systeem toont alle locaties in één omgeving. Je ziet per magazijn wat er ligt, je boekt overslagen tussen magazijnen en je laat het systeem bepalen waar een order vandaan komt. In BizBloqs is dat voorraadbeheer over meerdere magazijnen beschikbaar vanaf mkb+: voorraadinzicht en aanvulling tussen je eigen magazijnen, en orderverdeling over locaties via het OMS. Een tweede locatie van dezelfde juridische entiteit vraagt geen nieuwe basislicentie; een aparte BV wel.
Een voorbeeld uit de praktijk: een producent van verzorgingsproducten met een hoofdmagazijn in Brabant en een kleine voorraad in Antwerpen voor Belgische afnemers. De order komt binnen via het ERP, het systeem kijkt waar de voorraad ligt en de picklijst verschijnt op de scanner in het juiste magazijn. Niemand belt meer heen en weer om te vragen of iets er nog ligt.
Mensen: inwerktijd is het stille knelpunt
De vierde lijn valt het minst op. In de piek rond Sinterklaas en december werk je met uitzendkrachten. Als iemand twee weken nodig heeft om de locaties te kennen, kost elke nieuwe kracht eerst geld voordat hij iets oplevert.
Gestuurd werken lost dat grotendeels op. De scanner zegt naar welke locatie je loopt, welk artikel je pakt en hoeveel. Een scan van het artikel controleert of het klopt; bij een verkeerde GTIN, het nummer achter de barcode op het artikel, geeft de scanner meteen een melding. Nieuwe mensen werken bij BizBloqs daardoor dezelfde dag mee. De scanner is beschikbaar in zes talen, wat scheelt bij een internationale ploeg.
Daarnaast telt hoe je scanners afrekent. Bij BizBloqs betaal je een scannerlicentie per scanner die tegelijk in gebruik is. Huur je in december twintig mensen extra in twee ploegen, dan bepaalt het aantal scanners dat tegelijk draait wat je nodig hebt, niet het aantal namen op het rooster.
Wat groei kost: pakketten, modules en koppelingen
Schaalbare software is ook schaalbaar in prijs en in overstap. Drie vragen die je elke leverancier stelt:
- Moet je migreren als je groeit? Bij BizBloqs niet. Je gaat van mkb naar mkb+ of Enterprise zonder migratie en je kunt onderweg naar de nieuwste versie.
- Wat zit er in welk pakket? Mkb heeft geen modules. In mkb+ voeg je modules toe tegen betaling, plus configuratie. In Enterprise zijn alle modules inbegrepen en betaal je de configuratie. Het koppelen van automatische systemen (MHE) en de 3PL-module komen ook bij Enterprise apart. Lees meer over wat een enterprise wms nog meer vraagt.
- Wie onderhoudt de koppelingen? Elk nieuw kanaal en elke nieuwe vervoerder is een koppeling die moet blijven werken. Bij BizBloqs lopen alle koppelingen via de eigen integratielaag waar het WMS op aansluit, en regelt BizBloqs de koppelingen rond het WMS: ERP, EDI, webshops, marktplaatsen en vervoerders.
Licenties worden maandelijks gefactureerd. Afhankelijk van het pakket kan er een eenmalige investering bij komen. Wil je weten wat groei je per saldo oplevert, reken het dan door met de ROI-calculator.
Let bij groei ook op wat je moet kunnen terugvinden. Meer volume betekent meer bewegingen die je moet kunnen verklaren, bijvoorbeeld bij een controle: de fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst is in de regel zeven jaar. Een audittrail met rollen en rechten, zoals in BizBloqs, maakt zichtbaar wie wat heeft geboekt. En als je grotere afnemers krijgt, vragen die vaak om SSCC-labels: het 18-cijferige nummer van GS1 waarmee een pallet of doos uniek herkenbaar is. BizBloqs maakt die labels aan voor pallets met één artikel en voor gemengde pallets.
De test die je morgen kunt doen
Pak je drukste dag van het afgelopen jaar. Verdubbel het aantal orderregels in gedachten en loop met je teamleider de dag door. Waar loopt het als eerste vast? Bij de inpaktafel, in de gangen, bij de voorraad die niet klopt, of bij nieuwe mensen die niet weten waar iets ligt?
Het antwoord vertelt je welke van de vier groeilijnen voor jou het zwaarst weegt, en dus waar je WMS op moet scoren. Wil je weten hoe anderen het hebben aangepakt, lees dan verder over magazijn opschalen of de voordelen van een WMS in het algemeen.
Bekijk hoe gestuurd werken, meerdere magazijnen en kanaalvoorraad samenkomen in de wms software van BizBloqs, of plan een demo en neem je drukste dag mee.
Veelgestelde vragen
Wat betekent schaalbaarheid voor een magazijn? Dat je een veel hoger volume, een extra kanaal of een extra locatie aankunt zonder dat je personeelskosten, foutpercentage en doorlooptijd in hetzelfde tempo stijgen. Een magazijn dat alleen groeit door meer mensen in te zetten, is niet schaalbaar maar gewoon groter.
Wanneer is software schaalbaar? Als je volume, kanalen, locaties en gebruikers kunt toevoegen zonder over te stappen op een ander systeem en zonder je processen opnieuw in te richten. Let ook op de kosten: groeien ze mee met wat je echt gebruikt, of maak je bij elke stap een sprong?
Moet ik migreren als ik bij BizBloqs naar een hoger pakket ga? Nee. Je stapt over van mkb naar mkb+ of Enterprise zonder migratie. Je kunt onderweg ook naar de nieuwste versie gaan.
Kan ik met BizBloqs meerdere magazijnen beheren? Ja, vanaf mkb+. Je ziet dan de voorraad in al je eigen magazijnen, je vult aan tussen die magazijnen en het OMS verdeelt orders over de locaties. Een tweede locatie van dezelfde juridische entiteit vraagt geen nieuwe basislicentie.
Wat zit er in het Enterprise-pakket? Bij Enterprise zijn alle modules inbegrepen en betaal je de configuratie. MHE en de 3PL-module worden ook bij Enterprise apart gerekend.
Hoe snel is nieuw personeel inzetbaar? Omdat de scanner elke stap voorschrijft, werken nieuwe mensen dezelfde dag mee. De scanner is beschikbaar in zes talen, wat helpt bij uitzendkrachten in de piek.
