Order management system dat dezelfde voorraad ziet als je magazijn

In het kort

• Het BizBloqs order management system en de WMS werken met één voorraadstand. Wat in het magazijn wordt gescand, zien je verkoopkanalen meteen.
• Je bepaalt per verkoopkanaal hoeveel voorraad beschikbaar is en houdt een veiligheidsvoorraad achter, zodat je niet meer verkoopt dan je hebt.
• Vanaf mkb+ verdeelt het OMS orders over meerdere locaties en kiest het per order het magazijn dat uitlevert.
• Orders uit webshops en marktplaatsen komen binnen via de integratielaag van BizBloqs, die we altijd samen met de WMS leveren.
• Retouren boek je terug op de oorspronkelijke order of als nieuwe retourorder.

Voor wie

Voor eigenaren en operations managers van mkb-bedrijven, groothandels en webshops die via meerdere kanalen verkopen of uit meer dan één magazijn leveren. Verkoop je via één kanaal vanuit één magazijn, dan heb je meestal genoeg aan de WMS alleen.

Een order management system beslist welke order uit welke voorraad komt. Dat klinkt eenvoudig tot je via je eigen webshop, bol en een paar groothandelsklanten tegelijk verkoopt. Dan wil je weten wat je nog kunt beloven, wie voorrang krijgt als het krap wordt en uit welk magazijn je levert. Het BizBloqs OMS neemt die beslissingen op basis van de voorraad die echt op de plank ligt.

Waarom order management en magazijn één voorraad moeten delen

In veel bedrijven staat de voorraad op drie plekken: in de webshop, in het ERP en in het magazijn. Elk systeem loopt een paar minuten of een paar uur achter op de ander. Op een rustige dinsdag merk je daar weinig van. Op Black Friday of in de week voor Sinterklaas verkoop je dan het laatste stuk twee keer, en iemand in het magazijn belt de klantenservice dat er niets meer ligt.

Bij BizBloqs zit dat verschil er niet. Het OMS en de wms software gebruiken dezelfde voorraadstand. Boekt een orderpicker een doos uit op de scanner, dan is die doos voor alle kanalen weg. Ontvang je een pallet en scant de medewerker hem in, dan is de voorraad direct verkoopbaar. Er draait geen nachtelijke synchronisatie die kan mislukken.

Voorraad per verkoopkanaal en een veiligheidsvoorraad

Niet elk kanaal hoeft alles te zien. Een groothandel in tuinartikelen wil misschien dat de marktplaats nooit de laatste twintig stuks verkoopt, omdat die bestemd zijn voor vaste zakelijke klanten. In het OMS leg je per verkoopkanaal vast hoeveel voorraad beschikbaar is. Daarnaast houd je een veiligheidsvoorraad achter: een buffer die geen enkel kanaal mag verkopen. Valt de vrije voorraad onder die grens, dan staat het artikel in je webshop als niet leverbaar, terwijl de buffer er nog ligt voor de klant die je niet wilt teleurstellen.

Zo voorkom je dat je meer verkoopt dan je hebt. In vakjargon heet dat overselling voorkomen.

Orders over meerdere magazijnen verdelen

Lever je vanuit twee of meer eigen locaties, dan wordt order management pas echt een keuze. Neem een groothandel in technische onderdelen met een magazijn in Tilburg en een in Zwolle. Een order uit Groningen kan uit Zwolle komen, behalve als Zwolle dat artikel niet op voorraad heeft. Dan levert Tilburg, of je splitst de order.

Vanaf mkb+ verdeelt het BizBloqs OMS orders over je locaties en kiest het per order welk magazijn uitlevert. Dat heet orderallocatie en fulfilment routing. Je ziet de voorraad van al je eigen magazijnen samen, en je kunt voorraad tussen die magazijnen aanvullen. Op de pagina over voorraadbeheer meerdere magazijnen lees je wat het mkb+ pakket verder bevat. Op het mkb pakket zit die verdeling over locaties niet.

Orders uit webshops, marktplaatsen en ERP

Orders komen binnen via de integratielaag van BizBloqs. Elke koppeling loopt door die laag, en de WMS is daarop aangesloten. Met de WMS erbij regelen wij de koppelingen eromheen: je ERP, webshops en marktplaatsen, vervoerders en je PIM. Shopify koppel je bijvoorbeeld met de BizBloqs app uit de Shopify App Store. Welke platforms al klaarstaan, zie je bij de webshop koppelingen.

Werk je met EDI, bijvoorbeeld met supermarkten of bouwmarkten, dan verwerkt BizBloqs die berichten in de eigen flows via de EDI-module. Het berichtenverkeer loopt via partner Transus. Op de pallet komt een SSCC-label, een 18-cijferige GS1-code die de ontvanger scant bij binnenkomst. BizBloqs maakt die labels voor pallets met één artikel en voor gemengde pallets.

De integratielaag is geen los product. Je krijgt hem altijd samen met de WMS. Wil je eerst begrijpen hoe orderstromen uit losse systemen samenkomen, lees dan ons stuk over orderverwerking software.

Retouren die terugkomen in de voorraad

Consumenten mogen een online aankoop binnen 14 dagen herroepen. In december betekent dat retouren tot ver in januari. Een retour boek je in BizBloqs op de oorspronkelijke order. Komt er een pakket terug dat niet bezorgd kon worden, dan maak je ter plekke een retourorder aan. Aan de retourtafel beoordeelt de medewerker elk artikel: terug op voorraad, naar een kwaliteitszone of afschrijven. Pas wat terug op voorraad gaat, ziet het OMS weer als verkoopbaar. Meer over drukke retourperiodes lees je in ons artikel over retourlogistiek.

Het order management system per pakket

De licentie wordt maandelijks gefactureerd, met een basislicentie per juridische entiteit en een scannerlicentie per scanner die tegelijk in gebruik is. Afhankelijk van het pakket kan er een investering vooraf bij komen. Een implementatie gaat meestal live in 4 tot 12 weken, en je data staat in Europa.

Bekijk het op je eigen orders

Het snelst zie je of dit oms systeem bij je past met je eigen kanalen en locaties op tafel. Plan een wms demo en neem een week aan orders mee. Dan laten we zien hoe die orders door het OMS en het magazijn lopen.

Wat is een order management system?

Een order management system (OMS) verzamelt de orders uit al je verkoopkanalen, bepaalt welke voorraad en welke locatie elke order uitlevert en houdt de order bij tot hij de deur uit is. Een WMS stuurt daarna het werk in het magazijn zelf: orderpicken, inpakken en verzenden.

Wat is het verschil tussen een OMS en een WMS?

Het OMS beslist welke order uit welke voorraad komt. De WMS regelt hoe die order in het magazijn wordt gepickt en verzonden. Bij BizBloqs werken ze op dezelfde voorraadstand, dus er zit geen synchronisatie tussen die kan achterlopen.

Hoe voorkom je dat je meer verkoopt dan je op voorraad hebt?

Door per verkoopkanaal vast te leggen welk deel van de voorraad beschikbaar is en een veiligheidsvoorraad achter te houden. Omdat de voorraadstand direct uit het magazijn komt, zien je kanalen geen stuks die al voor een andere order zijn gepickt.

Kan het OMS orders over meerdere magazijnen verdelen?

Ja, vanaf mkb+. Dan kiest het OMS per order vanuit welke locatie je levert en zie je de voorraad van al je eigen magazijnen samen.

Kan ik het BizBloqs OMS los gebruiken naast mijn huidige WMS?

Het OMS is onderdeel van het BizBloqs platform met de WMS. Wil je weten wat dat voor jouw huidige situatie betekent, plan dan een demo en bespreek je opzet met ons.

Welke webshops en marktplaatsen kun je koppelen?

Webshops en marktplaatsen koppel je via de integratielaag van BizBloqs, bijvoorbeeld Shopify met de BizBloqs app uit de Shopify App Store. Die koppelingen leveren we samen met de WMS, ook naar je ERP en vervoerders.