Warehouse Management System: der vollständige Leitfaden

Ein Warehouse Management System verwaltet vier Dinge gleichzeitig: wo sich etwas befindet, wie viel davon vorhanden ist, wer darauf reagieren muss und in welcher Reihenfolge. Jede Aktion wird mit einem Scan bestätigt, sodass der erfasste und der physische Bestand zwischen den Zählungen nicht auseinanderdriften können.

Das ist die ganze Idee. Alles Weitere ist eine Konsequenz davon.

• Wareneingang und Vereinnahmung. Lieferungen werden mit dem Bestellauftrag abgeglichen, Diskrepanzen werden direkt am Dock erfasst, anstatt später entdeckt zu werden, und Chargen- oder Verfallsdaten werden zum Zeitpunkt des Eingangs registriert.
• Gesteuerte Einlagerung. Das System entscheidet über den Lagerplatz basierend auf Umschlagshäufigkeit, Abmessungen und Lagerbedingungen – nicht die Gewohnheit des Bedieners.
• Nachschub. Kommissionierfächer werden aufgefüllt, bevor sie leerlaufen, gesteuert durch Schwellenwerte und nicht durch jemanden, der eine Lücke bemerkt.
• Kommissionierung. Optimierte Laufwege, Batch- und Zonenkommissionierung, Scan-Validierung für jede Position.
• Verpackung und Versand. Spediteur-Auswahl, Etiketten und Versanddaten ohne erneute Eingabe in ein Spediteurportal.
• Bestandszählung. Permanente Inventur pro Lagerort, kontinuierlich, statt einer jährlichen Betriebsschließung.
• Retouren. Ein registrierter Bewertungsschritt, damit zurückgesendete Waren gezielt wieder in den verfügbaren Bestand aufgenommen werden, anstatt in einer Ablage zu liegen.

WMS, OMS und ERP – wer wofür zuständig ist

Diese drei werden ständig verwechselt, und die Verwechslung ist kostspielig, da sie zum Kauf der falschen Schicht führt.

• ERP ist verantwortlich für die finanzielle und administrative Wahrheit: Einkauf, Verkauf, Fakturierung, Artikelstammdaten, Lagerwert.
• OMS (Order Management System) ist verantwortlich für das kommerzversprechen über alle Kanäle hinweg: welcher Auftrag geht an welchen Standort, was ist verfügbar gegenüber zugesichert, was dem Kunden versprochen wurde und wann.
• WMS ist verantwortlich für die physische Ausführung: der Standort, die Reihenfolge, der Scan, die Entnahme.

Ein ERP weiß, dass Sie 240 Einheiten halten. Es weiß nicht, dass 180 auf einer Palette im Regal liegen, 40 im Kommissionierfach und 20 in einem Retourenbehälter, der auf Bewertung wartet. In dem Moment, in dem ein Bediener suchen muss oder mehrere Kanäle auf denselben Bestand zugreifen, beginnt diese Lücke echtes Geld zu kosten.

Es gibt keine magische Auftragsmenge, die die Notwendigkeit für ein WMS auslöst. Die Komplexität wiegt weitaus mehr als der Durchsatz: Anzahl der SKUs, Anzahl der Kanäle, Chargen- oder Seriennummernanforderungen, saisonale Spitzen. Erkennen Sie drei oder mehr dieser Punkte, dann kostet die Verzögerung mit ziemlicher Sicherheit mehr, als das System kosten würde.

• Neue Mitarbeiter benötigen Wochen, bevor sie unbeaufsichtigt kommissionieren können, da das Wissen bei den Personen und nicht im Prozess verankert ist.
• Sie stellen bei der jährlichen Bestandsaufnahme immer wieder Abweichungen fest, und niemand kann rekonstruieren, woher diese stammen.
• Fehlkommissionierungen und Retouren werden mit einem zusätzlichen Prüfschritt anstatt einer besseren Steuerung verwaltet.
• Sie verkaufen über mehrere Kanäle und halten Sicherheitspuffer rein zur Vermeidung von Überverkäufen – Kapital, das im Regal gebunden ist.
• Die Hochsaison wird mit Überstunden und Zeitarbeitskräften anstatt mit Kapazität bewältigt.
• Eine Person weiß, wo alles ist, und ihr Urlaub stellt ein Betriebsrisiko dar.
• Jemand gibt täglich Versanddaten manuell in ein Spediteurportal ein.

Ihre Position verändert die Antwort

BizBloqs kategorisiert dies nach Unternehmensgröße, da die Herausforderungen in jeder Phase tatsächlich unterschiedlich sind und nicht nur eine größere Version desselben Problems darstellen.

• KMU – ein Standort, wachsende SKU-Anzahl, der erste Kanal jenseits des eigenen Webshops. Die Priorität liegt darin, überhaupt eine Steuerung und Scan-Validierung zu etablieren.
• KMU+ – mehrere Kanäle, komplexere Abläufe und spezifische Anforderungen wie Chargenverfolgung oder Mehrwertdienste. Module werden zusätzlich zur Basisplattform gegen eine monatliche und Implementierungsgebühr hinzugefügt.
• Enterprise – Multi-Site, Multi-Entity, tiefere Integrations- und Governance-Anforderungen. Beinhaltet die KMU+-Module; 3PL-Abrechnung und MHE-Integration bleiben separat bepreiste Add-ons.

Lesen Sie die Details für Ihre Phase: KMU, KMU+ oder Enterprise.

Anbieter-Funktionslisten sehen sich erstaunlich ähnlich, weshalb ein zeilenweiser Vergleich die Kandidaten selten trennt. Eine kleine Auswahl an Funktionen entscheidet darüber, ob das System vor Ort funktioniert.

1. Scan-Validierung bei jeder Aktion. Wenn eine Aktion ohne Scan bestätigt werden kann, wird sie es auch, und Ihre Genauigkeit weist eine Lücke auf.
2. Gesteuerte Kommissionierung mit Wegoptimierung. Das System entscheidet über die Reihenfolge. Der Laufweg ist der größte Einzelkostenfaktor bei den meisten Kommissioniervorgängen.
3. Regelbasierte Zuordnung. Welcher Bestand welcher Bestellung zugewiesen wird, pro Kanal, pro Priorität – ohne menschliches Eingreifen.
4. Chargen-, Serien- und Verfallsdatum-Verfolgung, wo Ihr Sektor dies erfordert, und zwar zwingend statt optional.
5. Vorgefertigte Konnektoren zu Ihrem ERP, Ihren Kanälen und Ihren Spediteuren. Jeder Konnektor, den Sie selbst entwickeln müssen, ist ein Projekt mit einem Wartungsaufwand.
6. Prozessänderungen ohne Entwicklung. Die Fähigkeit, einen Flow selbst als Konfiguration zu ändern, ist die Funktion, die Ihre Betriebskosten in drei Jahren bestimmt.

Die vollständige Funktionsliste finden Sie in der Funktionsübersicht, und die Plattform selbst wird unter Lagerverwaltung und Auftragsverwaltung beschrieben.

Konfiguration oder kundenspezifische Entwicklung

Dies ist die folgenreichste Frage bei jeder Auswahl, und es lohnt sich, sie in jeder Demo und bei jeder gewünschten Abweichung zu stellen. Ein konfiguriertes WMS geht in Wochen live, und eine Prozessänderung ist eine Einstellung. Ein programmiertes System dauert Quartale, und jede Änderung danach ist ein weiteres Projekt mit einem Kostenvoranschlag. BizBloqs bietet Lager- und Auftragsverwaltung als Dienstleistung an – Business Process as a Service – wobei Prozesse konfiguriert und nicht entwickelt werden.

Der Business Case für ein WMS dreht sich selten um Softwarekosten. Es geht um Kommissionierstunden, die Bearbeitung von Fehlkommissionierungen, Lagergenauigkeit, Sicherheitspuffer und die Überstunden, die Sie in Spitzenzeiten nicht mehr benötigen. Das sind Ihre Zahlen, nicht unsere, daher besteht der ehrliche Weg, einen Return zu präsentieren, darin, Sie diese eingeben zu lassen.

Der Rechner unten läuft mit Ihren eigenen Mengen und zeigt die Amortisation in Monaten, in Euro oder Dollar an. Es wird nichts gesendet, bevor Sie sich entscheiden, die Zusammenfassung anzufordern.

Die Preisgestaltung eines WMS hat drei Komponenten, und Anbieter unterscheiden sich hauptsächlich darin, wie viel von der dritten Komponente sie verbergen. Es gibt ein wiederkehrendes Abonnement, das normalerweise von Nutzern, Standorten oder Volumen abhängt; eine einmalige Implementierungs- und Konfigurationsgebühr; und die späteren Änderung Kosten – was Sie jedes Mal zahlen, wenn ein Prozess angepasst werden muss. Diese dritte Komponente ist der Punkt, an dem ein günstig erscheinendes Angebot teuer wird, denn in einem kundenspezifisch entwickelten System ist jede Änderung ein neues Projekt.

Budgetieren Sie realistisch für Integrationen, Hardware (Scanner, Access Points, Etikettendrucker) und die interne Zeit, die Ihr Team für die Datenaufbereitung aufwenden wird. Ein WMS-Angebot, das diese Aspekte weglässt, ist kein niedrigerer Preis, sondern ein unvollständiger.

Vollständige Aufschlüsselung mit den Fragen, die Sie einem Anbieter zu jeder Position stellen sollten: WMS-Kosten.

Die meisten fehlgeschlagenen Auswahlen gehen schief, bevor ein Anbieter kontaktiert wird, weil die Anforderungen als Feature-Liste anstatt als Beschreibung der tatsächlich ablaufenden Prozesse verfasst wurden. Beginnen Sie mit Ihren eigenen Prozessen: Erfassen Sie die, die Ihnen heute Schwierigkeiten bereiten, quantifizieren Sie sie und bewerten Sie Anbieter danach, ob sie diese Abläufe als Konfiguration ausführen können.

• Bewerten Sie nach Ihren Abläufen, nicht nach einer generischen Anforderungsmatrix.
• Führen Sie die Demo mit Ihren eigenen Artikeldaten und Ihren eigenen Bestellungen durch, nicht mit dem Demo-Datensatz des Anbieters.
• Fragen Sie bei jeder gewünschten Abweichung: Konfiguration oder Entwicklung?
• Überprüfen Sie den Konnektor zu Ihrer spezifischen ERP-Version, nicht zur Produktfamilie.
• Fragen Sie, was eine Prozessänderung im zweiten Jahr kostet.
• Sprechen Sie mit einer Referenz in Ihrer Branche, in Ihrer Größenordnung.

Side-by-Side-Methode und Bewertungsmodell: WMS-Software vergleichen. Strukturierte Anforderungsliste zum Durcharbeiten: WMS-Auswahl-Checkliste.

Eine konfigurierte Implementierung folgt unabhängig von der Größe dem gleichen Muster; was sich ändert, ist die Dauer jeder Phase, nicht welche Phasen existieren. Der Reihe nach: Prozessanalyse, Konfiguration, Integration, Datenmigration und -bereinigung, Testen mit realen Aufträgen, Key-User-Schulung und ein kontrollierter Go-Live mit Hypercare.

Zwei Phasen bestimmen das Datum. Die Datenqualität ist die erste – Artikelstammdaten, Dimensionen, Lagerorte und Lagerbestände sind fast immer schlechter als angenommen, und deren Bereinigung ist Ihre Aufgabe, nicht die des Anbieters. Die Integration ist die zweite, besonders wenn ein ERP älter ist oder angepasst wurde. Beides lässt sich nicht durch nachträgliches Hinzufügen von Personal lösen.

Phasenweiser Plan, mit dem, was Sie besitzen, und dem, was der Anbieter besitzt: WMS-Implementierung.

Ein WMS liefert nur dann Ergebnisse, wenn es im Fluss und nicht daneben angesiedelt ist. In der Praxis bedeutet das einen bidirektionalen Austausch mit Ihrem ERP – Artikeldaten, Bestellungen, Verkaufsaufträge und Bestandskorrekturen nach unten; Wareneingänge, Kommissionierungen, Lieferungen und Anpassungen nach oben – plus Kanal- und Spediteurverbindungen, sodass nichts doppelt eingegeben werden muss.

BizBloqs unterhält vorgefertigte Verbindungen über die ERP-, E-Commerce-, PIM-, Spediteur- und Prognoselandschaft hinweg. Eine Auswahl:

• ERP und Finanzen — Exact Online, Business Central, SAP Business One, Sage, Uniconta, AFAS, King.
• E-Commerce und Marktplätze — Shopify, Magento, WooCommerce, Shopware, ChannelEngine, Channable.
• Spediteure und Versand — Sendcloud, nShift, DeliveryMatch, ShippyPro.
• Planung und Prognose — Optiply, Slimstock.

Die vollständige Liste finden Sie auf der Integrationsseite und in der Partnerübersicht.

Der Kernprozess ist überall derselbe; die Einschränkungen sind es nicht. Lebensmittel und Pharma werden von Chargen, Verfallsdaten und Rückverfolgbarkeit bestimmt. Mode wird von Größen- und Farbvarianten sowie von Retourenquoten bestimmt. Der technische Großhandel wird von Seriennummern und Long-Tail-SKUs bestimmt. Die E-Commerce-Abwicklung wird von Spitzenzeiten und Same-Day-Cut-offs bestimmt. 3PL wird von der Kundentrennung und der Abrechnung bestimmt.

Branchespezifische Details, einschließlich der typischerweise zu konfigurierenden Abläufe, finden Sie in der Branchenübersicht.

Drei Wege, je nachdem, wie weit Sie fortgeschritten sind. Wenn Sie das Problem noch umreißen, rechnen Sie Ihre eigenen Zahlen mit dem obigen Rechner durch. Wenn Sie Anforderungen erstellen, arbeiten Sie die Auswahl-Checkliste durch. Wenn Sie die Plattform mit Ihren eigenen Aufträgen in Aktion sehen möchten, buchen Sie eine Arbeitssitzung – dreißig Minuten, Ihr Ablauf, keine Folienpräsentation.