Wat is het verschil tussen VMI en consignatievoorraad?

Het verschil zit in het eigendom. Bij VMI is de voorraad van de klant. Bij consignatievoorraad blijft de voorraad van de leverancier tot de klant hem verbruikt, en factureert de leverancier alleen wat verbruikt is.

Hoe ziet een leverancier de voorraad bij de klant?

De klant scant goederen in en uit met een scanner die de leverancier verstrekt, inclusief batchnummer en houdbaarheidsdatum. BizBloqs houdt daarmee de voorraad per klantlocatie bij, met bestelniveaus en waarschuwingen voor goederen die bijna verlopen. Daar is geen EDI voor nodig. Werken jij en je klant met verschillende systemen, dan kan VMI ook samen met EDI werken.

Wat gebeurt er met VMI-voorraad bij een terugroepactie?

Je blokkeert de betreffende batch in BizBloqs. Een geblokkeerde batch kan niet meer gebruikt worden, en je ziet bij welke klantlocaties die batch nog op voorraad staat.

Kun je medicijnverpakkingen scannen voor VMI?

Ja. BizBloqs leest GS1 DataMatrix en andere 2D-codes, ook als er meerdere gegevens in één code staan. Zo leg je met één scan het batchnummer en de vervaldatum vast.

Vendor managed inventory: voorraad bij je klant op peil, met batch en THT

In het kort

Bij vendor managed inventory is de voorraad van je klant; jij als leverancier zorgt dat die op het juiste niveau blijft.
Je klanten krijgen van jou scanners en scannen voorraad in en uit, met batchnummer en houdbaarheidsdatum.
BizBloqs beheert de voorraad per klantlocatie met bestelniveaus, waarschuwingen voor houdbaarheid en het blokkeren van batches.
Een geblokkeerde batch kan niet meer gebruikt worden; dat telt bij een terugroepactie.
VMI is een module: niet in mkb, vanaf mkb+ tegen betaling plus configuratie, in Enterprise inbegrepen met betaalde configuratie.

Voor wie

Voor leveranciers en groothandels die voorraad bij hun klanten op peil houden en batch en houdbaarheid moeten volgen, bijvoorbeeld in de farmacie of medische hulpmiddelen. Blijft de voorraad van jou tot je klant hem verbruikt, lees dan over consignatievoorraad.

Een leverancier van infuusmateriaal belt elke maandag twaalf klinieken om te vragen wat er nog op de plank ligt. De helft weet het niet precies, één kliniek heeft drie dozen die volgende week verlopen en een andere staat al sinds vrijdag droog. Vendor managed inventory draait die verhouding om. Jij kijkt zelf naar de voorraad bij je klant en vult aan voordat het schap leeg is.

Wat is vendor managed inventory?

Vendor managed inventory (VMI) betekent letterlijk: voorraad die door de leverancier wordt beheerd. De goederen liggen bij je klant en zijn ook van je klant, want die heeft ze gekocht. Het bewaken van het niveau, het aanvullen en het opletten op houdbaarheid neem jij als leverancier over.

Voor je klant scheelt dat werk. Niemand hoeft nog te tellen, bestellijstjes te maken of te ontdekken dat er een verlopen doos achter in de kast staat. Voor jou levert het voorspelbaarheid op. Je ziet aankomen wanneer een locatie moet worden aangevuld en kunt routes en leveringen daarop plannen in plaats van op losse spoedbestellingen te reageren.

In de praktijk wordt de term „vmi logistiek" vaak gebruikt voor de hele keten eromheen: zicht op de voorraad bij de klant, het aanvullen en het transport. Of het werkt, hangt af van één ding. Je moet betrouwbaar weten wat er bij je klant ligt, tot op het batchnummer.

VMI of consignatievoorraad?

De twee worden vaak door elkaar gehaald, en het verschil zit in het eigendom. Bij VMI is de voorraad van je klant. Bij consignatievoorraad blijft de voorraad van jou als leverancier totdat je klant hem verbruikt, en factureer je alleen wat verbruikt is. Dat verschil bepaalt wie het risico draagt op verlopen of beschadigde goederen, en hoe je factureert. De dagelijkse handelingen lijken op elkaar: scannen bij de klant, bewaken en aanvullen.

Hoe VMI werkt in BizBloqs

VMI is een module bovenop het voorraadbeheersysteem van BizBloqs. Je beheert er niet alleen je eigen magazijn mee, maar ook de voorraad die bij je klanten staat.

Scannen bij de klant

Jij geeft je klanten scanners. Bij ontvangst scant de klant de goederen in, bij verbruik scant hij ze uit. Elke scan legt het artikel, het batchnummer en de houdbaarheidsdatum vast. Zo weet je per klantlocatie wat er ligt, van welke batch het komt en wanneer het verloopt.

Voor medicijnen gaat dat met één scan. Sinds februari 2019 moet op de verpakking van receptgeneesmiddelen in de EU een 2D-code staan met productcode, serienummer, batchnummer en vervaldatum (Falsified Medicines Directive, Verordening (EU) 2016/161). BizBloqs leest GS1 DataMatrix en andere complexe 2D-codes, ook als er meerdere gegevens of serienummers in één code zitten. De verpleegkundige die een doos uit de kast pakt, scant één keer en de juiste batch en vervaldatum staan in het systeem. Bij levensmiddelen gaat het om de THT; het principe is hetzelfde.

Bestelniveaus per klantlocatie

Per artikel en per klantlocatie stel je een bestelniveau in. Zakt de voorraad daaronder, dan zie je dat en kun je aanvullen voordat het op is. Een kliniek die veel verbruikt krijgt een hoger niveau dan een kleine praktijk met af en toe een behandeling. Na een paar weken zie je aan het verbruik vaak al of een niveau te krap of te ruim staat.

Waarschuwingen voor houdbaarheid

Goederen die bijna verlopen, krijgen een waarschuwing. Dan heb je nog tijd om iets te doen: de doos ruilen, hem verplaatsen naar een klant die sneller verbruikt, of je klant vragen die eerst te gebruiken. Wat het eerst verloopt gaat het eerst de deur uit; dat heet FEFO, en dat principe hanteert BizBloqs ook in je eigen magazijn.

Een batch blokkeren bij een terugroepactie

Komt er een terugroepactie, dan blokkeer je de batch in BizBloqs. Een geblokkeerde batch kan niet meer gebruikt worden. Omdat elke scan het batchnummer meeneemt, zie je bij welke klantlocaties die batch nog op de plank staat. Je weet dus wie je moet bellen en wat er opgehaald moet worden, in plaats van alle klanten een algemene mail te sturen.

In de farmacie is dat geen detail. Terugroepacties van geneesmiddelen in Nederland staan onder toezicht van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), en een leverancier moet snel kunnen aantonen waar een batch is gebleven.

Waar VMI in gebruik is

De VMI-module draait onder meer bij leveranciers in de farmacie, waar batch, vervaldatum en terugroepacties dagelijkse kost zijn. Meer over die sector lees je op de pagina over farma logistiek.

Hetzelfde patroon past ook buiten de farmacie. Denk aan een leverancier van medische disposables bij huisartsenposten, een groothandel in laboratoriumbenodigdheden met vaste klanten in heel Nederland en Vlaanderen, of een producent van voedingssupplementen die schappen bij zijn afnemers bijhoudt. Steeds gaat het om voorraad die van de klant is, maar die jij beter kunt bewaken dan de klant zelf.

Wat je nodig hebt

VMI werkt binnen dezelfde omgeving als je eigen magazijn. Je gebruikt dus de wms software van BizBloqs voor je eigen voorraad en voegt de VMI-module toe voor de voorraad bij je klanten. Je ERP en andere systemen koppel je via de integratielaag van BizBloqs, net als bij de rest van het WMS.

Voor VMI heb je geen EDI nodig. De scans bij je klant komen rechtstreeks in BizBloqs binnen, dus ook een klant zonder eigen EDI-aansluiting kan meedoen. Werken jij en je klant met verschillende systemen, bijvoorbeeld omdat een ziekenhuisgroep zijn eigen inkoopsysteem heeft, dan kan VMI ook samen met een EDI-koppeling werken.

Een paar punten om vooraf te regelen:

Scanners: voor elke scanner die tegelijk in gebruik is, heb je een scannerlicentie nodig. Plan dus hoeveel klantlocaties tegelijk scannen.
Artikelgegevens: artikelen moeten een herkenbare barcode hebben, liefst met batchnummer en houdbaarheidsdatum in de code.
Afspraken met je klant: wie scant bij ontvangst, wie scant bij verbruik, en wat gebeurt er als een scan vergeten wordt.
Bestelniveaus: begin met een redelijke schatting per locatie en stel bij op basis van het werkelijke verbruik.

In welk pakket?

VMI is een module. In mkb zijn geen modules beschikbaar. Vanaf mkb+ neem je de module af tegen betaling plus configuratie. In Enterprise zijn alle modules inbegrepen en betaal je alleen de configuratie. De licenties worden maandelijks gefactureerd; afhankelijk van het pakket kan er een eenmalige investering bij komen.

Zelf zien hoe het werkt?

Neem één klantlocatie en de artikellijst die daar ligt mee naar een demo. Dan laten we zien hoe je die locatie inricht, hoe een scan met batch en vervaldatum binnenkomt en hoe een batchblokkade eruitziet. Je kunt direct een demo inplannen.

Wat is vendor managed inventory?: Bij vendor managed inventory (VMI) beheert de leverancier de voorraad bij zijn klant. De voorraad is van de klant, maar de leverancier bewaakt het niveau en vult aan voordat het schap leeg is.
Wat is het verschil tussen VMI en consignatievoorraad?: Het verschil zit in het eigendom. Bij VMI is de voorraad van de klant. Bij consignatievoorraad blijft de voorraad van de leverancier tot de klant hem verbruikt, en factureert de leverancier alleen wat verbruikt is.
Hoe ziet een leverancier de voorraad bij de klant?: De klant scant goederen in en uit met een scanner die de leverancier verstrekt, inclusief batchnummer en houdbaarheidsdatum. BizBloqs houdt daarmee de voorraad per klantlocatie bij, met bestelniveaus en waarschuwingen voor goederen die bijna verlopen. Daar is geen EDI voor nodig. Werken jij en je klant met verschillende systemen, dan kan VMI ook samen met EDI werken.
Wat gebeurt er met VMI-voorraad bij een terugroepactie?: Je blokkeert de betreffende batch in BizBloqs. Een geblokkeerde batch kan niet meer gebruikt worden, en je ziet bij welke klantlocaties die batch nog op voorraad staat.
Kun je medicijnverpakkingen scannen voor VMI?: Ja. BizBloqs leest GS1 DataMatrix en andere 2D-codes, ook als er meerdere gegevens in één code staan. Zo leg je met één scan het batchnummer en de vervaldatum vast.
In welk BizBloqs-pakket zit vendor managed inventory?: VMI is een module. In mkb zijn geen modules beschikbaar. Vanaf mkb+ neem je de module af tegen betaling plus configuratie; in Enterprise zit hij erbij en betaal je de configuratie.