Wat is consignatievoorraad?

Voorraad die een leverancier bij zijn klant neerzet en die eigendom van de leverancier blijft tot de klant hem verbruikt. De klant betaalt alleen wat hij gebruikt heeft.

Wat is het verschil tussen consignatie en consignatievoorraad?

Met consignatie bedoelen veel mensen verkoop in commissie: iemand verkoopt jouw goederen namens jou, bijvoorbeeld een winkel die tweedehands spullen verkoopt. Consignatievoorraad gaat over voorraad van de leverancier op de locatie van een zakelijke klant, die pas wordt afgerekend als hij verbruikt is.

Wat is het verschil tussen consignatievoorraad en vendor managed inventory?

Bij consignatievoorraad blijft de voorraad van de leverancier tot hij verbruikt is. Bij vendor managed inventory is de voorraad van de klant en zorgt de leverancier dat het niveau klopt.

Hoe wordt het verbruik geregistreerd?

De klant scant zelf wat hij uit de voorraad pakt, of de vertegenwoordiger van de leverancier legt het verbruik vast tijdens een bezoek en vult meteen aan. Je kunt per klant de manier kiezen die past. Het vastgelegde verbruik gaat via de integratielaag naar je ERP, als basis voor de factuur.

Wanneer boek je de verkoop van consignatievoorraad?

Dat hangt af van je afspraken met de klant, je boekhoudregels en de btw-regels. Daar geeft deze pagina geen advies over; bespreek het met je accountant of fiscalist. BizBloqs zorgt dat je precies weet wat er verbruikt is.

Consignatievoorraad: jouw voorraad bij de klant, en je factureert alleen wat verbruikt is

In het kort

Consignatievoorraad is voorraad die bij je klant staat maar van jou blijft, de leverancier, tot de klant hem verbruikt.
Je factureert alleen wat verbruikt is, niet wat je hebt afgeleverd en ook geen schatting.
Het verbruik leg je op twee manieren vast: de klant scant zelf wat hij pakt, of jouw vertegenwoordiger telt en vult aan tijdens zijn bezoek.
Typische plekken zijn verkoopautomaten, onbemande winkels en de zorg en farmacie.
Bij BizBloqs is consignatie een betaalde module, beschikbaar vanaf mkb+ en inbegrepen bij Enterprise.

Voor wie

Voor leveranciers, groothandels en producenten die hun producten bij klanten neerzetten en pas betaald worden als er iets gebruikt is, en die nu met lijstjes, foto's of telformulieren werken. Verkoop je alleen tegen vaste orders en levert je klant zelf zijn bestellingen aan, dan heb je deze module niet nodig.

Wat consignatievoorraad is, en wat het niet is

Een leverancier van verbandmiddelen zet een kast vol producten in een kliniek. De kliniek pakt wat ze nodig heeft. Pas wat eruit gaat, wordt betaald. Tot dat moment is de voorraad in die kast nog van de leverancier. Dat is consignatievoorraad: voorraad van de leverancier, op de locatie van de klant, die pas wordt afgerekend als hij verbruikt is.

Wie alleen op „consignatie" zoekt, komt vaak iets anders tegen. In het dagelijks spraakgebruik betekent consignatie meestal verkoop in commissie: een winkel verkoopt jouw spullen namens jou en houdt een deel van de opbrengst. Denk aan een tweedehandswinkel of een galerie. Daar gaat deze pagina niet over. Hier gaat het om zakelijke leveringen, waarbij een leverancier zijn eigen voorraad bij een klant neerzet en het verbruik bijhoudt.

De klant hoeft geen voorraad vooraf te kopen en heeft het product toch direct bij de hand. Jij als leverancier krijgt een vaste plek op de vloer van je klant. Daar staat tegenover dat je voorraad buiten je eigen magazijn hebt, op plekken waar je niet dagelijks komt. Zonder goede registratie weet je niet wat er nog ligt, wat er weg is en wat je mag factureren.

Twee manieren om het verbruik vast te leggen

De kern van consignatievoorraad is het moment van verbruik. Dat moment bepaalt wat je factureert. BizBloqs kent twee manieren om het vast te leggen, en je kunt per klant kiezen.

De klant scant zelf. De klant scant met een scanner wat hij uit de voorraad pakt. Een werkplaats van een installatiebedrijf scant bijvoorbeeld elke doos fittingen die een monteur meeneemt. Het verbruik staat direct in het systeem, ook als jouw vertegenwoordiger pas over twee weken langskomt. Dit werkt goed bij klanten met vaste medewerkers die het scannen in hun routine opnemen.

Jouw vertegenwoordiger legt het vast. Je vertegenwoordiger bezoekt de klant, telt wat er nog staat, legt het verbruik vast en vult meteen aan. Bij een verkoopautomaat of een onbemande winkel in een kantoorgebouw is dit vaak de enige praktische weg. Daar staat niemand van de klant die zelf iets scant. De bezoekronde wordt zo het moment waarop verbruik, aanvullen en factuur samenkomen.

In beide gevallen scan je op artikelniveau. De meeste producten hebben al een GTIN, de artikelcode van GS1 die in de streepjescode zit. Voor geneesmiddelen schrijft de Europese regelgeving tegen vervalsing een 2D-code voor, een GS1 DataMatrix met productcode, serienummer, batchnummer en uiterste gebruiksdatum in één code. BizBloqs leest zulke complexe 2D-codes, ook met meerdere serienummers in één code. Wat je scant, ligt dus vast tot op het niveau dat je klant en je toezichthouder verwachten.

Alleen het verbruik factureren

Bij gewone levering factureer je wat je verstuurt. Bij consignatievoorraad werkt dat niet. Wat je in de kast bij de klant zet, is nog niet verkocht. Pas als het verbruikt is, ontstaat er iets om te factureren.

In de praktijk gaat dat vaak mis. Een vertegenwoordiger schrijft het verbruik op papier, de binnendienst typt het over en ergens verdwijnt een regel. Het gevolg is gedoe met creditnota's en een klant die aan je cijfers gaat twijfelen.

Met de module factureer je alleen wat als verbruik is vastgelegd. Dat verbruik gaat via de integratielaag van BizBloqs naar je ERP, bijvoorbeeld Exact Online of AFAS, en vormt daar de basis voor de factuur. Niemand hoeft nog telformulieren over te typen. Hoe die koppeling met jouw ERP loopt, lees je bij koppelingen. Wanneer je de verkoop boekt en hoe je met de btw omgaat, hangt af van je afspraken en van de regels die voor jou gelden. Daar geven we geen advies over. Bespreek dat met je accountant of fiscalist. Wat BizBloqs wel doet, is zorgen dat je precies weet wat er verbruikt is.

Waar consignatievoorraad wordt gebruikt

Verkoopautomaten. Een exploitant van automaten met snacks, drank of persoonlijke beschermingsmiddelen in fabrieken en distributiecentra. De inhoud blijft van de exploitant tot iemand iets uit de automaat haalt.

Onbemande winkels. Een wandschap of een klein winkeltje in een kantoor, een campus of een bedrijfspand, zonder vaste bediening. De leverancier vult aan en rekent af op basis van wat er weg is.

Zorg en farmacie. Een leverancier van medische hulpmiddelen of geneesmiddelen zet voorraad in een ziekenhuis, kliniek of praktijk. Juist hier tellen batchnummer en houdbaarheidsdatum mee, want bij een terugroepactie wil je weten welke batch bij welke klant ligt. In de consignatiemodule leg je beide vast, net als in je eigen magazijn, en blokkeer je een batch die niet meer gebruikt mag worden. Bij voedingsmiddelen heet die datum de THT, de tenminste houdbaar tot-datum. Voor medische hulpmiddelen vraagt de Europese MDR bovendien een UDI, een uniek identificatiekenmerk op het product.

Technische groothandel. Een groothandel in bevestigingsmaterialen of verbruiksartikelen zet een stelling bij een productiebedrijf of installateur. De monteurs pakken wat ze nodig hebben en de groothandel factureert per periode het verbruik.

Het verschil met vendor managed inventory

Consignatievoorraad wordt vaak in één adem genoemd met vendor managed inventory, en de twee lijken ook op elkaar. In beide gevallen staat er voorraad bij de klant en houdt de leverancier die bij. Het verschil zit in het eigendom.

Bij consignatievoorraad blijft de voorraad van jou, de leverancier, tot hij verbruikt is. Je factureert het verbruik. Bij vendor managed inventory is de voorraad van de klant zodra hij geleverd is, en zorg jij als leverancier dat het niveau klopt. Je factureert dan wat je levert.

Wil de klant pas betalen bij gebruik, dan is het consignatie. Wil hij de voorraad zelf bezitten en het bijbestellen aan jou overlaten, dan is het vendor managed inventory. BizBloqs heeft voor beide een eigen module.

Hoe de module in BizBloqs past

De consignatiemodule draait op dezelfde wms software waarmee je je eigen magazijn beheert. De voorraad die je bij klanten neerzet, komt uit je magazijn en blijft in hetzelfde systeem zichtbaar. Per klantlocatie zie je een actueel voorraadoverzicht: wat er staat, wat er verbruikt is en welk bestelniveau voor die locatie geldt. Zakt een artikel bij een kliniek onder dat niveau, dan zie je dat voordat je vertegenwoordiger op pad gaat, en neemt hij de juiste aanvulling mee. Je medewerkers en vertegenwoordigers werken met dezelfde scanners en dezelfde schermen die ze al kennen. De BizBloqs WMS-app staat in Google Play en de App Store.

Consignatie is een module, en modules zijn niet voor elk pakket beschikbaar. Bij mkb zijn er geen modules. Vanaf mkb+ neem je de module tegen betaling af, plus configuratie. Bij Enterprise zitten alle modules in het pakket en betaal je alleen de configuratie. Wie zijn klanten ook scanners geeft, heeft daarvoor scannerlicenties nodig: één per scanner die tegelijk in gebruik is.

Configuratie betekent hier dat BizBloqs de stroom inricht zoals jij met je klanten werkt, zonder te programmeren. Scant de ene klant zelf en komt bij de andere de vertegenwoordiger langs, dan richt je beide stromen naast elkaar in. Welke andere functies je daarbij gebruikt, zoals FEFO-picking bij het aanvullen, bepaal je per situatie.

Zet je producten bij klanten neer en wil je zien hoe dat verbruik in BizBloqs loopt? Plan een demo in en neem één concrete klantsituatie mee. Dan laten we zien hoe scannen, aanvullen en het verbruik voor de factuur voor jou zouden werken.

Wat is consignatievoorraad?: Voorraad die een leverancier bij zijn klant neerzet en die eigendom van de leverancier blijft tot de klant hem verbruikt. De klant betaalt alleen wat hij gebruikt heeft.
Wat is het verschil tussen consignatie en consignatievoorraad?: Met consignatie bedoelen veel mensen verkoop in commissie: iemand verkoopt jouw goederen namens jou, bijvoorbeeld een winkel die tweedehands spullen verkoopt. Consignatievoorraad gaat over voorraad van de leverancier op de locatie van een zakelijke klant, die pas wordt afgerekend als hij verbruikt is.
Wat is het verschil tussen consignatievoorraad en vendor managed inventory?: Bij consignatievoorraad blijft de voorraad van de leverancier tot hij verbruikt is. Bij vendor managed inventory is de voorraad van de klant en zorgt de leverancier dat het niveau klopt.
Hoe wordt het verbruik geregistreerd?: De klant scant zelf wat hij uit de voorraad pakt, of de vertegenwoordiger van de leverancier legt het verbruik vast tijdens een bezoek en vult meteen aan. Je kunt per klant de manier kiezen die past. Het vastgelegde verbruik gaat via de integratielaag naar je ERP, als basis voor de factuur.
Wanneer boek je de verkoop van consignatievoorraad?: Dat hangt af van je afspraken met de klant, je boekhoudregels en de btw-regels. Daar geeft deze pagina geen advies over; bespreek het met je accountant of fiscalist. BizBloqs zorgt dat je precies weet wat er verbruikt is.
Welk BizBloqs-pakket heb je nodig voor consignatievoorraad?: Consignatie is een module. Bij mkb zijn geen modules beschikbaar. Vanaf mkb+ neem je de module tegen betaling af, plus configuratie. Bij Enterprise zitten alle modules in het pakket en betaal je alleen de configuratie.