Magazijnbeheer: taken, processen en KPI's voor het mkb

Wat is magazijnbeheer?

Magazijnbeheer zorgt ervoor dat je op elk moment weet wat er ligt, waar het ligt en wat eruit moet. Je bepaalt hoe goederen binnenkomen, waar ze komen te liggen, in welke volgorde ze eruit gaan en wat er met een retour gebeurt, en je legt bij elke stap vast wat er werkelijk gebeurd is. Voorraadbeheer is daarvan te onderscheiden: dat gaat over hoeveel je hebt en wanneer je moet bijbestellen. Magazijnbeheer gaat over de vloer, en een voorraadcijfer dat klopt, volgt daaruit.

Wat zijn de taken van een magazijnbeheerder?

Een magazijnbeheerder bewaakt dat het werk op de vloer volgens de afspraken verloopt. Dat betekent de locatie-indeling onderhouden, ontvangst en verzending plannen, aanvullen en tellen organiseren, retouren afhandelen en de cijfers volgen. De titel verschilt per bedrijf, bijvoorbeeld magazijnchef of teamleider magazijn. In veel mkb-bedrijven zitten de afspraken in het hoofd van één ervaren medewerker, en dat gaat goed tot die persoon op vakantie is of de week voor Sinterklaas ziek wordt.

Welke software is geschikt voor magazijnbeheer?

Geschikte software legt vast waar goederen liggen, laat elke handeling bevestigen met een scan en stuurt je medewerkers naar de juiste plek. Een spreadsheet of de voorraadmodule van je ERP weet hoeveel er is, maar meestal niet waar het ligt en wie het pakte. Software met die functies heet een WMS, een warehouse management systeem. Wat je bij de keuze moet vragen, lees je bij software voor magazijnbeheer. Hoe zo'n systeem werkt, staat bij wms systeem.

Magazijnbeheer in zes processen

Elk proces hieronder heeft een regel en een registratie. De regel zegt wat er moet gebeuren, de registratie legt vast wat er gebeurd is. Pas als die twee samenvallen, beheer je je magazijn in plaats van dat je het bijhoudt.

Ontvangst: van dock naar plek

Een pallet komt binnen en je controleert hem tegen de inkooporder. Het gevaarlijke moment is wat daarna komt: de pallet blijft een middag op de ontvangstzone staan, het systeem denkt dat je 40 stuks hebt en in het schap liggen er 12. Zet goederen daarom direct weg en boek ze op de plek waar ze komen te liggen. Dit proces heet ontvangst van goederen, het wegzetten heet inslag.

Een pallet met een SSCC-label gaat sneller. Dat is een 18-cijferige GS1-code (application identifier 00) die de hele pallet identificeert, zodat je met één scan de inhoud aan de pakbon koppelt. BizBloqs maakt SSCC-labels voor pallets met één artikel en voor gemengde pallets, en stuurt je medewerker bij het wegzetten naar de juiste locatie.

Opslag: een plek voor alles

Alles begint met adressen. Deel je magazijn in zones, bijvoorbeeld ontvangst, opslag, uitgaand en retour, de zones in gangen en de gangen in locaties. Geef elke locatie één unieke naam, zoals B-04-02 voor gang B, stelling 4, niveau 2. Dat is je locatiestructuur. In BizBloqs bouw je die op als een boom zonder vaste diepte, en de enige regel is dat elke naam uniek is. De pickvolgorde kan artikeleigenschappen volgen, zodat zware dozen onderop komen en breekbare artikelen bovenop.

Niet elk artikel verdient een plek op heuphoogte bij de inpaktafel. Zet je artikelen op volgorde van het aantal pickregels, dan blijkt meestal dat een klein deel van het assortiment het grootste deel van het werk veroorzaakt. Die snellopers krijgen de beste plekken, de langzame artikelen gaan naar boven of achterin. Die indeling heet ABC-analyse en het toewijzen van plekken op basis daarvan slotting. Herhaal de analyse per seizoen, want het assortiment voor Black Friday is een ander dan dat in maart.

Picken: de juiste partij, een gevulde plek

Bij het orderpicken loopt je medewerker een route langs de locaties. Een goede volgorde scheelt looptijd, en een scan per pick voorkomt dat het verkeerde artikel in de doos komt. BizBloqs stuurt het werk op elk pakket met begeleid picken en een vaste pickvolgorde. Wave picking en batch picking, waarbij je orders bundelt en in rondes vrijgeeft, komen vanaf mkb+.

Twee afspraken bepalen of de pick goed gaat. De eerste is welke partij eerst weggaat. Bij goederen zonder houdbaarheid gaat meestal wat het eerst binnenkwam het eerst weg, dat heet FIFO. Bij levensmiddelen en cosmetica gaat de partij met de vroegste houdbaarheidsdatum eerst, ook als een nieuwere partij voor ligt, en dat heet FEFO. BizBloqs kiest de partij volgens FEFO, FIFO of LIFO, het verschil tussen THT en TGT staat onder de veelgestelde vragen. De tweede afspraak is aanvullen. Geef elke pickplek een minimum en een maximum, zodat iemand aanvult vanuit de bulk voordat de plek leeg is. Een picker die voor een lege plek staat, verliest tijd en vaak de order. Het vakwoord is replenishment, en BizBloqs geeft een aanvulsignaal.

Verzenden: vóór de cut-off de deur uit

De orders zijn gepickt en ingepakt. Nu telt de tijd: de vervoerder haalt op, en alles wat na de cut-off klaarstaat, gaat een dag later mee. In december, met Sinterklaas en de kerstpiek vlak na elkaar, is dat het moment waarop webwinkelklanten je afrekenen. Controleer bij verzending per order of de inhoud overeenkomt met de order en of het label op het juiste collo zit. Pallets krijgen een SSCC-label. Vervoerders als PostNL, DHL en DPD sluit je aan via een verzendplatform, en de koppeling daarmee verzorgt BizBloqs.

Retouren: geen omgekeerde order

Een retour is geen order in omgekeerde richting. Je koppelt hem aan de oorspronkelijke verkoop, je beoordeelt hem en je beslist: terug in de voorraad, opknappen of afkeuren. Een webwinkel in kleding die retouren een week op een stapel laat liggen, verkoopt in die week maten die er niet zijn, en mist maten die er wel zijn. In BizBloqs boek je een retour tegen de oorspronkelijke order of als retourorder die je ter plekke aanmaakt, bijvoorbeeld voor een pakket dat niet bezorgd kon worden, en je beoordeelt hem aan de retourtafel. Het geheel heet retourverwerking.

Tellen: verschillen vinden zolang je de oorzaak weet

Tellen controleert of het systeem klopt met wat er ligt, bij een voorraadtelling per locatie. Eén keer per jaar alles tellen is het minimum en legt je magazijn dagenlang stil. Beter is elke week een deel van de locaties tellen, waarbij je snellopers en dure artikelen vaker telt dan de rest. Heb je 600 locaties en tel je er elke week 30, dan heb je na 20 weken alles één keer gehad, en de A-artikelen vaker. Zo vind je een verschil terwijl je de oorzaak nog weet. Dat heet cyclisch tellen, en in BizBloqs is het een functie. Een lijst met voorraad zonder beweging (dode voorraad) laat zien wat al lang stilligt. Bewaar de telresultaten, want de voorraadadministratie valt onder de bewaarplicht van zeven jaar (artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen).

Vijf cijfers om je magazijn mee te sturen

Een slecht geleid magazijn kost geld zonder dat het opvalt. Het zit in een pick die opnieuw moet, in overuren op vrijdag, in een afboeking bij de jaartelling. Niemand ziet het op één dag, wel over een jaar. Je hebt geen twintig cijfers nodig. Vijf dekken de stroom die je hierboven las. Transport-KPI's zoals bezorgtijd vallen erbuiten. Voor een bredere lijst met begrippen en berekeningen zie je de logistieke prestatie-indicatoren op een rij.

Wat zijn de belangrijkste KPI's in een magazijn?

De voorbeelden zijn rekenvoorbeelden, geen normen. Welk percentage goed is, hangt af van je assortiment en je klanten.

Twee dingen maken deze cijfers bruikbaar. Het eerste is dat je ze per locatie en per orderregel telt, niet in totaal. Liggen er op B-04-02 tien stuks te weinig en op B-07-01 tien te veel, dan klopt je totaal, maar de picker die naar B-04-02 loopt, vindt een lege plek. En als die 6 foute regels uit het voorbeeld op 6 verschillende van 80 orders zitten, komen 74 van 80 orders foutloos de deur uit, 92,5 procent. De orderbetrouwbaarheid is op orderniveau dus lager dan op regelniveau. Strengere varianten, zoals het perfect-orderpercentage, vind je bij de logistieke prestatie-indicatoren. Het tweede is dat je bij elke afwijking de oorzaak noteert: verkeerd artikel, verkeerd aantal, ontbrekend of beschadigd. Een percentage zonder oorzaak kun je niet verbeteren.

Hoe bereken je voorraadnauwkeurigheid?

Tel een steekproef van locaties en vergelijk per locatie de getelde hoeveelheid met wat het systeem zegt. Het aandeel locaties waar die twee overeenkomen, is je voorraadnauwkeurigheid. Spreek vooraf af of je een kleine afwijking toestaat, en houd die afspraak elke week gelijk. Een groothandel in sanitair die elke maandag twintig locaties telt, weet na een kwartaal welke gangen problemen geven, en de oorzaak blijkt vaak dezelfde: een ontvangstpallet die niet direct is weggezet.

Hoe vaak moet je magazijn-KPI's meten?

Elke week, op dezelfde dag en met dezelfde definitie. Een maandcijfer is te grof om op te sturen en een dagcijfer schommelt te veel door toevallige pieken. Zet de weken onder elkaar en kijk naar de lijn. Neem twee magazijnen met dezelfde gemiddelde voorraadnauwkeurigheid. In het eerste wijkt het cijfer week na week een fractie af. In het tweede springt het op en neer, afhankelijk van wie er werkt. Het eerste heeft een proces dat je stap voor stap kunt verbeteren. Het tweede draait op een paar mensen, en dat merk je pas als een van hen ziek is in de drukste week van het jaar. Kijk bij op tijd verzonden ook naar de slechtste dag, want daar zit meestal het probleem. Daalt het aantal orderregels per uur, kijk dan eerst naar looproutes, lege pickplekken en verplaatste artikelen, en pas daarna naar de mensen.

Hoe betrouwbaar zijn je cijfers?

Dat hangt af van hoe je werk vastligt. Werk je op papier en uit het geheugen, dan meet je alleen wat iemand achteraf opschrijft. Houdt je ERP de voorraad bij, dan weet het hoeveel er is maar niet waar het ligt, en gebeuren boekingen aan een bureau, vaak uren na het werk. Bevestigt een scan elke stap op de vloer, dan ligt per handeling vast wie wat deed en wanneer, en weigert het systeem een verkeerd artikel. Het laatste niveau is een gekoppelde operatie, waarin orders uit je webshop automatisch binnenkomen en je per verkoopkanaal ziet wat je kunt leveren. Je hoeft niet in één keer naar het laatste niveau. Een stabiel scanniveau is meer waard dan een half ingerichte koppeling.

Wanneer heeft je bedrijf een WMS nodig?

Kijk naar de signalen, niet naar je omvang. Het werkoverleg gaat over de vraag of het voorraadcijfer klopt, in plaats van over wat je ermee doet. Pieken vang je op met meer mensen in plaats van met een snellere doorstroom. Nieuwe medewerkers hebben weken nodig voordat ze zelfstandig picken. Eén persoon weet waar alles ligt. Bij een klacht over een batch kun je niet binnen een uur zeggen welke klanten die batch kregen. In een spreadsheet komt daar nog bij dat niemand afdwingt dat de regel gevolgd wordt: er staat dat de oudste batch eerst moet, maar of de picker dat deed, controleert niemand.

Dan wordt het tijd om je regels in een wms systeem te zetten. De volgorde maakt het verschil: eerst een schone locatiestructuur en betrouwbare artikeldata, dan de kernstroom met scannen (ontvangen, opslaan, picken, verzenden), en pas daarna uitbreidingen zoals orders uit meerdere kanalen. BizBloqs is voor magazijnen waar handwerk en machines samenwerken. Een implementatie duurt 4 tot 12 weken, nieuwe medewerkers zijn dezelfde dag productief, de app staat in Google Play en de App Store en je data staat in Europa. Een audit trail legt vast wie wat deed en wanneer.

Welk pakket past, hangt af van wat je nodig hebt. Het mkb-pakket heeft geen modules en bevat de standaard: scangestuurd werk, begeleid picken en aanvulsignalen. Bij mkb+ voeg je tegen betaling modules en configuratie toe en komen wave picking, batch picking en voorraadzicht tussen je eigen magazijnen erbij. Enterprise heeft alle modules inbegrepen en je betaalt voor de configuratie. Gaat je bedrijf van het ene pakket naar het andere, dan is er geen migratie.

Zie het in je eigen magazijn

Wil je weten hoe je eigen processen er in BizBloqs uitzien, van ontvangst tot retour? Je kunt een demo plannen en je eigen cijfers meenemen.