Medtech logistiek: elk hulpmiddel terug te vinden, van stelling tot OK

Wat medtech logistiek anders maakt

Een distributeur van orthopedische implantaten in Utrecht levert aan twintig ziekenhuizen in Nederland en Vlaanderen. Een knieprothese bestaat in tientallen maten, en elk exemplaar heeft een eigen seriënummer. Een deel van de voorraad staat niet in het eigen magazijn maar in een kast op de OK, en de vertegenwoordiger rijdt rond met een kofferbak vol leensets. Als de fabrikant een batch terugroept, moet de distributeur binnen korte tijd weten waar elk stuk is.

Dat is geen keuze maar wet. Onder de Medical Device Regulation (EU 2017/745) draagt elk hulpmiddel een UDI. Die bestaat uit een vast deel per product, de UDI-DI, en een productiedeel met onder meer batchnummer, seriënummer en vervaldatum, de UDI-PI. Artikel 25 verplicht fabrikanten, importeurs en distributeurs om aan te kunnen geven aan wie ze hebben geleverd en van wie ze hebben gekocht, tien jaar lang en voor implantaten vijftien jaar. Voor implanteerbare hulpmiddelen van klasse III moet je de UDI zelf ook bewaren (artikel 27 lid 8).

In de praktijk gaat het vaak mis bij het overtypen. Een medewerker leest een batchnummer van de doos en tikt het in het ERP. Eén cijfer verkeerd en de hele keten klopt niet meer.

Scannen in plaats van overtypen

De UDI staat meestal in een GS1 DataMatrix. BizBloqs leest zulke 2D-codes in één scan, inclusief meerdere seriënummers in één code. Bij ontvangst scant de medewerker de doos en heeft het WMS het artikel, het batchnummer en de vervaldatum. Dat werkt met handscanners en met ring- en polsscanners, zodat de handen vrij blijven voor steriele verpakkingen. De scanner werkt in zes talen, handig als je vloerteam gemengd is.

Houdbaarheid en quarantaine

Steriele sets en implantaten hebben een vervaldatum. BizBloqs pickt op de vroegste vervaldatum eerst; dat heet FEFO. Wat het kortst houdbaar is, gaat als eerste de deur uit.

Locaties richt je in als een boom: magazijn, zones, gangen, locaties. Zonetypen zoals ontvangst, kwaliteit en uitgaand houden voorraad gescheiden. Een retourzending uit een ziekenhuis boek je af op de oorspronkelijke order en beoordeel je aan de retourtafel. Staat die nog in de kwaliteitszone, dan komt ze niet in een pickopdracht. Elke locatie kan eigen eigenschappen krijgen, zoals steriel, gekoeld of alleen voor leensets.

Consignatie en VMI bij ziekenhuizen

Veel medtechvoorraad is van de leverancier tot het moment van gebruik. De Consignment-module is daarvoor gemaakt. Je plaatst producten bij het ziekenhuis, het verbruik wordt gescand door de afdeling of door je vertegenwoordiger die ter plekke aanvult, en je factureert alleen wat verbruikt is.

Is het ziekenhuis eigenaar en houd jij de voorraad op peil, dan past de VMI-module. De klant scant in en uit met batchnummer en vervaldatum. Het platform bewaakt de bestelniveaus, waarschuwt voor naderende vervaldata en blokkeert een batch die niet meer gebruikt mag worden. Bij een terugroepactie is dat precies wat je nodig hebt.

Procedurepakketten, zoals een set voor een heupoperatie, stel je samen tijdens het picken of vooraf op voorraad.

Per pakket

Besteed je de opslag uit aan een logistiek dienstverlener, dan werkt die met de 3PL-module, die altijd apart wordt afgerekend.

Koppelingen en data

Alle koppelingen lopen via de eigen integratielaag van BizBloqs, met de wms software als basis: je ERP, EDI via Transus, vervoerders en webshops. Toegang regel je per rol, en je data staat in Europa. Andere sectoren vind je bij logistiek per branche.

Zie het met je eigen producten

Plan een wms demo en neem een doos met een UDI-label mee. Dan scannen we die samen.

Veelgestelde vragen

Wat is UDI en wat betekent het voor je magazijn? UDI is de unieke code op een medisch hulpmiddel onder de MDR, met een vast deel per product en een productiedeel met batchnummer, seriënummer en vervaldatum. BizBloqs leest die gegevens in één scan uit een GS1 DataMatrix.

Hoe voorkom je dat steriele producten verlopen? Door te picken op de vroegste vervaldatum eerst (FEFO).

Hoe beheer je consignatievoorraad in een ziekenhuis? Met de Consignment-module. Het verbruik wordt gescand en je factureert alleen wat gebruikt is.

Kan een leverancier de voorraad bij zijn klant beheren? Ja, met de VMI-module: bestelniveaus, vervalwaarschuwingen en batchblokkering.

Waar staan de gegevens van BizBloqs? In Europa, met toegang per rol en een audit trail.

Wat is UDI en wat betekent het voor je magazijn?

UDI is de unieke code op een medisch hulpmiddel onder de MDR. Hij bestaat uit een vast deel per product (UDI-DI) en een productiedeel met onder meer batchnummer, seriënummer en vervaldatum (UDI-PI). Je magazijn moet die gegevens kunnen lezen en vastleggen. BizBloqs leest ze in één scan uit een GS1 DataMatrix.

Hoe voorkom je dat steriele producten verlopen in het magazijn?

Door te picken op de vroegste vervaldatum eerst. Dat heet FEFO. BizBloqs stuurt de picker naar de locatie met de kortste houdbaarheid.

Hoe beheer je consignatievoorraad in een ziekenhuis?

Met de Consignment-module. Jij blijft eigenaar tot het product gebruikt is. Het ziekenhuis of je eigen vertegenwoordiger scant het verbruik, en je factureert alleen wat verbruikt is.

Kan een leverancier de voorraad bij zijn klant beheren?

Ja, met de VMI-module. De klant scant in en uit met batch en vervaldatum, en het platform bewaakt bestelniveaus, waarschuwt voor vervaldata en blokkeert batches, bijvoorbeeld bij een terugroepactie.

Waar staan de gegevens van BizBloqs?

De data staat in Europa. Toegang regel je per rol, en de audit trail legt vast wie wat heeft gedaan.