WMS uitgeverij: hoe Lantaarn Publishers van papier naar scanners ging

Wie zoekt naar een wms voor een uitgeverij, wil weten hoe zoiets in een echt boekenmagazijn uitpakt. Dit is het verhaal van Lantaarn Publishers: een middelgrote uitgeverij in Ede met een breed fonds aan geïllustreerde non-fictie, van kookboeken en hobbyboeken tot geschiedenis en kinderboeken. Het team bestaat uit ongeveer vijf gebruikers van het systeem.

Het beginpunt: papier en zoeken

Het magazijn draaide op papier. Een medewerker kreeg een lijst en ging op zoek. Waar een titel precies lag, was moeilijk te zien. De ruimte werd niet efficiënt gebruikt en bij het picken ging het regelmatig mis: een verkeerde titel, een verkeerd aantal.

Het financiële pakket, Exact Online, kon dit niet oplossen. Het is gebouwd om de boekhouding te voeren, niet om een magazijn te sturen. Toen het tegen die grens aanliep, raadde Exact zelf BizBloqs aan.

De analyse en de opzet

BizBloqs en Lantaarn liepen eerst samen de processen door: wat gebeurt er van ontvangst tot verzending, en wat moet het systeem daarvan overnemen? Daarna lag de opzet vast.

• Handscanners voor alle handelingen in het magazijn. Boeken dragen een ISBN van 13 cijfers dat als EAN-13-streepjescode op de achterkant staat, dus elke titel heeft al een code die een scanner leest.
• Dynamisch locatiebeheer: elke titel heeft een plek in het systeem en de scanner wijst de medewerker de weg. Je hoeft niet meer te zoeken.
• Een koppeling met Exact Online, zodat orders en voorraad tussen financieel pakket en magazijn blijven kloppen.

Welke mogelijkheden daarnaast beschikbaar zijn, zie je onder WMS functies.

De verrassing: niet elk boek hoeft een scan

Het uitgangspunt was dat elk product bij het picken gescand wordt. In de praktijk pickt een uitgeverij vaak vijftig of honderd exemplaren van dezelfde titel voor één order, bijvoorbeeld voor een groothandel of boekhandelsketen. Honderd keer dezelfde code scannen kostte tijd en voegde niets toe.

Daarom is het bij Lantaarn aangepast. De medewerker scant de titel één keer en bevestigt daarna met de hand dat het aantal, zeg vijftig of honderd, klaarstaat voor de volgende stap. Dit is wat er bij deze klant gebeurde, geen standaardwerkwijze voor elk magazijn.

De situatie vandaag

Alle orders bij Lantaarn worden nu met scanners gepickt. De medewerker vindt de juiste locatie zonder te zoeken, en de uitgeverij heeft meer grip op het magazijn gekregen en beter inzicht in de voorraad. Lantaarn was een van de eerste klanten van BizBloqs en werkt nog steeds met ons samen.

Wat in een boekenmagazijn anders is

Een uitgeverij heeft een eigen ritme. Er komen nieuwe titels bij, oplagen gaan over de pallet en sommige boeken verkopen in hoeveelheden die een webwinkel nooit haalt. Bij Lantaarn komt daar nog een bijzonderheid bij: een bepaalde titel mag soms het pand pas na een vastgestelde datum verlaten, omdat daarvoor specifieke afspraken gelden. Dat is de situatie van deze klant, en het bepaalt hoe het magazijn plant en klaarzet.

Wil je weten of jouw situatie vergelijkbaar is? Voor bedrijven van deze omvang is de mkb-variant bedoeld. In een demo loop je jouw eigen processen door, en je kunt een demo inplannen. Meer verhalen vind je bij alle klantcases.

Wat is een WMS voor een uitgeverij?

Het is software die bijhoudt waar elke titel in het magazijn ligt en die de medewerker met een scanner naar de juiste plek stuurt. Bij Lantaarn Publishers verving dit de papieren pickbonnen.

Kan een uitgeverij met een WMS aan Exact Online gekoppeld werken?

Ja. Lantaarn Publishers werkt met een koppeling met Exact Online. Exact zelf raadde BizBloqs aan toen het financiële pakket tegen de grens van logistiek aanliep.

Hoe pick je honderd exemplaren van dezelfde titel met een scanner?

Bij Lantaarn scant het magazijn de titel één keer en bevestigt daarna met de hand dat het aantal, bijvoorbeeld vijftig of honderd, klaarstaat. Elk exemplaar afzonderlijk scannen bleek daar zinloos.

Hoe lang duurt het om van papier naar scanners te gaan?

Een go-live duurt bij BizBloqs gewoonlijk 4 tot 12 weken. Nieuwe medewerkers werken dezelfde dag al productief mee.

Past dit ook bij een kleine uitgeverij?

Lantaarn werkt met ongeveer vijf gebruikers. De mkb-variant van BizBloqs is bedoeld voor bedrijven van die omvang.