Excel voorraadbeheer of een WMS: wanneer past welke?
Home / Vergelijken / BizBloqs vs spreadsheets en papier
Wanneer Excel niet langer goedkoper is dan een WMS.
Hoe BizBloqs zich verhoudt tot spreadsheets, papieren pickbonnen en kennis in hoofden
Wie zoekt op excel voorraadbeheer wil meestal één van twee dingen weten: hoe bouw ik een goede sheet, of moet ik iets anders gaan gebruiken. Voor het eerste vind je overal sjablonen. Deze pagina gaat over het tweede. Je leest wat een sheet goed doet, waar het op de werkvloer gaat wringen en wat een WMS anders doet.
Waar BizBloqs past
Een paar situaties waarin het omslaat:
- Meerdere mensen op de vloer. Je zet drie mensen op orderpicken in de decemberdrukte, onder wie een uitzendkracht. De scanner leidt hen locatie na locatie. Een nieuwe medewerker is bij BizBloqs op dezelfde dag productief.
- Voorraad die je per locatie moet kunnen terugvinden. Je artikelen liggen op meerdere plekken en soms met een batchnummer erbij. Het WMS legt vast waar iets ligt en kan op FEFO picken, oftewel de oudste houdbaarheid eerst.
- Meer dan één verkoopkanaal. Webshop en groothandelsorders trekken op dezelfde voorraad. Het WMS houdt de beschikbare voorraad per verkoopkanaal bij, met veiligheidsvoorraad.
Het magazijnbeheer in Excel kent die begrippen niet, tenzij je ze zelf bouwt en bijhoudt. Voor zo'n situatie is BizBloqs gemaakt, in de pakketten voorraadbeheer software en mkb+. Meer over wat dit soort systeem doet staat bij wms software en in de uitleg over het warehouse management systeem.
Waar Excel beter past
Een paar situaties waarin je geen WMS nodig hebt:
- Je houdt een kleine voorraad bij die je zelf overziet, en je pakt de orders zelf in. Je weet waar alles ligt en hoeft niemand te instrueren.
- Je zit in een korte periode, bijvoorbeeld een proef met een nieuw product, en weet nog niet of het blijft.
- Je telt voorraad alleen om iets aan je boekhouder door te geven en er is geen pickproces dat je wilt sturen.
In deze situaties wint een sheet op gemak. Het is geen halve oplossing.
Excel of WMS naast elkaar
| Vraag | Excel of Google Sheets | BizBloqs WMS |
|---|---|---|
| Waar is het voor gemaakt? | Tabellen en berekeningen, algemeen te gebruiken | Magazijnwerk: ontvangen, opslaan, picken, verzenden, retouren |
| Hoe richt je het in? | Je bouwt zelf kolommen en afspraken | Locatieboom zonder vaste diepte, locatienamen zijn uniek |
| Wie voert wat in? | Mensen tikken wijzigingen in | Een scanner leidt de medewerker langs de picklocaties |
| Meerdere gebruikers? | Hangt af van hoe je het bestand deelt | Toegang op rol, audit trail van wie wat deed en wanneer |
| Batchnummer en volgorde? | Extra kolommen die je zelf bijhoudt | Pickstrategieën zoals FEFO, FIFO en LIFO |
| Koppeling met je webshop? | Vaak via export en import | Koppelingen via de integratielaag, onder meer Shopify |
| Beschikbare voorraad per verkoopkanaal? | Zelf uitrekenen | Beschikbaarheid per verkoopkanaal en veiligheidsvoorraad |
| Als je groeit? | Je past de opzet zelf aan | Naar een hoger pakket zonder migratie |
Het eerlijke oordeel
Spreadsheets zijn niet de vijand — ze worden alleen in fouten betaald in plaats van in euro's. Tel een maand aan creditnota's, herpicks, spoedzendingen en tellingen op; komt dat boven een abonnement uit, dan is het bestand de dure optie geworden.
Veelgestelde vragen
Is Excel genoeg voor voorraadbeheer?
Dat hangt af van wat je ermee moet doen. Houdt één persoon een korte lijst bij en hoef je niets te scannen, dan werkt een sheet prima. Komen er meer mensen, locaties of verkoopkanalen bij, dan merk je dat een sheet geen werkproces stuurt. Hij bewaart alleen wat iemand intikt.
Kan ik mijn bestaande artikellijst uit Excel meenemen?
Het inladen van je bestaande artikellijst hoort bij de inrichting. Hoe dat in jouw situatie gaat, bespreek je in een demo, zodat duidelijk is welke kolommen je al hebt en wat nog ontbreekt.
Wat is het verschil tussen Excel en een WMS voor magazijnbeheer?
Een sheet is een tabel waarin mensen getallen bijwerken. Een WMS kent locaties, orders en handelingen. Het laat een scanner de medewerker langs de picklocaties leiden en legt vast wie wat deed en wanneer.
Hoe lang duurt het om van Excel naar een WMS te gaan?
Bij BizBloqs duurt de go-live 4 tot 12 weken. Een nieuwe medewerker is op dezelfde dag productief.
Werkt een WMS ook met mijn webshop?
BizBloqs koppelt via de eigen integratielaag, samen met het WMS. Er is bijvoorbeeld een koppeling met Shopify, met een app in de Shopify App Store. Welke andere webshop je gebruikt, controleer je in een demo.
Moet ik opnieuw beginnen als mijn bedrijf groeit?
Nee. Je gaat naar een hoger pakket (van mkb naar mkb+ of Enterprise) zonder migratie. Onderweg kun je overstappen naar de nieuwste versie.
Klaar om BizBloqs op je eigen proces te zien?
Boek een demo en we lopen je magazijn- en orderstroom van begin tot eind door — inkomend, opslag, orderpicken, verzenden, retouren — en vertellen je eerlijk wat BizBloqs zou veranderen.
Twee vragen over je eigen operatie
Hoeveel van je artikelen staan op een pickplaats die ze minder dan één keer per maand leegmaken?
Hoeveel systemen houden na je laatste koppeling een voorraadaantal bij voor hetzelfde artikel? Noem ze.