Een wms leverancier kiezen: zo vergelijk je eerlijk

Waarom wms vergelijken op functies niet werkt

Vraag vijf leveranciers of ze FEFO ondersteunen en je krijgt vijf keer ja. FEFO betekent dat het product dat het eerst over de datum gaat, ook het eerst het magazijn verlaat. De verschillen zitten in de uitvoering. Kiest het systeem zelf de juiste batch op de juiste locatie, of moet de orderpicker op de scanner bevestigen? Wat gebeurt er als die batch op is? En wat als de NVWA vraagt welke klanten batchnummer 2309-A hebben ontvangen?

Wie wms vergelijken serieus neemt, kijkt daarom naar hoe een systeem jouw werk doet, niet naar wat er in de brochure staat. Dat begint met de juiste criteria. Meer achtergrond over de keuze zelf vind je in ons stuk over de juiste WMS kiezen, en wie de eisen eerst op papier wil zetten, gebruikt onze checklist voor wms selectie.

De acht criteria om een wms leverancier op te beoordelen

1. Fit met je processen. Past het systeem op hoe jouw magazijn werkt, of moet je magazijn zich aan het systeem aanpassen? Denk aan een groothandel die 's ochtends pakketten voor PostNL verstuurt en 's middags volle pallets voor een retailer. Twee heel verschillende stromen onder één dak.

2. De scanflow. Hoeveel scans en tikken kost één orderregel? Hoe ziet het scherm eruit op een handscanner in een koelcel met handschoenen aan? Hoe lang duurt het voordat een uitzendkracht in december zelfstandig kan picken?

3. De koppeling met je ERP. Hoe komen orders, artikelen en voorraadmutaties heen en weer tussen het WMS en je ERP, zoals Exact Online of AFAS? Vraag ook naar je webshop, je vervoerders en EDI. Een retailer die een DESADV verwacht, het EDI-bericht met de verzendmelding, weigert anders je levering of laat je factuur liggen.

4. Hoe wijzigingen gaan. Dit is het criterium dat na drie jaar het meest kost. Gaat een aanpassing van een flow met configuratie, of moet de leverancier gaan programmeren? Programmeren betekent een offerte, een wachtrij en een nieuwe test bij elke update.

5. Implementatietijd. Vraag een planning met mijlpalen, niet alleen een einddatum. Hoe lang het wms implementeren duurt, hangt ook van jou af: van je stamdata, je locaties en de tijd die je mensen vrij kunnen maken.

6. Licentiestructuur. Waarop betaal je: per gebruiker, per scanner, per vestiging, per module? Reken drie scenario's door: vandaag, met een tweede magazijn, en in de piek rond Black Friday. Op onze pagina over de wms prijs lees je welke kostenblokken je kunt verwachten.

7. Support. Wie neem je op als op zaterdag tijdens de piek de labelprinter geen SSCC-labels meer maakt? Een SSCC is de 18-cijferige GS1-code waarmee een pallet of doos als logistieke eenheid wordt gevolgd. Vraag naar kanalen, openingstijden en wat er gebeurt buiten kantoortijd.

8. Exit en data-eigendom. In welk formaat krijg je je data terug als je vertrekt, en wat kost dat? Je hebt die data nodig, want de Belastingdienst verwacht dat je je basisadministratie zeven jaar bewaart. Verwerkt de leverancier persoonsgegevens van je klanten, dan hoort er een verwerkersovereenkomst onder de AVG bij het contract.

Zo draai je een demo met script

Een standaarddemo laat het beste magazijn van de leverancier zien, niet het jouwe. Draai het om. Stuur elke leverancier een week van tevoren dezelfde set, met:

• twintig echte orders uit een drukke dag, inclusief een order met één regel en een met veertig;
• een artikel met batchnummer en THT, waarbij de oudste batch op een lastige locatie ligt;
• een gemengde pallet die met een SSCC-label naar een retailer moet;
• een retourpakket dat PostNL niet kon bezorgen;
• een spoedorder die om 15.45 uur binnenkomt, een kwartier voor de laatste ophaling.

Vraag de leverancier deze orders live in het systeem te verwerken, met een scanner in de hand. Laat daarna één wijziging doen die je echt wilt, bijvoorbeeld een extra controlestap bij het inpakken van breekbare artikelen. Kijk hoe lang dat duurt en wie het doet.

Neem een orderpicker of teamleider mee naar de demo. Die ziet binnen vijf minuten of een scanflow op de vloer werkt.

Zo scoor je

Bepaal de gewichten voor de acht criteria voordat je de eerste demo ziet, zodat een sterke presentatie de weging niet meer kan verschuiven. Verdeel 100 punten. Een webwinkel met veel kleine orders legt meer gewicht op de scanflow; een productiebedrijf met vijf ERP-entiteiten meer op de koppeling.

Scoor elk criterium van 1 tot 5, direct na de demo en apart per persoon. Leg de scores pas daarna naast elkaar. Waar jullie meer dan twee punten verschillen, heeft één van jullie iets gezien dat de ander miste. Bespreek dat eerst.

Vermenigvuldig elke score met het gewicht en tel op. Het totaal is een gespreksbasis, geen eindoordeel. Ligt een leverancier op één zwaar criterium onder de 3, dan valt hij af, ook als het totaal hoog is.

Rode vlaggen bij een wms leverancier

• De leverancier wil je eigen orders niet in de demo gebruiken.
• Elke kleine wijziging wordt maatwerk, met een eigen offerte.
• Er is geen duidelijk antwoord op de vraag wie je data bezit en hoe je die bij vertrek terugkrijgt.
• De planning heeft alleen een einddatum en geen mijlpalen.
• De licentie groeit mee met iets wat je niet kunt sturen, en niemand rekent je piekmaand voor.
• De koppeling met je ERP is „in ontwikkeling", zonder een klant die hem al gebruikt.

Waar BizBloqs staat op de acht criteria

We leggen BizBloqs graag langs hetzelfde kader. Zo staan we ervoor.

Fit met je processen. BizBloqs is gebouwd voor magazijnen waar handwerk en automatisering samen draaien. Gestuurd werk zoals begeleid picken, een vaste pickvolgorde en aanvultriggers zit in elk pakket. Vanaf mkb+ richt BizBloqs ook eigen flows en regels voor je in. Productie en intercompany-stromen dek je af met modules.

Scanflow. Je werkt met handscanners of met wearables zoals ring- en polsscanners. De scanner draait in zes talen, wat helpt als je ploeg uit verschillende landen komt. BizBloqs leest GS1 DataMatrix en andere complexe 2D-codes, ook met meerdere serienummers in één code. Nieuwe medewerkers zijn dezelfde dag productief. De BizBloqs WMS-app staat in Google Play en de App Store.

ERP-koppeling. Elke koppeling loopt via de eigen integratielaag van BizBloqs, en het WMS koppelt aan die laag. BizBloqs regelt de koppelingen rond het WMS: ERP, EDI, webshops en marktplaatsen, een verzendplatform voor je vervoerders, en PIM. BizBloqs bouwt en onderhoudt deze koppelingen zelf. EDI-berichten van retailers verwerkt BizBloqs in zijn eigen flows; het berichtenverkeer loopt via partner Transus. Gegevens wisselen we uit via CSV, TXT, API, FTP en vergelijkbare routes.

Hoe wijzigingen gaan. BizBloqs past processen aan met configuratie, zonder programmeerwerk. Ook na livegang richt BizBloqs nieuwe configuraties voor je in. Stap je later over naar een hoger pakket, dan is er geen migratie nodig.

Implementatietijd. BizBloqs gaat live in 4 tot 12 weken.

Licentiestructuur. Je betaalt per maand; afhankelijk van het pakket kan er een eenmalige investering bij komen. Je hebt een basislicentie per juridische entiteit, een scannerlicentie per scanner die tegelijk in gebruik is, en een licentie per printer en per digitale weegschaal. De MHE-licentie voor gekoppelde apparatuur is er vanaf mkb+. Modules neem je af als je ze nodig hebt: niet bij mkb, tegen betaling plus configuratie bij mkb+, en bij Enterprise allemaal inbegrepen, met uitzondering van MHE en 3PL; de configuratie wordt bij Enterprise apart berekend.

Support. Onze support werkt op dezelfde tijden als in Nederland. Vraag ons in de demo naar de supportafspraken voor jouw pakket, en leg die naast wat de andere leveranciers op je shortlist bieden.

Exit en data. Je data staat in Europa. Een audit trail en rolgebaseerde toegang leggen vast wie wat heeft gedaan. Data haal je eruit via de gangbare uitwisselingsformaten.

Wil je BizBloqs per leverancier naast een ander systeem zien, dan vind je op onze site vergelijkingspagina's met verschillende leveranciers. Zoek je eerst een breder beeld van magazijnsoftware, begin dan daar.

Draai de demo met jouw orders

Stuur ons je twintig orders en je lastigste gevallen, en we draaien ze live in BizBloqs. Plan je wms demo en neem je teamleider mee.