Un WMS — warehouse management system, système de gestion d'entrepôt — est un logiciel qui dirige les mouvements physiques de votre stock et les enregistre au moment où ils ont lieu, le plus souvent par un scan.
Deux verbes, et ce sont eux qui comptent : dirige et enregistre. Un logiciel qui enregistre sans diriger est une comptabilité de stock. Un logiciel qui dirige sans enregistrer est une liste de tâches. Il faut les deux.
En bref, pour qui n'a pas le temps de lire la suite
L'ERP enregistre que le stock existe et ce qu'il vaut. Le WMS sait où il est, qui l'a touché, et ce qu'il faut faire maintenant.
Votre ERP sait que vous détenez 240 unités de l'article 4471. Il ne sait pas que 180 sont sur une palette en rack, 40 dans l'emplacement de prélèvement et 20 dans un bac de retours que personne n'a encore contrôlé. De cette seule différence découle presque tout le reste.
On en a besoin quand les chiffres de stock sont discutés, quand les pointes s'absorbent en intérimaires, et quand la traçabilité devient une obligation plutôt qu'une bonne intention.
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Les sept fonctions
1. La réception. Ce qui arrive est contrôlé contre le document attendu, et l'écart se traite au quai.
2. Le rangement. Chaque unité reçoit un emplacement, attribué par le système à partir de la taille, de la rotation, de la température, du lot et de la classe de danger.
3. Le contrôle de stock. La position détaillée : emplacement, lot, numéro de série, date, état, engagement. C'est la fonction qui distingue le plus nettement un WMS d'un module de stock.
4. Le réapprovisionnement. La face de prélèvement se remplit depuis la réserve avant d'être vide, sur un seuil.
5. La préparation de commandes. Un parcours séquencé, avec vérification au scan à chaque ligne. C'est la fonction la plus coûteuse en main-d'œuvre, donc celle où se trouve le gain.
6. L'emballage et l'expédition. Contrôle final, pesée avant fermeture, étiquette tirée de l'enregistrement de la commande, remise au transporteur.
7. La trace. Chaque mouvement horodaté et attribué. C'est la fonction dont on comprend l'intérêt le plus tard, en général le jour d'un rappel ou d'une réclamation sérieuse, et c'est celle qu'aucun tableur ne remplace.
Et quatre choses qu'un WMS ne fait pas : valoriser le stock, acheter, facturer, planifier la production. Les quatre appartiennent à l'ERP ou à des outils de planification.
WMS ou module de stock de l'ERP
Les modules de stock des ERP sont bons là où ils ont été conçus pour l'être : la valorisation, les achats, le rapprochement comptable. Ils sont faibles sur l'exécution, parce que ce n'était pas leur objet.
Le signe le plus fiable qu'un module ne suffit plus est très concret : quelqu'un tient un fichier à côté, ou l'information est dans la tête de la personne qui est là depuis six ans. Cela signifie que la gestion d'entrepôt existe déjà — elle est simplement hors du système. Le partage précis des champs entre les deux est sur wms erp.
Les cinq signes qu'il est temps
- Vos chiffres de stock sont discutés. Pas faux, discutés : deux personnes donnent deux réponses et personne ne tranche.
- Les pointes s'absorbent en intérimaires. Non parce qu'il y a plus de volume, mais parce qu'il faut plus de monde pour le même volume.
- Une recrue met des semaines à être autonome. Ce qu'elle apprend pendant ces semaines, c'est le bâtiment, et ce savoir devrait être dans un écran.
- Vous vendez sur plus de canaux que vous ne pouvez vérifier. Le survendu arrive, et il arrive sur la place de marché qui pénalise.
- Vous ne pourriez pas prouver ce qui est parti. Un client affirme avoir reçu onze pièces sur douze, et vous n'avez rien à opposer.
Un seul suffit à poser la question. Deux la rendent urgente.
Où va l'argent quand on n'en a pas
C'est la partie que les pages sur ce sujet traitent le plus mal, et pourtant c'est celle qui décide. Le coût de ne pas avoir de WMS est payé — en heures, pas en factures — et il est donc invisible.
Huit mécanismes, chacun avec sa méthode de chiffrage. Aucun avec un montant, parce que le vôtre n'est pas celui du voisin.
| Mécanisme | Comment le chiffrer chez vous |
|---|---|
| Temps de recherche | Chronométrez dix prélèvements et isolez le temps passé à chercher plutôt qu'à marcher ou à prendre |
| Reprises de prélèvement | Comptez les lignes refaites sur une semaine, multipliez par le temps d'un prélèvement |
| Erreurs d'expédition | Avoirs émis, plus le transport retour, plus le temps administratif par cas |
| Stock de sécurité | La part de stock que vous gardez parce que vous ne croyez pas vos chiffres, au coût de possession |
| Main-d'œuvre de pointe | Intérimaires de la dernière pointe, moins ceux que le volume seul justifiait |
| Encadrement | Heures de chef d'équipe passées à répondre à « où est » et « qui a fait » |
| Comptages | Heures du dernier arrêt de comptage, plus les écarts passés en sortie |
| Exposition en audit et en rappel | Le temps qu'il vous faudrait pour remonter un lot, et ce qu'un client ferait si vous n'y arriviez pas |
Additionnez les huit et vous avez votre point de départ. Le calculateur de retour sur investissement travaille sur ces chiffres-là, les vôtres, et non sur une moyenne de marché.
Les quatre façons dont un WMS est livré
Le module de l'ERP. Simple, déjà payé, limité à l'exécution qu'il sait faire.
Le logiciel spécialisé. Riche en fonctions, souvent développé plutôt que configuré, ce qui déplace le coût vers les modifications ultérieures.
Le système du prestataire. Si vous externalisez, c'est le WMS de votre prestataire qui dirige, et vous n'en choisissez pas les règles.
Le service configuré. La plateforme est configurée et exploitée pour vous, le travail portant sur le processus plutôt que sur du code.
Le test qui départage les quatre tient en une question : quand votre processus change, qui doit intervenir, et en combien de temps ? Les familles de systèmes et ce qu'elles vous laissent à faire sont détaillées sur wms open source.
La donnée, qui décide du projet
Pour chaque type d'enregistrement, un seul système de référence. Écrivez-le avant de commencer : C'est la condition que la plupart des ensembles connectés ne remplissent pas, et elle est traitée sur pilotage logistique.
- la fiche article : l'ERP ;
- le partenaire et ses conditions : l'ERP ;
- le total par article et sa valeur : l'ERP ;
- l'emplacement et le bac : le WMS ;
- le lot, le numéro de série, la date : le WMS ;
- la position de stock engagée : le WMS après la mise en service.
Deux systèmes de référence pour le même champ produisent un travail de rapprochement permanent. Et chaque interface a besoin d'un comportement d'échec défini : que se passe-t-il quand un message ne passe pas, qui est averti, comment on le rejoue.
La mise en service
Configuré, pas construit. C'est la distinction utile, et elle a une conséquence que l'on sous-estime à l'achat : ce qui se configure se modifie ensuite, et ce qui se développe se durcit.
Nous ne publions pas de calendrier type, parce que la propreté de vos données d'articles détermine tout le reste. Trois façons d'échouer, en revanche, sont constantes : un périmètre qui s'étend pendant le projet, des données dont personne n'est propriétaire, et une bascule sans solution de repli.
Construire le dossier
La plupart des dossiers échouent sur l'ordre des arguments. Ils commencent par le prix du logiciel, ce qui transforme la discussion en comparaison de prix.
Quatre parties, dans cet ordre : le coût actuel mesuré, le mécanisme par lequel il baisse, l'investissement complet, et l'horizon de retour. Le coût d'abord, toujours, parce que c'est le seul chiffre qui parle de votre exploitation et non de notre produit. La décomposition de l'investissement est sur coût wms.
Ce qu'il faut retenir
Un WMS dirige et enregistre. L'ERP valorise et facture. Les deux cohabitent, et le signe qu'il manque le premier n'est pas un chiffre mais un fichier tenu à côté.
Pour la suite, le logiciel WMS décrit ce que cela donne en pratique, le système WMS le périmètre pour une PME, la gestion d'entrepôt le flux étape par étape, et le cahier des charges WMS les questions à poser une fois la décision prise.
