Für kleine Food-, Getränke-, Supplement- und Kosmetikmarken mit eigenem Lager.
Meist beginnt es mit einer E-Mail Ihres Lieferanten. Eine seiner Lieferungen hat ein Problem, er ruft sie zurück. In der Mail steht ein Code, dazu die Bitte, diese Produkte nicht mehr zu verkaufen und Ihre Kunden zu informieren.
Dann kommt die Frage, die in einem kleinen Lager niemand hören möchte: Welche Ihrer Kunden haben Ware aus dieser Lieferung bekommen?
Müssen Sie dafür Rechnungen, Lieferscheine und das Gedächtnis eines Mitarbeiters durchforsten? Dann ist dieser Artikel für Sie.
Die Nummer, die Lieferungen auseinanderhält
Jedes Mal, wenn Ihr Lieferant eine Produktionsrunde fertigt, bekommt diese Runde einen eigenen Code, aufgedruckt auf Karton oder Etikett. Zwei Paletten derselben Marmelade, desselben Shampoos oder desselben Proteinpulvers sehen gleich aus. Wurden sie aber an verschiedenen Tagen hergestellt, unterscheiden sich ihre Codes.
Anhand dieses Codes können Lieferant, Händler oder Lebensmittelkontrolle eine Lieferung von der anderen unterscheiden. Fachsprachlich heißt er Chargennummer (oder Losnummer; für die meisten kleinen Unternehmen ist das dasselbe).
Das Datum, das entscheidet, was zuerst rausgeht
Die meisten dieser Produkte tragen außerdem ein Datum: „mindestens haltbar bis“, „zu verbrauchen bis“ oder ein anderes Verfallsdatum, bei Lebensmitteln das Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD). In einem vollen Lager rutscht die neueste Lieferung leicht nach vorn ins Regal. Die ältere Ware dahinter läuft unbemerkt ab und landet irgendwann in der Tonne.
Die Lösung klingt einfach: Was zuerst abläuft, geht zuerst raus. Nach Augenmaß klappt das bei zehn Produkten. Bei zweihundert Produkten, drei Lieferanten und einem Teilzeitteam klappt es nicht mehr. In der Lagersprache heißt diese Regel FEFO: first expired, first out.
Was ohne diese Regel schiefgeht
Kleine Marken verlieren selten Geld durch einen einzigen großen Fehler. Sie verlieren es durch kleine, ständig wiederkehrende:
- Ware, die im Regal abläuft, weil niemand das Datum rechtzeitig gesehen hat.
- Kunden, die Produkte mit kurzer Restlaufzeit bekommen, obwohl frischere Ware dahinter lag.
- Stundenlange Suche, wenn ein Lieferant eine Charge zurückruft, gefolgt von einem Rückruf, der weiter reicht als nötig, weil Sie nicht erkennen können, wer was bekommen hat.
- Ärger mit dem Handel, der immer häufiger vorab wissen will, welche Charge und welches MHD auf jeder Palette steht, bevor Ihre Lieferung eintrifft.
Keiner dieser Posten steht als eigene Zeile in Ihrer Buchhaltung. Zusammen kosten sie viel.
Wie sich das bei Kosmetik und Körperpflege auswirkt, zeigt die Branchenseite Kosmetik / Körperpflege.
Warum eine Tabelle nicht mithält
In einer Excel-Tabelle lassen sich Chargennummern und Daten speichern. Das Problem: Sie weiß nur, was jemand eingetippt hat, und im Lager ändert sich die Wirklichkeit den ganzen Tag. Eine Palette wird umgesetzt, ein Karton geöffnet, eine Bestellung vom nächstbesten Regal statt vom richtigen gepackt.
Um zu wissen, welche Charge an welchen Kunden ging, muss diese Information in dem Moment erfasst werden, in dem es passiert: beim Wareneingang, beim Kommissionieren und beim Packen. Das schaffen Mitarbeiter nicht von Hand nebenbei, zusätzlich zu ihrer eigentlichen Arbeit.
So funktioniert es mit einem Lagerverwaltungssystem
Mit einem Lagerverwaltungssystem und einem Scanner wird die Chargenverfolgung Teil der Arbeit statt zusätzlicher Verwaltung:
- Beim Wareneingang scannen Sie die Lieferung einmal und erfassen Chargennummer und MHD. Auf vielen Etiketten stehen beide bereits im Barcode, ein Scan genügt.
- Beim Kommissionieren schickt das System den Mitarbeiter zur Ware, die zuerst abläuft. Niemand muss Daten mit bloßem Auge prüfen.
- Beim Verpacken hält der Scan fest, welche Charge in welches Paket gekommen ist.
- Ruft ein Lieferant eine Charge zurück, suchen Sie nach der Chargennummer und sehen sofort, welche Kunden sie erhalten haben, wie viele Einheiten und wann.
- Fragt der Handel nach Angaben je Palette, liegen sie schon vor, denn jeder Karton wurde beim Packen gescannt.
Das Ergebnis: weniger Ausschuss, frischere Ware beim Kunden und ein Rückruf, der Minuten statt Tage dauert.
Brauchen Sie das schon?
Drei kurze Fragen:
- Verkaufen Sie etwas, auf dem ein Datum steht? Dann haben Sie das Verfallsproblem bereits, ob Sie es sehen oder nicht.
- Könnten Sie heute jeden Kunden nennen, der eine bestimmte Lieferung Ihres Lieferanten erhalten hat? Wenn nicht, würde Sie ein Rückruf hart treffen.
- Beliefern Sie Handel oder Großhandel, oder wollen Sie das tun? Dann wird man früher oder später nach Chargendaten fragen.
Haben Sie eine Frage mit Ja beantwortet, lohnt es sich, Chargennummern und Daten jetzt zu erfassen, solange Ihre Mengen noch klein sind und sich die Routine leicht aufbauen lässt.
Sprechen wir darüber
BizBloqs verfolgt Chargennummern und Mindesthaltbarkeitsdaten für Unternehmen, bei denen Rückrufe ernst zu nehmen sind, darunter Pharma und Lebensmittel. Dieselben Funktionen eignen sich genauso für eine kleine Marke mit einem Lager und einem Mitarbeiter, der Bestellungen packt.
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