Livre blanc : un importateur alimentaire belge et son WMS

Fondée en 2014, installée à Bruxelles. Les fondateurs ont vu une place à prendre : amener de bonnes marques d'alimentation saine non seulement dans les magasins spécialisés et les magasins bio, mais aussi chez les distributeurs classiques qui commençaient à prendre ce rayon au sérieux.

Une bonne part de l'assortiment est certifiée biologique, mais pas tout : il y a aussi des produits non certifiés et plus sains que la moyenne de leur catégorie. Les produits sont secs, en froid positif ou surgelés. L'entreprise occupe ainsi une niche à elle, comme importateur et distributeur de taille moyenne.

L'entreprise a démarré sur Exact Globe, puis a suivi un chemin de mise à niveau vers Exact Online Wholesale Premium. Cela suivait très bien, tant que les processus restaient simples et manuels.

Puis la première grande enseigne a signé. C'est là que ça a buté, et pas sur la valeur du stock ni sur les quantités, mais sur ce qu'un client de cette taille exige en matière de documents et de présentation des livraisons. Un représentant d'Exact a mis l'entreprise en contact avec BizBloqs ; notre intégration Exact Online était déjà le pont nécessaire.

Deux alternatives étaient sur la table, et il est utile de voir pourquoi elles sont tombées.

Les solutions Microsoft paraissaient faites pour des entreprises bien plus grandes, aux besoins plus larges ; leur ERP aurait été surdimensionné. Un prestataire belge de développement sur mesure était intéressant, mais cela voulait dire partir de zéro : trop cher, trop risqué et trop long pour être considéré sérieusement.

Ce qui a fait basculer le choix est une combinaison : de la connaissance logistique chez les personnes autour de la table, un coût et un délai d'implémentation raisonnables, une facturation mensuelle, un hébergement en nuage sur une infrastructure fiable, et l'EDI. Ce dernier point n'était pas un souhait mais une exigence, parce que les grandes enseignes envoient leurs commandes par voie électronique.

C'est la partie qu'on ne trouve pas sur une page produit. Le détail complet de ce que fait le logiciel WMS est ailleurs ; ici, il s'agit de ce que ce client-là a demandé.

L'EDI et une préparation de commandes complexe. Les commandes des enseignes arrivent par voie électronique et doivent être confirmées par la même voie. Derrière, un processus de préparation et d'emballage qui diffère selon le client.

Le flux Alloti pour Carrefour. Carrefour prescrit à quoi doit ressembler un colis ou une palette qui arrive sur l'un de ses sites, et comment il doit être annoncé. L'enseigne appelle cela le flux Alloti, avec colis Alloti et palette Alloti. Carrefour l'a documenté avec précision, et c'est un avantage : ce qui est écrit précisément est paramétrable.

Froid positif et surgelé en zones séparées. Deux zones distinctes dans le magasin, gérées dans un seul système.

Étiquettes palette en double sur A4. Normalement, l'étiquette qui identifie une palette de façon unique sort d'une imprimante d'étiquettes sous forme d'adhésif — cette étiquette s'appelle un SSCC. Pour ce client, elle est imprimée en double sur du A4. Les étiquettes palette comme les bons de livraison sont mis en forme différemment selon le client et le groupe de clients.

Des bons de livraison avec et sans les prix. Certains clients exigent un bon de livraison détaillé, prix par article. D'autres n'acceptent la livraison que si les prix en sont entièrement retirés. Et il arrive que ce soient les références article du client qui doivent figurer sur le papier, à la place de celles du fournisseur.

Sur ce dernier point, un cofondateur de l'entreprise dit : « BizBloqs comprend réellement les processus de magasin. Leur capacité à être souples au niveau du client nous permet de modéliser nos processus pour un résultat optimal ».

La séquence normale est : cadrer tous les processus et le flux voulu, puis paramétrer et adapter, puis faire tester largement par le client, puis valider et mettre en service. C'est la démarche décrite dans notre projet WMS.

Ici, cela s'est passé autrement. Comme Carrefour devait continuer à être livré, ce fut un démarrage en marche : paramétrer le magasin pendant qu'il tournait. Le plan d'implémentation a été révisé une vingtaine de fois, en partie par compréhension progressive, en partie parce que différents clients de l'entreprise ont continué à faire évoluer leurs propres exigences. Cette situation existe toujours.

Soyons honnêtes : la plateforme se prête bien à un démarrage en marche, mais c'est généralement le client qui est le moins bien équipé pour ce scénario. Cela a demandé une coordination serrée et de la persévérance des deux côtés.

Le bénéfice que personne n'avait prévu concerne la formation. Les anciens ne faisaient déjà presque pas d'erreurs. Mais on peut maintenant faire travailler un stagiaire, un étudiant ou quelqu'un de la vente pendant une journée ou quelques heures, et compter sur le fait que le système le guidera sans faute. On prend un scanner et on suit les instructions à l'écran.

Cela vaut plus que ça n'en a l'air. Sur de gros volumes et des marges faibles, une erreur coûte cher, et la standardisation du geste n'est alors pas de la bureaucratie : c'est de la marge. La réception des marchandises et le contrôle du numéro de lot suivent la même logique — le système dit quoi faire, et dans quel ordre.

Un deuxième bénéfice n'est apparu qu'au moment où il a fallu. Un grand distributeur a modifié ses exigences de documents parce que ses livraisons étaient réorientées vers un autre centre de distribution. L'entreprise était de nouveau conforme en deux jours. Le même cofondateur dit à ce propos : « Cette entreprise inspire confiance parce qu'elle est là quand on a vraiment besoin d'elle ».

En moyenne cinq utilisateurs simultanés. Le système de gestion des commandes traite plusieurs centaines de commandes par mois, ce qui représente plus de 100 000 unités expédiées, entrées et sorties, sur un mois chargé. Le volume varie fortement d'un mois à l'autre, et le modèle retenu ne pénalise pas ces écarts.

Il n'y a pas d'autres chiffres dans ce livre blanc, et c'est un choix. Il n'existe pas de mesure d'avant l'implémentation, parce que le système a été mis en place au moment où le besoin est apparu. Il n'y a donc pas d'« avant » et d'« après » honnêtes à présenter, et nous n'allons pas en fabriquer.

Entre-temps : pandémie et Brexit, et l'entreprise a continué à croître.