Gestion de stock sur Excel : jusqu'où ça tient, et comment en sortir

Presque toutes les entreprises qui tiennent un stock ont commencé par un fichier. C'est le bon choix de départ, et il faut le dire avant de dire le reste : un tableur compte très bien, il se partage, il ne coûte rien, et tout le monde sait l'ouvrir.

La question n'est donc pas de savoir si Excel est un mauvais outil. Elle est de savoir ce qu'un fichier de stock ne peut pas faire, et de reconnaître le moment où c'est précisément cela qui vous manque. À quoi ressemble un logiciel de gestion de stock pour petite entreprise à cette échelle, et ce qu'il demande, est décrit à part.

Ce qu'un tableur fait très bien

Il compte. Il additionne des entrées et des sorties, il garde une liste de références avec des désignations, il calcule une valeur, il se filtre et il se trie. Pour l'analyse, il reste imbattable, et vous n'aurez jamais à y renoncer.

Un bon tableau de gestion de stock sur Excel fait aussi deux choses que les gens sous-estiment : il documente la logique de votre métier, et il vous apprend ce dont vous avez réellement besoin. Si vous en tenez un depuis deux ans, vous savez mieux que n'importe quel éditeur ce que votre système doit couvrir.

Les trois colonnes qu'il ne peut pas tenir

Ce n'est pas une affaire de taille de fichier. C'est une affaire de fréquence.

Où se trouve la marchandise. Un emplacement change à chaque rangement et à chaque prélèvement. Personne ne va saisir cela dans un fichier, donc la colonne reste vide ou fausse — et c'est elle qui coûte vingt minutes de recherche.

Qui l'a touchée en dernier, et quand. Sans historique de mouvements, un écart de stock n'a pas d'explication. On le corrige, et on le recorrigera le mois prochain.

En quelle unité. Le même article arrive en pièce, en carton de douze et en palette. Un fichier avec une seule colonne « quantité » oblige quelqu'un à convertir de tête, et la conversion de tête est l'endroit précis où naissent les écarts.

Gestion de stock excel : les quatre pannes classiques d'un classeur partagé

Si vous en reconnaissez deux, vous n'avez pas besoin d'aller plus loin dans ce texte : vous savez déjà.

Deux personnes éditent en même temps. L'une travaille sur une copie locale, l'autre sur la version du serveur, et à midi il existe deux vérités. Le co-édition en ligne atténue le symptôme sans régler la cause.

Personne ne sait qui a changé quoi. Une quantité passe de 48 à 4. Était-ce une sortie, une correction ou une faute de frappe ? Sans trace, la question n'a pas de réponse et la confiance baisse d'un cran.

Le fichier dit ce qui est en stock, pas où. Le magasin, lui, fonctionne à la mémoire de deux ou trois personnes. Elles sont excellentes, et elles sont en congé en août.

Les mouvements sont saisis plus tard. Le soir, ou le lendemain. Entre-temps, une commande a été promise sur un stock qui n'existait plus. C'est la panne qui se voit du côté client, et c'est celle qui décide la plupart des entreprises.

Ce qui change quand chaque mouvement est scanné

C'est tout le principe d'un logiciel WMS : la donnée n'est plus saisie après le geste, elle est produite par le geste. Un scan à la réception des marchandises, un scan au rangement, un scan au prélèvement.

Trois conséquences immédiates, et aucune ne demande de nouveau travail.

• Le stock est juste à la minute, parce qu'il n'y a plus de délai entre le geste et l'écriture.
• Chaque ligne porte son auteur et son horaire, donc un écart s'explique au lieu de se corriger.
• La gestion des emplacements répond à la question « où » sans que personne la saisisse.

Le geste ajouté, lui, est un seul : scanner. C'est moins de travail que de tenir le fichier, pas plus. Le détail de ce que fait la couche de stock elle-même est sur la page logiciel de gestion de stock, et la vue d'ensemble sur la page système de gestion des stocks.

La sortie d'Excel, fichier par fichier

C'est la partie que personne ne détaille, et c'est pourtant là que le projet se gagne ou se perd. Quatre éléments, dans cet ordre.

1. La liste d'articles. Elle se garde. C'est votre actif, et c'est aussi le seul vrai travail. Il faut une référence unique par article — un SKU — une désignation, et les unités de conditionnement avec leur contenu. Si un article arrive en carton de douze, le carton a sa propre ligne et son propre code-barres. C'est ici que se joue la justesse du reste.

Pendant que vous y êtes : supprimez les doublons, décidez du sort des références dormantes, et notez pour chaque article s'il est suivi par numéro de lot ou par numéro de série. Ce sont trois décisions que vous prenez une fois.

2. Les emplacements. Ils se créent. Ils n'existent probablement pas dans votre fichier. Il faut une liste de places, avec une convention de nommage lisible — allée, travée, niveau — et une étiquette code-barres sur chacune. Rien d'informatique : c'est du ruban adhésif et une imprimante.

3. Le stock de départ. Il se compte. Pas se reprendre du fichier. Un comptage physique au moment de la bascule, saisi au scan, poste par poste. C'est la seule occasion d'avoir un point de départ juste, et la tentation d'importer le fichier à la place coûte plus cher qu'une journée de comptage. Ensuite, la justesse se maintient par inventaire tournant, pas par arrêt annuel du site.

4. Les clients, les fournisseurs, les prix. Ils ne bougent pas. Ils restent dans votre gestion, et un connecteur ERP les fait descendre. Votre fichier de stock n'était pas votre comptabilité, et il ne faut pas en faire l'occasion d'un second chantier.

À quoi ressemble la première semaine

La réception au scan d'abord, parce que c'est l'étape la moins risquée et celle qui supprime le plus d'écarts : la marchandise est contrôlée contre la commande fournisseur à l'arrivée, pendant que le chauffeur est encore là.

Les emplacements ensuite, dans une seule zone pour commencer. La préparation dirigée en dernier, quand les deux premières tiennent.

Le scan se fait sur un terminal ou sur un téléphone, par l'application gestion de stock. Vous n'avez pas besoin d'acheter du matériel pour commencer.

Quand Excel est encore le bon choix

Trois situations, et elles sont fréquentes.

Peu de références, un seul lieu de stockage, une seule personne qui y touche : le fichier fait le travail et un système serait une dépense sans contrepartie. Ce qu'un WMS est exactement, et les sept fonctions qui le composent, sont sur wms définition.

Un stock qui ne tourne presque pas — des pièces de rechange, du matériel immobilisé : ce qu'il vous faut est une liste, pas un pilotage. Pourquoi des systèmes pourtant connectés échouent au pilotage logistique est traité à part.

Un métier où la marchandise ne passe pas par un magasin : si vous expédiez directement depuis le fournisseur, votre problème est ailleurs.

Si c'est votre cas et que la gratuité est l'argument principal, restez où vous êtes. Changer pour un autre outil gratuit vous fera refaire le même travail de reprise sans rien résoudre.

Si ce n'est pas votre cas

Deux pages pour aller plus loin : ce qu'un système taillé pour une PME couvre et ne couvre pas, sous l'angle du WMS PME ; et ce que cela coûte, sur la page du prix d'un WMS.

Et si vous voulez un ordre de grandeur sur votre propre opération plutôt que le nôtre, le calculateur ROI demande quatre de vos chiffres et n'en devine aucun. Si vous ne les avez pas sous la main, c'est déjà une réponse.

Existe-t-il une gestion de stock gratuite qui remplace Excel ?

Il existe des outils gratuits, et la plupart font ce que fait déjà votre tableur : lister des articles et des quantités. Ce qui manque est presque toujours le même — les emplacements, les commandes, le scan et la liaison avec votre gestion. Si c'est la gratuité qui compte avant tout, restez sur votre fichier : vous ne gagnerez rien à changer d'outil gratuit.

Peut-on garder Excel à côté ?

Pour l'analyse, oui, et c'est même recommandé : exportez et travaillez dans votre tableur comme avant. Pour le stock lui-même, non. Deux sources de vérité sur le même stock, c'est la panne que vous essayez de quitter.

Et nos macros, nos formules, nos mises en forme ?

Elles ne se transposent pas, et c'est rarement une perte. Une macro de gestion de stock automatise un travail de recopie qui n'existe plus quand chaque mouvement est scanné. Ce qui se transpose, en revanche, c'est la logique métier qu'elle contient : notez-la avant de la jeter.

Combien de temps faut-il pour sortir d'Excel ?

Cela dépend presque entièrement de l'état de votre liste d'articles, pas de l'outil d'arrivée. Une liste propre, avec une référence unique par article et les unités de conditionnement renseignées, fait l'essentiel du travail. Une liste avec des doublons et des quantités en vrac prend le temps qu'il faut pour être nettoyée.

Faut-il tout basculer d'un coup ?

Non. L'ordre qui marche est : d'abord la réception au scan, ensuite les emplacements, ensuite la préparation dirigée. Le tableur peut rester en service sur le reste pendant ce temps, à condition qu'une seule des deux sources fasse foi sur ce qui a déjà basculé.