Entrepôt sous douane : ce que le régime demande à votre stock

Le régime de l'entrepôt douanier permet de stocker des marchandises importées sans acquitter immédiatement les droits et taxes. Ils sont suspendus pendant le stockage. Ils deviennent dus à la sortie — ou ne le deviennent jamais, si la marchandise repart hors de l'Union.

L'intérêt est de trésorerie et il est considérable : vous ne financez pas des droits sur de la marchandise qui n'est pas encore vendue, et vous ne les payez pas du tout sur celle qui sera réexportée. L'autre moitié du sujet — ce que le stock lui-même immobilise — est traitée sur besoin en fonds de roulement.

La contrepartie est une obligation de tenue de stock plus exigeante que la normale. C'est de cela que parle cette page. Le cadre plus large de la conformité douanière, au-delà du régime lui-même, est traité ailleurs.

Une distinction à faire d'abord

Deux régimes sont souvent confondus, et ils ne s'exploitent pas pareil.

L'entrepôt douanier est un régime de stockage. La marchandise attend, en l'état. Elle entre, elle reste, elle sort.

Le perfectionnement actif est un régime de transformation. La marchandise est ouvrée avant de repartir, ce qui veut dire qu'à la sortie, l'article n'est plus celui qui est entré. Les obligations de suivi ne sont donc pas les mêmes, puisqu'il faut rattacher un produit sortant à des matières entrantes.

Si votre besoin relève du second, dites-le au cadrage : la configuration n'est pas la même.

Ce que le régime demande à votre stock

Trois exigences, et aucune n'est négociable.

Une séparation nette

La marchandise sous régime ne doit pas se confondre avec le stock libre. Pas seulement dans les chiffres : sur le terrain, et de manière vérifiable.

C'est la raison pour laquelle la structure des emplacements compte ici plus qu'ailleurs. Dans le logiciel WMS, une zone porte un type — réception, expédition, qualité, sous douane — et ce type fait partie du périmètre standard. Il permet de délimiter la zone sous régime dans l'arborescence du bâtiment, et d'empêcher qu'un prélèvement ordinaire aille s'y servir. La méthode est détaillée sur la page zone de stockage logistique.

Une position exacte, à tout instant

Pas un chiffre juste en fin de mois. Une position juste maintenant, par référence et, quand le produit en porte un, par numéro de lot.

C'est l'exigence qui disqualifie le tableur, et elle le fait sans discussion : un stock sous régime tenu à la main est un stock qui divergera, et la divergence se découvre au plus mauvais moment.

Un historique qui tient devant un contrôle

Voici le point que l'on comprend souvent trop tard. Un contrôle ne regarde pas seulement ce qui est là. Il regarde ce qui est entré, ce qui est sorti, ce qui reste, et quand.

Un stock exact à l'instant du contrôle, sans historique des mouvements, ne répond qu'à un quart de la question. L'enregistrement horodaté de chaque mouvement n'est donc pas un confort de pilotage : c'est la pièce qui permet de répondre.

Demandez à votre déclarant le détail exact attendu pour votre autorisation. Il varie, et il vaut mieux le connaître avant de configurer qu'après.

Ce que le module fait, et ce qu'il ne fait pas

Soyons précis, parce que la tentation de promettre est forte sur ce sujet et qu'elle se paie cher.

Ce que le module fait : il gère le stock sous surveillance douanière.

Ce qui reste en dehors : les déclarations, l'autorisation du régime, la relation avec l'administration et le calcul des droits restent chez votre déclarant ou votre commissionnaire en douane.

Et cette page ne donne aucun conseil douanier. Les conditions d'obtention d'une autorisation, le traitement applicable à une marchandise précise, les obligations propres à votre situation : votre déclarant ou votre conseil, pas nous.

La frontière est là, elle est nette, et il vaut mieux qu'elle soit écrite avant un devis qu'après une mise en service.

Ce que l'entrepôt fournit à qui déclare

C'est la façon utile de voir la chose : le WMS n'est pas l'outil qui déclare, c'est l'outil qui rend la déclaration possible.

Ce qu'il met à disposition de votre déclarant :

• Les entrées, avec leur date, leur quantité réelle et leur lot
• Les sorties, avec leur date, leur quantité et leur destination
• La position restante, à n'importe quelle date
• L'historique complet des mouvements, horodaté et attribué

Ces quatre éléments sont la matière première de toute déclaration et de tout contrôle. Le reste est du travail de déclarant.

Les données que l'entrepôt doit fournir sur les flux internationaux en général sont détaillées sur logistique internationale.

Les quatre signes que ce module vous concerne

1. Vous stockez de la marchandise importée qui n'est pas encore dédouanée, et la séparation repose sur un filet, une palette et la mémoire d'une équipe.
2. Une part de votre stock est destinée à repartir hors de l'Union, et vous payez des droits que vous pourriez ne pas payer.
3. Votre tenue de stock sous régime se fait sur un fichier à part, tenu par une personne.
4. Vous avez eu un contrôle, ou vous en attendez un, et reconstituer l'historique a demandé du travail manuel.

Si vous cherchez un prestataire plutôt qu'un logiciel

Cela mérite d'être dit franchement, parce qu'une partie des lecteurs de cette page est dans ce cas.

Beaucoup d'entreprises n'exploitent pas elles-mêmes un entrepôt sous douane : elles confient la marchandise à un prestataire qui en détient déjà l'autorisation. C'est souvent le bon choix pour des volumes modestes ou un flux occasionnel, et cela évite une démarche administrative lourde.

Si c'est votre cas, le logiciel n'est pas votre sujet immédiat — c'est celui de votre prestataire. La page logiciel 3PL décrit le point de vue de ce prestataire, et la page entreposage logistique le métier de l'entreposage.

Comment cela se facture

Module payant, en plus de la licence, et hors licence de base.

• PME : aucun module n'est disponible.
• PME+ : modules en option payante, configuration facturée en plus.
• Enterprise : tous les modules inclus, mais la configuration reste facturée.

Les licences se facturent au mois, et selon la formule un investissement initial peut s'y ajouter. La licence se compte en cinq lignes : une licence de base par société ; une licence par scanner utilisé en même temps ; une licence par imprimante et par balance numérique ; une licence MHE pour les équipements de manutention raccordés, disponible à partir de PME+ ; et les modules, ajoutés selon le besoin.

Avant d'en parler

Deux questions, et elles ne portent pas sur le logiciel.

Détenez-vous l'autorisation, ou est-elle à obtenir ? Si elle est à obtenir, la démarche est en amont de nous et elle conditionne le calendrier.

Quel détail votre déclarant attend-il ? Posez-lui la question avant la nôtre. Sa réponse détermine la configuration, et elle évite de configurer deux fois.

Avec ces deux réponses, une démonstration peut porter sur votre propre flux plutôt que sur un exemple.

Qu'est-ce qu'un entrepôt sous douane ?

Un lieu où des marchandises importées sont stockées sous surveillance douanière sans que les droits et taxes soient acquittés. Ils sont suspendus pendant le stockage, et deviennent dus à la sortie — ou pas, si la marchandise est réexportée.

Quelle différence avec le perfectionnement actif ?

L'entrepôt douanier est un régime de stockage : la marchandise attend. Le perfectionnement actif est un régime de transformation : la marchandise est ouvrée avant de repartir. Ce sont deux régimes distincts, qui ne s'exploitent pas de la même manière.

Le module fait-il les déclarations ?

Non. Il gère le stock sous surveillance douanière, et il fournit les données à partir desquelles une déclaration se fait. La déclaration elle-même, l'autorisation du régime et la relation avec l'administration restent chez votre déclarant ou votre commissionnaire en douane.

Qu'est-ce qu'une zone sous douane dans le système ?

Un type de zone, au même titre que la réception, l'expédition ou la qualité. La structure des emplacements accepte ces types en standard ; c'est ce qui permet de séparer nettement la marchandise sous régime du reste du stock.

Que demande un contrôle ?

De pouvoir établir ce qui est entré, ce qui est sorti, ce qui reste, et quand. Un stock exact à l'instant du contrôle ne suffit pas : c'est l'historique des mouvements qui est regardé. Demandez à votre déclarant le détail exact attendu pour votre autorisation.

Comment le module est-il facturé ?

C'est un module payant, en plus de la licence. Aucun module au niveau PME ; en PME+ les modules sont en option payante et leur configuration est facturée en plus ; en Enterprise tous les modules sont inclus, mais la configuration reste facturée.