Magazijnbeheer is de manier waarop je de goederenstroom in je magazijn organiseert en vastlegt. Het gaat om afspraken: waar iets ligt, wanneer je aanvult, welke partij er eerst uit gaat, hoe je telt en wat je met een retour doet. In veel mkb-bedrijven zitten die afspraken in het hoofd van één ervaren medewerker. Dat gaat goed tot die persoon op vakantie is, tot de week voor Sinterklaas, of tot een leverancier drie weken later levert dan beloofd.
Wat valt onder magazijnbeheer?
Magazijnbeheer beslaat de hele weg van een artikel door je pand. Een pallet komt binnen en wordt gecontroleerd tegen de inkooporder. Hij krijgt een vaste plek, wordt later opgesplitst naar een pickplek, gepickt, ingepakt en meegegeven aan PostNL, DHL of DPD. Soms komt het artikel als retour weer terug.
Bij elke stap hoort een regel en een registratie. De regel zegt wat er moet gebeuren. De registratie legt vast wat er werkelijk gebeurd is. Pas als die twee samen kloppen, kun je zeggen dat je je magazijn beheert in plaats van dat je het bijhoudt.
Waarom magazijnbeheer beslist als de aanvoer hapert
Zolang leveranciers op tijd leveren, verbergt een ruime voorraad veel slordigheid. Wordt de aanvoer onzeker, door een container die weken vertraagd is of een fabrikant die zijn levertijden verdubbelt, dan komen twee zwakke plekken tegelijk boven.
De eerste is leverbetrouwbaarheid. Een groothandel in technische onderdelen belooft een installateur levering morgen, omdat het systeem 40 stuks aangeeft. In het schap liggen er 12, de rest staat nog op een ontvangstpallet die niemand heeft weggezet. De klant onthoudt die ene gemiste levering, niet de honderd die goed gingen.
De tweede is werkkapitaal. Wie zijn voorraadcijfer niet vertrouwt, bestelt uit voorzorg extra. Dat lijkt verstandig in onzekere tijden, maar het geld zit dan vast in dozen die misschien al in een andere gang liggen. Tegelijk ontbreken de artikelen die echt op raken. Over die kant lees je meer in ons stuk over werkkapitaal verbeteren met beter voorraadbeheer.
Er speelt nog iets mee. Ervaren magazijnmedewerkers zijn moeilijk te vinden. Een proces dat in regels is vastgelegd, kan een uitzendkracht in december op de eerste dag uitvoeren. Een proces dat alleen in iemands geheugen bestaat, niet.
De kernpraktijken van goed magazijnbeheer
Een vaste locatiestructuur
Alles begint met adressen. Deel je magazijn in zones (ontvangst, opslag, koel, verzending, retour), de zones in gangen en de gangen in locaties. Geef elke locatie een unieke naam, bijvoorbeeld B-04-02 voor gang B, stelling 4, niveau 2. Of je nu een kleine hal hebt of een hoogbouwmagazijn, de regel is dezelfde: elke plek heeft één naam en elke naam bestaat één keer.
Slim indelen met ABC
Niet elk artikel verdient een plek op heuphoogte bij de inpaktafel. Zet je artikelen op volgorde van hoe vaak ze gepickt worden. Meestal blijkt een klein deel van je assortiment het grootste deel van de pickregels te veroorzaken. Die snellopers krijgen de beste plekken, de langzame artikelen gaan naar boven of achterin. Die indeling heet een ABC-analyse, en het toewijzen van plekken op basis daarvan heet slotting. Herhaal de analyse elk seizoen: het assortiment voor Black Friday is een ander dan dat in maart.
Tellen zonder het magazijn stil te leggen
De jaarlijkse inventarisatie op een zaterdag is het minimum. Beter is elke week een deel van de locaties tellen, met de A-artikelen vaker dan de C-artikelen. Dat heet cyclisch tellen. Het voordeel is dat je een verschil vindt terwijl je nog weet wat er die week gebeurd is. Bewaar de telresultaten: de Belastingdienst rekent je voorraadadministratie tot de administratie die je zeven jaar moet bewaren (artikel 52 AWR).
Eerst weg wat het eerst verloopt
Werk je met levensmiddelen, cosmetica of medische producten, dan lever je de partij die het eerst verloopt als eerste uit, ook als een nieuwere partij voor ligt. Dat heet FEFO. Voor goederen zonder houdbaarheid geldt meestal dat wat het eerst binnenkwam het eerst weggaat (FIFO). Let op het verschil tussen THT (ten minste houdbaar tot) en TGT (te gebruiken tot): na de TGT-datum mag een levensmiddel niet meer verkocht worden. Voor levensmiddelen moet je bovendien kunnen aantonen van wie je een batch kreeg en aan wie je hem leverde. Die eis komt uit artikel 18 van de Europese General Food Law. Zonder batchnummer per locatie en per order lukt dat bij een terugroepactie niet.
Aanvullen voordat de pickplek leeg is
Een picker die bij een lege plek staat, verliest tijd en vaak de order. Geef elke pickplek een minimum en een maximum. Zakt de voorraad onder het minimum, dan haalt iemand aanvulling uit de bulkopslag voordat de volgende golf orders begint. Dat heet replenishment. Plan het aanvullen zo dat het niet botst met de pickpiek vlak voor de ophaaltijd van de vervoerder.
Retouren als apart proces
Een retour is geen omgekeerde order. Je moet hem koppelen aan de oorspronkelijke verkoop, beoordelen en beslissen: terug in de voorraad, opknappen, of afkeuren. Een webwinkel in kleding die retouren een week op een stapel laat liggen, verkoopt in die week maten die het niet heeft, of juist niet de maten die er wel zijn. Meer over het piekmoment voor retouren lees je in ons stuk over retourlogistiek.
Wat er misgaat met papier en spreadsheets
Een spreadsheet is een momentopname. De vloer verandert de hele dag. Tussen het moment dat een picker een doos pakt en het moment dat iemand dat in Excel intypt, zit tijd, en in die tijd verkoopt je webwinkel hetzelfde artikel nog een keer.
De bekende signalen:
- In het werkoverleg gaat het over de vraag of het voorraadcijfer klopt, in plaats van over wat je ermee doet.
- Pieken vang je op met meer mensen in plaats van met een snellere doorstroom.
- Nieuwe medewerkers hebben weken nodig voordat ze zelfstandig picken.
- Eén persoon weet waar alles ligt, en zonder die persoon staat het werk stil.
- Bij een klacht over een batch kun je niet binnen een uur zeggen welke klanten die batch kregen.
Daar komt bij dat in een spreadsheet niemand afdwingt dat de regel gevolgd wordt. Er staat dat de oudste batch eerst moet, maar of de picker dat deed, controleert niemand. Elke sku met meerdere batches is zo een bron van fouten.
Wanneer software je magazijnbeheer helpt
Software verandert je vak niet. Het zorgt dat de regels die je bedacht hebt ook gevolgd worden, en dat elke stap op het moment zelf wordt vastgelegd met een scan. De volgorde waarin je dat invoert, maakt het verschil. Eerst een schone locatiestructuur en betrouwbare artikeldata. Dan de kernstroom live met scannen: ontvangen, opslaan, picken, verzenden. Pas daarna uitbreidingen zoals batchregels per klant of orders uit meerdere kanalen.
Software voor magazijnbeheer heet een warehouse management systeem. Wil je weten hoe zo'n wms systeem werkt en waar je op let bij de keuze, lees dan eerst die gids. BizBloqs bouwt je locaties op als een boom zonder vaste diepte, met als enige regel dat elke locatienaam uniek is. De scanner stuurt je medewerkers naar de juiste plek, laat elke stap bevestigen, kiest de partij volgens FEFO of FIFO en geeft een aanvulopdracht als een pickplek leegloopt. Retouren boek je tegen de oorspronkelijke order of als nieuwe retourorder, bijvoorbeeld voor een pakket dat niet bezorgd kon worden. Nieuwe medewerkers zijn dezelfde dag productief, en een implementatie duurt 4 tot 12 weken.
Wil je eerst zien waar in je eigen proces de meeste tijd verloren gaat, kijk dan naar onze pagina over efficiëntie in je magazijn. Ben je toe aan een systeem, bekijk dan onze magazijnsoftware en wat die per pakket voor het mkb, mkb+ en Enterprise doet.
